Procédure de dépôt en ligne

Avertissement

Attention la procédure de dépôt ne concerne que les étudiants du site de Bruxelles.

Ce guide est destiné à accompagner les étudiants pour l’utilisation du formulaire en ligne permettant le dépôt de la version électronique du TFE. Pour le règlement du dépôt du TFE, il convient de suivre les consignes spécifiques transmises par la faculté.

 

Pourquoi une version électronique du TFE ?

 

La rédaction d’un « TFE » ou « travail de fin d’études » est une obligation pour tous les étudiants achevant un programme de deuxième cycle. Quelle que soit sa forme, il doit comporter au minimum un texte écrit [1].

La version électronique déposée en ligne constitue la version officielle de votre TFE qui sera communiquée aux membres du jury. Si la remise d’un ou de plusieurs exemplaires imprimés est prévue, ceux-ci devront obligatoirement être imprimés à partir des fichiers déposés.

Lorsque le dépôt se fait en ligne, le TFE doit comporter :

  • 1 unique fichier pdf non protégé (de préférence PDF/A) pour le texte, couverture comprise (utilisation obligatoire du modèle et méthode pour exporter en format PDF/A disponible sur le site de la faculté).
  • Si nécessaire, 1 ou plusieurs annexes
  • Au total : max. 100 MB (information pour la compression des fichiers disponible sur le site de la bibliothèque)
  • Nomenclature à respecter (Nom_NOMA_Année de défense.pdf)
  • Pour Bruxelles et Louvain-la-Neuve : des photos de la maquette pourront être ajoutés en annexe le jour du jury.
 
Autres informations à préparer pour le dépôt :
  • Un résumé de max. 2000 caractères
  • Une dizaine de mots clés sélectionnés dans ce document : Thésaurus 
 
  • Si plusieurs auteurs : déterminer entre eux qui se charge du dépôt ; dans ce cas, s’entendre au préalable sur le résumé, les mots-clés, le type de diffusion autorisé (le déposant signe a priori la licence pour l’ensemble des auteurs ; chaque auteur reçoit ensuite l’attestation incorporant la licence avec le type de diffusion, l’imprime, la signe, la remet en son nom propre au secrétariat).

 

La version électronique est en outre celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCL. Si l’auteur l’autorise, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, l’auteur a la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers qu’il dépose (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :

  • Aucun accès : le fichier est conservé par l’UCL sans que le public ne puisse le consulter
  • Accès restreint : le fichier peut être consulté à l’intérieur du réseau informatique de l’UCL
  • Accès libre : le fichier peut être consulté partout dans le monde
  • Embargo : le fichier est interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur

 

Qui doit réaliser le dépôt en ligne ?


Lorsque le TFE est rédigé par un seul auteur, celui-ci doit le déposer en ligne lui-même.

Lorsque le TFE est rédigé de concert par plusieurs auteurs (et que le TFE constitue un produit unique et commun), les auteurs choisissent parmi eux celui qui réalisera le dépôt en leur nom à tous. Le déposant veillera dans ce cas à bien introduire l’ensemble des auteurs dans le formulaire en ligne. Tous les auteurs encodés dans le formulaire reçoivent la même attestation de dépôt (voir ci-dessous, Attestation de dépôt) et peuvent ainsi s’assurer de ce que le dépôt a été réalisé correctement en leur nom.

Date d’échéance pour Bruxelles : 3 Juin 2019

Accès au formulaire de dépôt

 

http://dial.uclouvain.be/memoire/ucl/fr/submit

 

L’accès au formulaire est possible à tout moment depuis n’importe quel poste, après identification au moyen de l’identifiant global UCL et du mot de passe associé. (Veillez à respecter les dates de dépôt qui vous ont été communiquées par vos gestionnaires de programme.)

Bien que le formulaire soit compatible avec tous les navigateurs courants, il est recommandé d’utiliser Chrome et Firefox pour un affichage optimal.

