Les auditoires de l'UCL à Bruxelles Woluwe

ADPI

Ceci concerne uniquement  les activités organisées par un tiers à l'Université ou un membre de l'UCL agissant en dehors de ses fonctions à l'Université. Nous entendons par "tiers" toute personne ne faisant pas partie du personnel UCL et non étudiante UCL.

Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université et pour les étudiants UCL, veuillez vous rendre sur "My UCL".

Remarque : Il est rappelé que "L'UCL est soucieuse de pouvoir contribuer à un débat public ouvert en mettant ses auditoires à disposition des tiers, mais cette mise à disposition n'implique aucune position de l'UCL quant au contenu des débats, ni n'entend apporter aucune garantie universitaire ou scientifique à ceux-ci". Les organisateurs et les conférenciers ne peuvent associer indûment le nom de l'UCL aux propos tenus. Cette réserve s'applique également à tous travaux, publication ou activité dont ils sont les auteurs.

1. L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande par écrit à l'approbation de principe de Monsieur Dominique Opfergelt, Administrateur général de l'UCL, et ce par l'intermédiaire de son attaché de cabinet, Madame Sandra Graceffa.

Chaque demande de réservation doit contenir :

  • Le titre et un petit descriptif de l'activité (si un droit d'entrée est demandé)
  • La date, les heures
  • Le nombre de places souhaitées
  • Auditoires à gradins ou tables mobiles
  • Le matériel audio-visuel nécessaire
  • La procédure utilisée pour contrôler les entrées (carte d’étudiant, carte de membre du personnel et pour les tiers à l’UCL la carte d’identité). A défaut de la mise en place de ce contrôle d’accès, la manifestation ne pourra pas avoir lieu dans les locaux de l’Université.

2. Après avoir reçu l'accord officiel, l'organisateur fait suivre sa demande et l'accord de principe à la cellule de réservation des auditoires.

eMail générique : auditoirelew-gtpw@uclouvain.be
Tél. gestionnaire : 02/764 4420 - Fax : 02/764 4419

Dès réception, la cellule de réservation organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques. En cas de difficultés, le problème est soumis à l'arbitrage de l'Administrateur Général.

En cas de dommages matériels (bâtiment ou contenu), un recours sera établit contre le fautif. Il n’y a pas d’assurance couvrant les dommages corporels des participants.

Toute boisson et nourriture ne sont pas acceptées dans les auditoires. Un hall d'auditoire doit être réservé pour toute distribution de boisson et/ou de nourriture.

Le parking étant très difficile dans le quartier, nous vous conseillons de prendre les transports en commun :

  • Métro : Alma
  • Bus Ligne 42 : arrêt UCL- Saint-Luc (sur l'avenue Hippocrate)
  • Bus Ligne 79 : arrêt Cliniques-UCL (sur l'avenue Mounier)
     

Les Tarifs pour les auditoires :

Auditoires
Prix HTVA (€)
Prix TVAC (€)
de 1 à 50 places
58,68
71,00
de 51 à 100 places
114,05
138,00
de 101 à 200 places
219,01
265,00
de 201 à 300 places
328,10
397,00
de 301 à 400 places
446,28
540,00
de 401 à 500 places
545,45
660,00
907 places (SIMONART)
1074,38
1300,00
Halls
338,84
410,00
Hall Simonart 109,09 132,00

Les Tarifs pour le matériel :

Matériel
Prix HTVA (€)
Prix TVAC (€)
Sonorisation, micro fil et micro cravate
28,10
34,00
Projecteur diapositives
28,10
34,00 
Projecteur vidéo ou vidéo data fixe, avec lecteur VHS et DVD
228,10
276,00 
Projecteur vidéo ou vidéo data mobile, avec lecteur VHS et DVD
246,28
298,00 
Système de visioconférence en IP
217,36
263,00 

Les Tarifs pour le mobilier :

Mobilier
Prix HTVA (€)
Prix TVAC (€)
Lutrin
14,05
17,00
Lutrin de table
6,61
8,00

Les prix ci-dessus s'entendent pour toute utilisation d'un auditoire et d'un équipement par activité et par jour.

Pour les activités exceptionnelles (hors conférences, débats...), l'Administrateur Général se réserve le droit d'établir un devis.

L'organisateur est tenu de prendre les polices d'assurance nécessaires.

1. La Permanence :

Une permanence est assurée 24h sur 24 au 02/764.93.93. en dehors des heures de prestation des appariteurs, les week-ends et jours fériés.

La permanence se charge de l'ouverture et fermeture des locaux ainsi que de leur surveillance, mais n’est en aucun cas une permanence pour une aide technico visuelle.

2. Les Urgences :

Un numéro d'urgence 010/47.22.22 peut être composé 24h sur 24.

3. Sécurité :

Tout occupant veillera à ce que le nombre de participants ne dépasse pas la capacité de l'auditoire et que tous les accès entrées et sorties, toutes les sorties de secours aussi bien du bâtiment que des auditoires restent en permanence dégagées.

Les heures d'accès aux bâtiments et locaux, stipulées lors de la réservation, doivent être respectées.

1. Balisage des manifestations:

La signalisation extérieure événementielle est gérée par l'équipe des espaces extérieurs de Woluwe. Veuillez vous adresser à secretaire-gtpw@uclouvain.be

2. Connexion internet :

Les auditoires sont équipés du WIFI, afin de pouvoir en disposer veuillez introduire une demande auprès du Service Desk

3. Assistance technique:

Une assistance technique supplémentaire pour le renforcement électrique peut également être demandée.

Veuillez introduire une demande auprès du Service Technique

4. CAV:

Si vous souhaitez disposer de plus de matériel audio-visuel, que celui proposé dans les auditoires, nous vous invitons à prendre contact avec le Centre Audiovisuel (CAV).

7. Les restaurants Universitaires:

Si vous souhaitez organiser un drink, une pause café ou un catering, n'hésitez pas à consulter le site web des restaurants universitaires.