Ceci concerne uniquement les activités organisées par un tiers* à l'Université ou un membre de l'UCL agissant en dehors de ses fonctions à l'Université. Nous entendons par "tiers" toute personne ne faisant pas partie du personnel UCL et non étudiante UCL.
Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université et pour les étudiants UCL, veuillez vous rendre sur "My UCL".
Remarque : Il est rappelé que "L'UCL est soucieuse de pouvoir contribuer à un débat public ouvert en mettant ses auditoires à disposition des tiers, mais cette mise à disposition n'implique aucune position de l'UCL quant au contenu des débats, ni n'entend apporter aucune garantie universitaire ou scientifique à ceux-ci". Les organisateurs et les conférenciers ne peuvent associer indûment le nom de l'UCL aux propos tenus. Cette réserve s'applique également à tous travaux, publication ou activité dont ils sont les auteurs
L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande par écrit à l'approbation de principe de Monsieur Dominique Opfergelt, Administrateur général de l'UCL, et ce par l'intermédiaire de son attaché de cabinet, Madame Sandra Graceffa
1. Chaque demande de réservation doit contenir :
- Le titre et un petit descriptif de l'activité (si un droit d'entrée est demandé)
- La date, les heures
- Le nombre de places souhaitées
- Auditoires à gradins ou tables mobiles
- Nécessaireaudio-visuel
- Le matériel
- La procédure utilisée pour contrôler les entrées (carte d’étudiant, carte de membre du personnel et pour les tiers à l’UCL la carte d’identité). A défaut de la mise en place de ce contrôle d’accès, la manifestation ne pourra pas avoir lieu dans les locaux de l’Université.
2. Après avoir reçu l'accord officiel, l'organisateur fait suivre sa demande et l'accord de principe à la cellule de réservation des auditoires : 8787@uclouvain.be
Dès réception, la cellule de réservation organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques. En cas de difficultés, le problème est soumis à l'arbitrage de l'Administrateur Général.
En cas de dommages matériels (bâtiment ou contenu), un recours sera établit contre le fautif. Il n’y a pas d’assurance couvrant les dommages corporels des participants.
Toute boisson et nourriture ne sont pas acceptées dans les auditoires. Un hall d'auditoire doit être réservé pour toute distribution de boisson et/ou de nourriture.
Tarif de location d’un auditoire TVAC pour une durée de 1 à 4h (projecteur compris). En semaine, avant 18h30, au-delà de 4h de réservation un supplément sera appliqué.
- de 1 à 50 places : 125 €
- de 51 à 100 places : 240 €
- de 101 à 200 places : 460 €
- de 201 à 300 places : 600 €
- de 301 à 430 places : 800 €
- 600 places (A10) : 1200 €
- 675 places (SOCR10) : 1400 €
- Hall pour réception : 300 €
Tarif pour du matériel complémentaire
- Micro : 35 €
- Visioconférences en IP : 300 €
Un numéro d'urgence 010/47.22.22 peut être composé 24h sur 24.
Tout occupant veillera à ce que le nombre de participants ne dépasse pas la capacité de l'auditoire et que tous les accès entrées et sorties, toutes les sorties de secours aussi bien du bâtiment que des auditoires restent en permanence dégagées.
Les heures d'accès aux bâtiments et locaux, stipulées lors de la réservation, doivent être respectées.
1. Parking :
Il est possible de réserver des places de parking dans le centre de la ville dans les parkings couverts.
Cette demande s'effectue auprès de la société GESPARK qui gère les parkings du centre ville.
2. Balisage des manifestations: