Ces pages ne concernent que les activités organisées par :
- un membre de l'UCLouvain agissant en dehors de ses fonctions
- un tiers à l'Université (en ce compris les activités des Cliniques universitaires Saint-Luc).
Tiers : toute personne ne faisant partie ni du personnel en activité, ni des étudiants de l'UCLouvain.
Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université dans le cadre de ses fonctions et pour les étudiants UCLouvain, veuillez-vous rendre sur l'espace auditoires dans "My UCL".
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L’UCLouvain est soucieuse de contribuer au débat public ouvert en mettant une partie de ses espaces (auditoires, salles, halls, etc.) à disposition de tiers. L’UCLouvain se réserve le droit de refuser cette mise à disposition pour quelque motif que ce soit, sans justification, et notamment lorsque le but de la mise à disposition apparait trop éloigné des activités académiques et/ou scientifiques de l’UCLouvain. L’acceptation d’une mise à disposition n’implique aucune prise de position de la part de l’UCLouvain quant au contenu des débats et/ou activités proposés. En aucune façon, la mise à disposition entend apporter une approbation, un cautionnement ou une garantie universitaires ou scientifiques des débats et/ou activités. Les organisateurs, conférenciers et/ou toute autre personne impliquée peu ou prou dans les débats et/ou activités se tenant dans des salles de l’UCLouvain ne peuvent en aucun cas associer indûment l’UCLouvain dans ces débats et/ou activités, sauf autorisation préalable et expresse obtenue auprès d’un représentant compétent de l’UCLouvain. Cette réserve s’applique également à tous travaux, publications ou activités dont les organisateurs, conférenciers ou personnes sont les auteurs » |
- L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande en complétant ce formulaire.
A la fin du formulaire, l’organisateur devra accepter le Règlement d’ordre intérieur (ROI) - Après approbation de principe de l’Administrateur général de l'UCLouvain, la cellule de réservation des auditoires organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques.
- S’il y a des questions concernant le formulaire : auditoirelew-gtpw@uclouvain.be.
Tarif de location d’un auditoire HTVA
P1 : Mise à disposition < 4h (½ journée ou soirée)
P2 : Mise à disposition entre 4h et 8h (1 journée ou 1 après-midi avec soirée)
P3 : Mise à disposition > 8h (journée et soirée ou journée et mise en place la veille en soirée).
Ce que comprend le tarif :
- L’utilisation du local tel qu’il est équipé à demeure (projecteur)
- La mise à disposition d’un micro (uniquement sur demande et auditoire > 100 places)
- Une mise en ordre avant l’activité
- Un nettoyage succinct après l’activité
- Les charges énergétiques
- Un numéro d’appel pour un dépannage audiovisuel éventuel (en semaine de 8h à 16h)
- L’occupation d’un hall si auditoire à gradins
Ce que ne comprend pas le tarif :
- La remise en état du local (rangement du mobilier, évacuation des déchets, …) ;
- La mise à disposition de micro supplémentaire (uniquement sur demande et auditoire > 100 places)
- Un nettoyage complet après l’activité si nécessaire
- Des mesures de sécurité adaptée pour des activités à risque ;
- Le fléchage de l’activité ;
- Le parking
- Un renfort électrique
Gardiennage / Urgence
Les techniciens audiovisuels (TAVL) et agents de gardiennage se chargent de l'ouverture et de la fermeture des locaux.
Les heures d'accès aux bâtiments et locaux, stipulées lors de la réservation, doivent être respectées.
Si le local est libéré avant la fin prévue de l’activité, veuillez prévenir via le 02/764.93.93
Un numéro d'appel d'urgence est disponible 24h sur 24 en cas de nécessité (aide médicale, incendie,…): 010/47.22.22
Matériel audiovisuel
En cas de problème avec le matériel audiovisuel, une permanence téléphonique est assurée en semaine de 08h à 16h (02/764.93.93)
Si votre activité se déroule le week-end et /ou après 16h00, il n’y aura pas de technicien audio-visuel sur le site pour vous aider.
Dès lors, vous pouvez envoyer un mail à l’adresse suivante : auditoirelew-gtpw@uclouvain.be afin de convenir d’un rendez-vous pour effectuer un test ou pour obtenir des informations techniques.
Besoins supplémentaires
Si vous :
- souhaitez faire flécher votre activité
- avez besoin d’un renforcement électrique
- devez disposer de matériel audiovisuel supplémentaire
veuillez préciser cela dans le formulaire
Parking
Le parking étant très difficile dans le quartier, nous vous conseillons de prendre les transports en commun :
- Métro : Alma
- Bus Ligne 42 : arrêt UCL- Saint-Luc (sur l'avenue Hippocrate)
- Bus Ligne 79 : arrêt Cliniques-UCL (sur l'avenue Mounier)
Si vous souhaitez disposer de places de parkings UCLouvain, nous vous invitons à contacter le service de Gestion de la Sureté des Personnes et du Patrimoine immobilier (GSPP) - Pôle des accès qui, en fonction des possibilités pourra vous préciser les conditions (cartesacceslew@uclouvain.be)
Catering
Si vous souhaitez organiser un drink, une pause-café ou un catering, n'hésitez pas à consulter le site web des restaurants universitaires.