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Ceci concerne uniquement les activités organisées par un membre de l'UCLouvain agissant en dehors de ses fonctions ou par un tiers à l'Université . Nous entendons par "tiers" toute personne ne faisant pas partie du personnel ou des étudiants de l'UCLouvain.
Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université et pour les étudiants UCLouvain, veuillez vous rendre sur "My UCL".
Remarque : Il est rappelé que "L'UCLouvain est soucieuse de pouvoir contribuer à un débat public ouvert en mettant ses auditoires à disposition des tiers, mais cette mise à disposition n'implique aucune position de l'UCLouvain quant au contenu des débats, ni n'entend apporter aucune garantie universitaire ou scientifique à ceux-ci". Les organisateurs et les conférenciers ne peuvent associer indûment le nom de l'UCLouvain aux propos tenus. Cette réserve s'applique également à tous travaux, publication ou activité dont ils sont les auteurs
L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande par écrit à l'approbation de principe de Monsieur Dominique Opfergelt, Administrateur général de l'UCLouvain, et ce par l'intermédiaire de son attaché de cabinet, Madame Sandra Graceffa
1. Chaque demande de réservation doit contenir :
- Le titre et un petit descriptif de l'activité (si un droit d'entrée est demandé) ;
- La date, les heures ;
- Le nombre de places souhaitées ;
- Auditoires à gradins ou tables mobiles ;
- Matériel audio-visuel nécessaire ;
- La procédure utilisée pour contrôler les entrées (carte d’étudiant, carte de membre du personnel et pour les tiers à l’UCLouvain la carte d’identité). A défaut de la mise en place de ce contrôle d’accès, la manifestation ne pourra pas avoir lieu dans les locaux de l’Université.
2. Après avoir reçu l'accord officiel, l'organisateur fait suivre sa demande et l'accord de principe à la cellule de réservation des auditoires : 8787@uclouvain.be
Dès réception, la cellule de réservation organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques. En cas de difficultés, le problème est soumis à l'arbitrage de l'Administrateur général.
En cas de dommages matériels (bâtiment ou contenu), un recours sera établit contre le fautif. Il n’y a pas d’assurance couvrant les dommages corporels des participants.
Toute boisson et nourriture ne sont pas acceptées dans les auditoires. Un hall d'auditoire doit être réservé pour toute distribution de boisson et/ou de nourriture.
Tarif de location d’un auditoire HTVA pour une durée de 1 à 4h (projecteur compris). En semaine, avant 18h30, au-delà de 4h de réservation un supplément sera appliqué.
| de 1 à 50 places : | 125 € |
| de 51 à 100 places : | 240 € |
| de 101 à 200 places : | 460 € |
| de 201 à 300 places : | 600 € |
| de 301 à 430 places : | 800 € |
| 600 places (A10) : | 1200 € |
| 675 places (SOCR10) : | 1400 € |
| Hall pour réception : | 300 € |
Tarif appliqué pour l'utilisation du matériel audiovisuel
| Micro : | 35 € |
| Visioconférences en IP : | 300 € |
Si vous devez disposer de matériel audio-visuel supplémentaire à celui proposé dans les auditoires, nous vous invitons à prendre contact avec la plateforme d’innovation (MiiL).
Un support technique est assuré par la cellule des techniciens audiovisuels et logistiques (TAVL*), tous les jours ouvrables de 07h45 à 20h30. En dehors ce ces heures, une permanence est assurée par le gardiennage 24h sur 24, les week-ends et jours fériés au 010/47.24.24. Le gardiennage
En urgence, si vous avez besoin d’un TAVL dans un auditoire géré par GPLO**, veuillez contacter le 72424, en précisant :
- l'auditoire ou le pool d'auditoires concerné ;
- l'objet de votre demande d'intervention ;
- le numéro de téléphone auquel le TAVL peut vous recontacter.
Numéro d'appel d'urgence disponible 24h sur 24 : 010/47.22.22
Pour une question de sécurité, tout occupant veillera à ce que le nombre de participants ne dépasse pas la capacité de l'auditoire. Par ailleurs, l'ensemble des entrées, sorties et sorties de secours du bâtiment et des auditoires doivent rester en permanence libre d'accès.
Les heures d'accès aux bâtiments et locaux, stipulées lors de la réservation, doivent être respectées.
Il est possible de réserver des places de parking dans les parkings couverts du centre de la ville.
Cette demande s'effectue auprès de la société GESPARK qui gère les parkings du centre ville.