Présentation et utilisation des ressources à la bibliothèque pour les BAC1

 

 

 

La plateforme Infosphère accompagne les étudiants et les chercheurs dans leur travail et vous permets d'avancer en tout autonomie dans votre recherche. 

• Préparer sa recherche

• Rechercher l'information 

• Analyser l'information 

• Rédiger un travail

 

Avertissement

Attention la procédure concerne désormais les trois sites ( Bruxelles, Tournai et Louvain-la-Neuve ) .

Ce guide est destiné à accompagner les étudiants pour l’utilisation du formulaire en ligne permettant le dépôt de la version électronique du TFE. Pour le règlement du dépôt du TFE, il convient de suivre les consignes spécifiques transmises par la faculté.

 

Pourquoi une version électronique du TFE ?

 

La rédaction d’un « TFE » ou « travail de fin d’études » est une obligation pour tous les étudiants achevant un programme de deuxième cycle. Quelle que soit sa forme, il doit comporter au minimum un texte écrit [1].

La version électronique déposée en ligne constitue la version officielle de votre TFE qui sera communiquée aux membres du jury. Si la remise d’un ou de plusieurs exemplaires imprimés est prévue, ceux-ci devront obligatoirement être imprimés à partir des fichiers déposés.

Lorsque le dépôt se fait en ligne, le TFE doit comporter :

• 1 unique fichier pdf non protégé (de préférence PDF/A) pour le texte, couverture comprise.

• Si nécessaire, 1 ou plusieurs annexes

• Au total : max. 200 MB en tout

• Nomenclature à respecter (Nom_NOMA_Année de défense.pdf)

• Pour Bruxelles et Louvain-la-Neuve : des photos de la maquette pourront être ajoutées en annexe le jour du jury. Contactez votre responsable TFE pour plus d'informations.

 

Autres informations à préparer pour le dépôt :

• Un résumé de max. 2000 caractères

• Une dizaine de mots clés sélectionnés dans ce document : Thésaurus 

 

• Si plusieurs auteurs : déterminer entre eux qui se charge du dépôt ; dans ce cas, s’entendre au préalable sur le résumé (qui mentionnera qui a réalisé quelle(s) partie(s)), les mots-clés, le type de diffusion autorisé (le déposant signe a priori la licence pour l’ensemble des auteurs ; chaque auteur reçoit ensuite l’attestation incorporant la licence avec le type de diffusion, l’imprime, la signe, la remet en son nom propre au secrétariat).

 

La version électronique est en outre celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCL. Si l’auteur l’autorise, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, l’auteur a la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers qu’il dépose (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :

• Aucun accès : le fichier est conservé par l’UCL sans que le public ne puisse le consulter
• Accès restreint : le fichier peut être consulté à l’intérieur du réseau informatique de l’UCL
• Accès libre : le fichier peut être consulté partout dans le monde
• Embargo : le fichier est interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur

 

Qui doit réaliser le dépôt en ligne ?

Lorsque le TFE est rédigé par un seul auteur, celui-ci doit le déposer en ligne lui-même.

Lorsque le TFE est rédigé de concert par plusieurs auteurs (et que le TFE constitue un produit unique et commun), les auteurs choisissent parmi eux celui qui réalisera le dépôt en leur nom à tous. Le déposant veillera dans ce cas à bien introduire l’ensemble des auteurs dans le formulaire en ligne. Tous les auteurs encodés dans le formulaire reçoivent la même attestation de dépôt (voir ci-dessous, Attestation de dépôt) et peuvent ainsi s’assurer de ce que le dépôt a été réalisé correctement en leur nom.

Tournai : le 24 juin 2023

Bruxelles : le 5 juin 2023

Louvain-la-Neuve :  le 12 juin 2023 pour les TFE recherche, le 19 juin pour les TFE projet

 

Accès au formulaire de dépôt

http://dial.uclouvain.be/memoire/ucl/fr/submit

 

L’accès au formulaire est possible à tout moment depuis n’importe quel poste, après identification au moyen de l’identifiant global UCL et du mot de passe associé. (Veillez à respecter les dates de dépôt qui vous ont été communiquées par vos gestionnaires de programme.)

Bien que le formulaire soit compatible avec tous les navigateurs courants, il est recommandé d’utiliser Chrome et Firefox pour un affichage optimal.

Chaque étudiant ne peut déposer qu’un seul TFE par session et le dépôt, une fois finalisé, est définitif. En fin de procédure, le déposant est invité à vérifier l’ensemble des informations déposées et à confirmer le dépôt. Après cette confirmation, il n’a techniquement plus accès au formulaire, ni pour modifier son dépôt ni pour réaliser un second dépôt.

 

Le formulaire comporte 3 pages successives :

 

1°) Description du mémoire

Remplissez les champs, n'oubliez pas , pour trouver les mots clés vous devez vous référer à ce document : Thésaurus 

 ! Concernant le titre  ! 

Le titre commence par une majuscule. Pas de point à la fin, éventuellement un point d’interrogation ou d’exclamation :

Exemple :  

• S'approprier son logement social par les espaces de transition

• Le micro-logement est-il une solution à l'étalement urbain ?

En cas de sous-titre, séparer le titre du sous-titre par un « deux-points » avec un espace devant et un espace derrière les deux-points :

Exemple :  

• Espace de coworking dans les quartiers résidentiels : un tremplin pour rebooster l’économie locale

• Repenser l’architecture pénitentiaire : quel est le rôle de l’architecture dans le processus de réinsertion du détenu au sein de la société ?

