Organiser un événement académique / scientifique

Espaces et matériel mis à disposition
Espace "Séminaire et Valorisation"
Max. 40 personnes Mobilier modulable (permettant différentes configurations)
Espace Détente (pour les éventuelles pause-café) [disponible sur demande]
1 écran mobile avec webcam
Tout autre matériel nécessaire au déroulement de l'activité doit être prévu et fourni par l'entité organisatrice

Modalités pour planifier un événement
La demande doit être introduite via le formulaire en ligne ci-dessous La demande doit être effectuée par un membre de l'UCLouvain La demande doit être introduite une semaine minimum avant la date de l'activité L'activité doit se dérouler pendant les heures d'ouverture durant l'année académique : Lundi : 10h30 - 19h30 Du mardi au jeudi : 8h30-19h30 Vendredi : 8h30 - 17h L'événement doit être organisé en dehors des périodes de blocus et d'examens suivantes : Du lundi 20 décembre 2021 au vendredi 28 janvier 2022 Du lundi 4 au lundi 18 avril 2022 Du lundi 16 mai au vendredi 1er juillet 2022 Durant les congés académiques de juillet-août Pour des raisons pratiques et d'organisation interne, l'acceptation de la demande est soumise à l'évaluation et à l'approbation de la direction (réponse dans les 24h suivant la réception de la demande) L'entité qui organise l'événement doit désigner une personne de contact pour les aspects logistiques (avant, pendant et après l'activité) L'entité qui organise l'événement se charge de l'accueil des participants L'entité qui organise l'événement s'engage à remettre l'espace en l'état, à la fin de l'activité La BSPO désigne également une personne de contact pour l'encadrement de l'activité. S'il s'agit d'un étudiant-jobiste, l'entité organisatrice s'engage à couvrir les frais (tarif : 9,93 € / heure) L'événement ne peut réunir que 40 personnes maximum, étant donné la capacité de la salle (et afin de garantir un confort correct) Le local catering peut être mis à disposition. L'entité organisatrice se charge des aspects liés au catering (contact traiteur, commande, etc.) Pour les éventuelles pause-café, l'Espace Détente peut être mis à disposition

Modalités pour planifier un événement

La demande doit être introduite via le formulaire en ligne ci-dessous
La demande doit être effectuée par un membre de l'UCLouvain
La demande doit être introduite une semaine minimum avant la date de l'activité
L'activité doit se dérouler pendant les heures d'ouverture durant l'année académique :
- Lundi : 10h30 - 19h30
- Du mardi au jeudi : 8h30-19h30
- Vendredi : 8h30 - 17h
L'événement doit être organisé en dehors des périodes de blocus et d'examens suivantes :
- Du lundi 20 décembre 2021 au vendredi 28 janvier 2022
- Du lundi 4 au lundi 18 avril 2022
- Du lundi 16 mai au vendredi 1er juillet 2022
- Durant les congés académiques de juillet-août
Pour des raisons pratiques et d'organisation interne, l'acceptation de la demande est soumise à l'évaluation et à l'approbation de la direction (réponse dans les 24h suivant la réception de la demande)
L'entité qui organise l'événement doit désigner une personne de contact pour les aspects logistiques (avant, pendant et après l'activité)
L'entité qui organise l'événement se charge de l'accueil des participants
L'entité qui organise l'événement s'engage à remettre l'espace en l'état, à la fin de l'activité
La BSPO désigne également une personne de contact pour l'encadrement de l'activité. S'il s'agit d'un étudiant-jobiste, l'entité organisatrice s'engage à couvrir les frais (tarif : 9,93 € / heure)
L'événement ne peut réunir que 40 personnes maximum, étant donné la capacité de la salle (et afin de garantir un confort correct)
Le local catering peut être mis à disposition. L'entité organisatrice se charge des aspects liés au catering (contact traiteur, commande, etc.)
Pour les éventuelles pause-café, l'Espace Détente peut être mis à disposition

Informations générales

Entité demandeuse *

Personne de contact UCLouvain de l'entité *

Adresse e-mail *

Numéro de téléphone *

Informations sur l'événement

Type d'événement *

Date de réservation *

Day

Month

Année

Heure de début *

Hour

Minute

Heure de fin *

Hour

Minute

Durée de l'événement

Nombre de participants *

Public hors-UCLouvain *

Oui

Non

Nombres de personnes hors-UCLouvain

Espace(s) souhaité(s)

Niveau 1 *

Salle "séminaire" (max. 40 places assises)

Espace détente (disponible sur demande)

Catering (équipement par défaut : évier, table, prises électriques - tout autre matériel doit être fourni par l'entité organisatrice)

Questions/remarques

Divers

Pour un service optimal, vous désirez (plusieurs choix possibles)

Un montage/installation avec jobiste (9.93€/h)

Une visite guidée des espaces avant l'événement

Un accès la veille pour préparation

Autres

Autres *

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