Chaque étudiant ne peut déposer qu’un seul TFE par session et le dépôt, une fois finalisé, est définitif. En fin de procédure, le déposant est invité à vérifier l’ensemble des informations déposées et à confirmer le dépôt. Après cette confirmation, il n’a techniquement plus accès au formulaire, ni pour modifier son dépôt ni pour réaliser un second dépôt.

 

Le formulaire comporte 3 pages successives :

 

1°) Description du mémoire

Remplissez les champs, n'oubliez pas , pour trouver les mots clés vous devez vous référer à ce document : Thésaurus 

 

2°) Chargement du ou des fichiers et choix de diffusion 

Sélectionner le fichier sur votre ordinateur, choississez le type de licence, cliquez sur transférer, puis cliquez sur suivant. 

3°) Vérification et confirmation du dépôt.

Il est possible d’enregistrer le dépôt en cours à la fin de la 1ère et de la 2ème page : les données sont alors enregistrées et affichées automatiquement lors de l’accès suivant au formulaire.

Attestation de dépôt

 

Après avoir finalisé le dépôt, chaque auteur reçoit un e-mail accusant réception du TFE électronique et comportant en annexe une attestation officielle de dépôt. Cette attestation reprend la date du dépôt, le nom du déposant et les principales données descriptives encodées, notamment la liste des fichiers déposés et le type d’accès autorisé par le déposant en cas de réussite.

L’attestation (l’annexe au format PDF) doit être imprimée, signée et remise au secrétariat par l’auteur (par chaque auteur dans le cas d’un TFE rédigé à plusieurs).

 

Information sur le ou les promoteur(s) Attestation de dépôt

 

Le promoteur (les promoteurs s’il y en a plusieurs) reçoit lui aussi un email l’informant de l’achèvement du dépôt. Ce mail comprend la même attestation de dépôt que celle envoyée à l’auteur et, en plus, un lien lui permettant d’accéder aux fichiers déposés.

Le promoteur prend connaissance du type d’accès choisi par l’auteur et a la possibilité de s’y opposer, notamment pour veiller au respect de la confidentialité des données contenues dans le mémoire.

 

Après les délibérations

 

La référence du TFE sera rendue publique dans DIAL.mem après validation par la faculté et le mémoire sera consultable si à la fois l’auteur et l’institution l’ont accepté.

 

Dépôt des photos des maquettes ( pour Bruxelles )

 

Etant donné qu’il ne vous est plus possible de déposer les photos de vos maquettes sur DIAL, nous vous demandons de les envoyer via  Transvol (service de transfert de fichier de l’UCL) en un seul fichier PDF à l’adresse suivante : 
info-baiubruxelles@uclouvain.be, au plus tard le jour de votre jury.

Les modalités pour l’envoi via TRANSVOL se retrouvent sur la page web : https://transvol.sgsi.ucl.ac.be

Soyez donc attentif de nous envoyer les photos de vos maquettes (en un seul fichier PDF) en tenant compte de la taille des fichiers déjà déposés sur DIAL le 3 juin.
La BAIU se chargera de faire le dépôt des photos des maquettes dans DIAL pour vous. 
N’oubliez pas d’imprimer l’accusé de réception que vous recevrez de « UCL SGSI Transvol » et de le communiquer à votre jury.
Pour toute question éventuelle, vous pouvez adresser un mail aux adresses suivantes : 
genevieve.blondiau@uclouvain.be, copie à laurent.leprince@uclouvain.be. 
 

Consignes :

  • La totalité de votre annexe ne doit pas dépasser les 200Mb.
  • Compression des fichiers (fichiers JPG plutôt que TIFF)
  • Utiliser une définition adaptée il faut que ces photos puissent être facilement uploadées (au moment du dépôt) et downloadées par les utilisateurs tout en garantissant un affichage de qualité sur un écran d’ordinateur. Nous préconisons une définition de maximum 10 MP (MegaPixels)

 

 

[1] Voir l’annexe 4 « Dispositions relatives au TFE » du règlement général des études et des examens

https://uclouvain.be/fr/etudier/reglement-general-des-etudes-et-des-examens.html