Si la première partie du titre se termine par un point d’interrogation ou d’exclamation, pas de deux-points mais une majuscule : 

Exemple :  

• Comment redonner vie à un patrimoine oublié et mort ? Une société en constante évolution

Si une série de sous-titres se succèdent, multiplier les deux-points, sauf après un point d’interrogation ou d’exclamation :

Exemple :  

• L'école ouverte à son contexte : entre limites, séquences et articulations : le cas du quartier Nord de Bruxelles
• Comment redonner vie à un patrimoine oublié et mort ? Une société en constante évolution : application à Lille ces vingt dernières années

 

2°) Chargement du ou des fichiers et choix de diffusion 

Sélectionner le fichier sur votre ordinateur, choisissez le type de licence, cliquez sur transférer, puis cliquez sur suivant. 

ATTENTION : Voici les différents type d'accès proposés, nous vous invitons à en discuter avec votre promoteur en cas de doute mais nous encourageons fortement l'accès libre. Ce mode permet d'apporter non seulement une visibilité à votre TFE ( pour la suite de votre carrière) mais c'est surtout une bonne façon de vous protéger du plagiat ( si quelqu'un essai de vous plagier les logiciels ne pourront pas le détecter si le mode de diffusion n'est pas l'accès libre) .

• Aucun accès : le fichier est conservé par l’UCL sans que le public ne puisse le consulter
• Accès restreint : le fichier peut être consulté à l’intérieur du réseau informatique de l’UCL
• Accès libre : le fichier peut être consulté partout dans le monde ( si vous ne travaillez pas sur un brevet révolutionnaire nous vous encourageons à choisir ce mode de diffusion) 
• Embargo : le fichier est interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur

Par la suite, en fonction des décisions facultaires et de la note obtenu les enseignants pourront restreindre l'accès ( par exemple pour les notes en dessous de 14/20) mais jamais ils n'auront le droit de le mettre en accès libre si vous n'avez pas choisit ce mode de diffusion, encore une fois le mieux est dans discuter avec votre promoteur. 

 

 

3°) Vérification et confirmation du dépôt.

Il est possible d’enregistrer le dépôt en cours à la fin de la 1^ère et de la 2^ème page : les données sont alors enregistrées et affichées automatiquement lors de l’accès suivant au formulaire.

 

Attestation de dépôt

 

Après avoir finalisé le dépôt, chaque auteur reçoit un e-mail accusant réception du TFE électronique et comportant en annexe une attestation officielle de dépôt. Cette attestation reprend la date du dépôt, le nom du déposant et les principales données descriptives encodées, notamment la liste des fichiers déposés et le type d’accès autorisé par le déposant en cas de réussite.

L’attestation (l’annexe au format PDF) doit être imprimée, signée et remise au secrétariat par l’auteur (par chaque auteur dans le cas d’un TFE rédigé à plusieurs).

 

Information sur le ou les promoteur(s)

 

Le promoteur (les promoteurs s’il y en a plusieurs) reçoit lui aussi un email l’informant de l’achèvement du dépôt. Ce mail comprend la même attestation de dépôt que celle envoyée à l’auteur et, en plus, un lien lui permettant d’accéder aux fichiers déposés.

Le promoteur prend connaissance du type d’accès choisi par l’auteur et a la possibilité de s’y opposer, notamment pour veiller au respect de la confidentialité des données contenues dans le mémoire.

 

Après les délibérations

 

La référence du TFE sera rendue publique dans DIAL.mem après validation par la faculté et le mémoire sera consultable si à la fois l’auteur et l’institution l’ont accepté.

Pour la rédaction et la mise en page de votre mémoire il est conseillé d'utiliser le logiciel Indesign. 

Lors de l'export en format PDF vous devez modifier dans la fenêtre compression les paramètres. Et réduire les DPI si besoin jusqu’à ce que cela fasse moins de 100MB.  Baisser graduellement l'échelle des chiffres encadrés en rouge dans l'illustration ci-dessous : 

 

Réduire la taille d'une image : 

 

Pour réduire la taille d'une image la solution consiste à passer par un logiciel de retouche photo comme The Gimp ou Photoshop. Travaillez toujours sur une copie de l'image originale, pour laisser cette dernière en l'état au cas où vous en auriez besoin pour un autre usage.
Ouvrez la copie de votre image dans votre logiciel de retouche photo et dans le menu Image, cherchez la fonction Taille de l'image ou Redimensionner. Vérifiez bien que la case "Conserver les proportions" est  cochée et saisissez la nouvelle largeur de votre image, en pixels. La hauteur s'ajustera automatiquement.

InDesign s’occupe automatiquement de redéfinir la taille de vos images lors de l’export.

 

Réduire le poids d'une image : 

 

Pour réduire le poids d'une image la solution consiste à passer par un logiciel de retouche photo comme The Gimp ou Photoshop. Travaillez toujours sur une copie de l'image originale, pour laisser cette dernière en l'état au cas où vous en auriez besoin pour un autre usage.

Ouvrez la copie de votre image dans votre logiciel de retouche photo et dans le menu Image, cherchez la fonction Taille de l'image ou Redimensionner. Vérifiez bien que la case "Conserver les proportions" est cochée, vérifiez la résolution, exprimée en pixels par pouce. Si elle est à 300, faites-la descendre à 100. 
Si elle est déjà à ce niveau-là, au moment de l'enregistrement, jouez sur le paramètre Qualité de l'image. Faites-descendre le curseur pour arriver à 90 ou 80%, tout en vérifiant que cela n'altère pas la qualité de la photo dans la petite fenêtre d'aperçu. Si le résultat vous convient, enregistrez l'image, vous verrez que son poids aura diminué de près de 80% par rapport à votre fichier original.