L’UCLouvain souhaite soutenir les rassemblements d’Alumni.
L’Université met à disposition des associations alumni des auditoires et des salles. Des rassemblements en lien avec le monde académique peuvent y avoir lieu : conférence, débat, réunion, etc. En bref, toute activité en cohérence avec les valeurs et les missions de l'université.
- La location des salles est gratuite à Louvain-la-Neuve et Woluwé, coute 50 euros aux Ateliers à Mons.
- Il faut posséder une entité juridique à part entière et d'être reconnu.e par le service UCLouvain Alumni pour bénéficier de cet avantage.
Il est conseillé de réserver l'auditoire bien en avance, au vue de leur attractivité.
Cadre de réservation pour Louvain-la-Neuve et Woluwé
- Un drink est autorisé après l'activité, mais pas un dîner.
- La distribution de spiritueux (alcool de plus de 22°) ou de cocktail (sauf si ceux-ci ont été conditionnés d'origine et ont un taux d'alcool inférieur à 22°) est interdite.
- La sonorisation dans les couloirs est interdite.
- La restitution des lieux doit se faire dans le même état qu'au départ de l'activité (remise en place du mobilier, bon état de propreté, évacuation des déchets).
- La liste des participants et intervenants est obligatoire.
- Le sponsoring auxquels vous avez éventuellement recours doit être validé par l'équipe UCLouvain Alumni. De manière générale, il ne peut comporter de sociétés commercialisant du tabac, des boissons alcoolisées ou énergisantes. Ces entreprises doivent correspondre aux valeurs de l'UCLouvain.
Cadre de réservation pour les Ateliers des FUCaM
- Un drink et un dîner sont autorisés.
- La sonorisation est autorisée, lorsqu'il n'y a pas d'autres activités académiques ou des formations organisées simultanément.
- La restitution des lieux doit se faire dans le même état qu'au départ de l'activité (remise en place du mobilier, bon état de propreté, évacuation des déchets).
- La liste des participants et intervenants est obligatoire.
- Le sponsoring doit être validé par l'équipe UCLouvain Alumni. De manière générale, ces entreprises doivent correspondre aux valeurs de l'UCLouvain. Il ne peut comporter de sociétés commercialisant du tabac, des boissons alcoolisées ou énergisantes, sauf s'il s'agit d'entreprises gérées par des anciens.
- Les Alumni introduisent une demande succincte par mail avec l'objet de la réservation et le programme prévu.
- L'équipe Alumni Louvain analyse la demande et transmet un accord de principe au demandeur avec un lien vers le formulaire de réservation à compléter.
- Les services chargés de la réservation des auditoires assureront le suivi.
En tant qu'Alumni ou externe de l'UCLouvain, vous pouvez également louer des salles ou auditoires. Toutes les informations se trouvent ici.
Il est conseillé de réserver l'auditoire bien en avance, au vue de leur attractivité.