Ces pages concernent les activités* organisées par :
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un membre de l'UCLouvain agissant en dehors de ses fonctions
-
un tiers à l'Université.
Tiers : toute personne ne faisant partie ni du personnel en activité, ni des étudiants de l'UCLouvain.
Pour les activités organisées par un membre interne à l'Université dans le cadre de ses fonctions et pour les étudiants UCLouvain, veuillez-vous rendre sur l'espace auditoires dans "My UCL".
Procédure à suivre :
- L'organisateur doit obligatoirement soumettre sa demande en complétant ce FORMULAIRE.
A la fin du formulaire, l’organisateur devra accepter le Règlement d’ordre intérieur (ROI) - Après approbation de principe de l’Administrateur général de l'UCLouvain, la cellule de réservation des auditoires organisera la mise à disposition des locaux et du matériel audiovisuel en tenant compte de la priorité donnée à l'enseignement et aux manifestions académiques.
- S’il y a des questions concernant le formulaire : 8787@uclouvain.be
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L’UCLouvain est soucieuse de contribuer au débat public ouvert en mettant une partie de ses espaces (auditoires, salles, halls, etc.) à disposition de tiers. L’UCLouvain se réserve le droit de refuser cette mise à disposition pour quelque motif que ce soit, sans justification, et notamment lorsque le but de la mise à disposition apparait trop éloigné des activités académiques et/ou scientifiques de l’UCLouvain. L’acceptation d’une mise à disposition n’implique aucune prise de position de la part de l’UCLouvain quant au contenu des débats et/ou activités proposés. En aucune façon, la mise à disposition entend apporter une approbation, un cautionnement ou une garantie universitaires ou scientifiques des débats et/ou activités. Les organisateurs, conférenciers et/ou toute autre personne impliquée peu ou prou dans les débats et/ou activités se tenant dans des salles de l’UCLouvain ne peuvent en aucun cas associer indûment l’UCLouvain dans ces débats et/ou activités, sauf autorisation préalable et expresse obtenue auprès d’un représentant compétent de l’UCLouvain. Cette réserve s’applique également à tous travaux, publications ou activités dont les organisateurs, conférenciers ou personnes sont les auteurs » |
Tarification
Tarif de location d’un auditoire HTVA
P1 : Mise à disposition de maximum une ½ journée ou une soirée (maximum 5h de réservation)
P2 : Mise à disposition de maximum une journée ou une après-midi avec soirée (entre 5h à 9h de réservation)
P3 : Mise à disposition d'une journée et d'une soirée ou d'une journée et mise en place la veille en soirée (plus de 9h de réservation)
| CAPACITE | P1 | P2 | P3 |
|---|---|---|---|
| de 1 à 50 places : | 125 € | 200 € | 225 € |
| de 51 à 100 places : | 240 € | 375 € | 425 € |
| de 101 à 200 places : | 460 € | 700 € | 800 € |
| de 201 à 300 places : | 600 € | 900 € | 1.050 € |
| de 301 à 500 places : | 700 € | 1.000 € | 1.200 € |
| > 500 places : | 800 € | 1.200 € | 1.500 € |
| Autres | |||
| Halls | 300 € | 450 € | 525 € |
| Hall Ste Barbe (avec projecteur) | 350 € | 525 € | 600 € |
| Micro supplémentaire | 35 € | 35 € | 35 € |
| Visio conférence (uniquement en semaine de 8h à 20h) |
300€ | 300 € | 300 € |
Ce que comprend le tarif :
- L’utilisation du local tel qu’il est équipé à demeure (projecteur ou moniteur + micro filaire dans auditoires > 100 places) ;
- Une mise en ordre avant l’activité ;
- Les charges énergétiques ;
- Un numéro d’appel pour un dépannage audiovisuel éventuel (en semaine de 8h à 20h).
Ce que ne comprend pas le tarif :
- La remise en état du local (rangement du mobilier, évacuation des déchets, …) ;
- La mise à disposition de micro(s) supplémentaire(s) (uniquement dans auditoires > 100 places et sur demande)
- Un nettoyage complet après l’activité ;
- Des mesures de sécurité adaptées pour des activités à risque ;
- Le fléchage de l’activité ;
- Le parking ;
- L’occupation des halls environnants ;
- Un renfort électrique ;
Renseignements complémentaires
Gardiennage / Urgence
Les techniciens audiovisuels (TAVL) et agents de gardiennage se chargent de l'ouverture et de la fermeture des locaux.
Les heures d'accès aux bâtiments et locaux de la réservation doivent être respectées.
Si le local est libéré avant la fin prévue de l’activité, prévenir au 010/47.24.24
Une ligne d'urgence est disponible 24h sur 24 (aide médicale urgente, incendie, accident, …) : 010/47.22.22
Matériel audiovisuel
En cas de problème avec le matériel audiovisuel, un technicien (TAVL) peut intervenir rapidement (en semaine de 08h à 20h), pour l'appeler : 010/47.24.24
Pour les activités du week-end et /ou après 20h00, envoyer un mail à l’adresse suivante : auditoirelln-gplo@uclouvain.be afin de convenir d’un rendez-vous pour test ou informations techniques.
Renfort électrique obligatoire dans toutes les situations suivantes
Lors de l'utilisation d'un four, four micro‐ondes, taque de cuisson électrique, frigo, Samovar, ... lors d'un branchement pour châteaux gonflables, lors de la présence d'un traiteur ou lors d'une demande de raccord électrique supplémentaire, ... nous vous demandons d'envoyer un mail au Service GTPL afin de solliciter le placement d’un coffret de renforcement électrique : 8989@uclouvain.be
Fléchage / balisage
Pour flécher votre activité (sur les routes et piétonniers), remplir ce formulaire
Parking
L’UCLouvain ne peut mettre des places de parking à disposition.
Pour tout renseignement concernant les parkings à Louvain-la-Neuve, consulter le site web : parking-ucl-louvain-la-neuve
Catering
Pour organiser un drink, une pause-café ou un catering, consulter le site web des restaurants universitaires.