Ces pages ne concernent que les activités organisées par :
- un membre de l'UCLouvain agissant en dehors de ses fonctions
- un tiers à l'Université.
Tiers : toute personne ne faisant partie ni du personnel en activité, ni des étudiants de l'UCLouvain.
Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université dans le cadre de ses fonctions et pour les étudiants UCLouvain, veuillez-vous rendre sur l'espace auditoires dans "My UCL".
Remarque : Il est rappelé que "L'UCLouvain est soucieuse de pouvoir contribuer à un débat public ouvert en mettant ses auditoires à disposition des tiers, mais cette mise à disposition n'implique aucune position de l'UCLouvain quant au contenu des débats, ni n'entend apporter aucune garantie universitaire ou scientifique à ceux-ci". Les organisateurs et les conférenciers ne peuvent associer indûment le nom de l'UCLouvain aux propos tenus. Cette réserve s'applique également à tous travaux, publication ou activité dont ils sont les auteurs.
- L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande en complétant ce formulaire.
A la fin du formulaire, l’organisateur devra accepter le Règlement d’ordre intérieur (ROI) - Après approbation de principe de l’Administrateur général de l'UCLouvain, la cellule de réservation des auditoires organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques.
- S’il y a des questions concernant le formulaire : 8787@uclouvain.be.
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Information Covid-19
Au vu de la situation actuelle, les réservations au profit de tiers sont difficiles à satisfaire et dans le meilleur des cas, se feront sous réserve d’annulation. La Fédération Wallonie Bruxelles a défini quatre scénarios et niveaux de risque : Vert (risque nul) - Jaune (risque faible) - Orange (risque modéré) - Rouge (risque élevé). Au moment de votre activité, si le niveau de risque est tel que l’UCLouvain se trouve en scénario « Rouge » ou « Orange », les réservations ne pourront être assurées.
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Tarif de location d’un auditoire HTVA
P1 : Mise à disposition < 4h (½ journée ou soirée)
P2 : Mise à disposition entre 4h et 8h (1 journée ou 1 après-midi avec soirée)
P3 : Mise à disposition > 8h (journée et soirée ou journée et mise en place la veille en soirée).
Ce que comprend le tarif :
- L’utilisation du local tel qu’il est équipé à demeure (projecteur)
- La mise à disposition d’un micro (uniquement sur demande et auditoire > 100 places)
- Une mise en ordre avant l’activité
- Un nettoyage succinct après l’activité
- Les charges énergétiques
- Un numéro d’appel pour un dépannage audiovisuel éventuel (en semaine de 8h à 20h)
Ce que ne comprend pas le tarif :
- La remise en état du local (rangement du mobilier, évacuation des déchets, …) ;
- La mise à disposition de micro supplémentaire (uniquement sur demande et auditoire > 100 places)
- Un nettoyage complet après l’activité si nécessaire
- Des mesures de sécurité adaptée pour des activités à risque ;
- Le fléchage de l’activité ;
- Le parking
- L’occupation des halls environnants
- Un renfort électrique
Gardiennage / Urgence
Les techniciens audiovisuels (TAVL) et agents de gardiennage se chargent de l'ouverture et de la fermeture des locaux.
Les heures d'accès aux bâtiments et locaux, stipulées lors de la réservation, doivent être respectées.
Si le local est libéré avant la fin prévue de l’activité, veuillez prévenir via le 010/47 .24.24
Un numéro d'appel d'urgence est disponible 24h sur 24 en cas de nécessité (aide médicale, incendie,…): 010/47.22.22
Matériel audiovisuel
En cas de problème avec le matériel audiovisuel, une permanence téléphonique est assurée en semaine de 08h à 20h (010/47.24.24)
Si votre activité se déroule le week-end et /ou après 20h00, il n’y aura pas de technicien audio-visuel sur le site pour vous aider.
Dès lors, vous pouvez envoyer un mail à l’adresse suivante : auditoirelln-gplo@uclouvain.be afin de convenir d’un rendez-vous pour effectuer un test ou pour obtenir des informations techniques.
Besoins supplémentaires
Si vous :
- avez besoin d’un renforcement électrique
- devez disposer de matériel audiovisuel supplémentaire
veuillez préciser cela dans le formulaire
Fléchage / balisage
Si vous souhaitez flécher votre activité (sur les routes et piétonniers), un formulaire est mis à votre disposition.
Parking
L’UCLouvain ne peut mettre des places de parking à disposition.
Pour tout renseignement concernant les parkings à Louvain-la-Neuve, consultez le site web : https://uclouvain.be/fr/decouvrir/parking-ucl-louvain-la-neuve.html
Catering
Si vous souhaitez organiser un drink, une pause-café ou un catering, n'hésitez pas à consulter le site web des restaurants universitaires.
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