Organiser un événement

BSPO

 

Espaces et matériel mis à disposition

Espace "Séminaire et Valorisation

  • Max. 40 personnes
  • Mobilier modulable (permettant différentes configurations)
  • 1 écran mobile avec webcam

Espace Détente

(pour les éventuelles pause-café) [disponible sur demande]

Tout autre matériel nécessaire au déroulement de l'activité doit être prévu et fourni par l'entité organisatrice

 

Modalités pour planifier un événement

  • La demande doit être introduite via le formulaire en ligne ci-dessous ;
  • La demande doit être effectuée par un membre de l'UCLouvain ;
  • La demande doit être introduite une semaine minimum avant la date de l'activité; 
  • L'activité doit se dérouler pendant les heures d'ouverture durant l'année académique :
    • Lundi : 10h30 - 19h30
    • Du mardi au jeudi : 8h30-19h30
    • Vendredi : 8h30 - 17h
  • L'événement doit être organisé en dehors des périodes de blocus et d'examens suivantes :
    • Du lundi 19 décembre 2022 au vendredi 3 février 2023
    • Du lundi 3 avril au vendredi 14 avril 2023
    • Du lundi 15 mai au vendredi 8 septembre 2023
  • Pour des raisons pratiques et d'organisation interne, l'acceptation de la demande est soumise à l'évaluation et à l'approbation de la direction (réponse dans les 24h suivant la réception de la demande) ;
  • L'entité qui organise l'événement doit désigner une personne de contact pour les aspects logistiques (avant, pendant et après l'activité) ;
  • L'entité qui organise l'événement se charge de l'accueil des participants 
  • L'entité qui organise l'événement s'engage à remettre l'espace en l'état, à la fin de l'activité ;
  • La BSPO désigne également une personne de contact pour l'encadrement de l'activité. S'il s'agit d'un étudiant-jobiste, l'entité organisatrice s'engage à couvrir les frais (tarif : 9,93 € / heure) ;
  • L'événement ne peut réunir que 40 personnes maximum, étant donné la capacité de la salle (et afin de garantir un confort correct) ;
  • Le local catering peut être mis à disposition. L'entité organisatrice se charge des aspects liés au catering (contact traiteur, commande, etc.) ;
  • Pour les éventuelles pause-café, l'Espace Détente peut être mis à disposition.

 

Crédit de l'image : Benjamin Zwarts