Organiser un événement académique / scientifique

BSPO

Dans le cadre des mesures sanitaires covid-19 : les codes couleurs sont d'application selon les modalités ci-dessous.

A partir du lundi 19 avril 2021, l'université est en CODE ORANGE.



 

Espaces et matériel mis à disposition
Espace "Séminaire et Valorisation"
  • Max. 0 personnes [mesures covid-19 code orange]
  • Mobilier modulable (permettant différentes configurations)
Espace Détente (pour les éventuelles pause-café) [mesures covid-19 : fermé en code orange ; disponible sur demande en code jaune]
1 écran mobile avec webcam
Tout autre matériel nécessaire au déroulement de l'activité doit être prévu et fourni par l'entité organisatrice

Modalités pour planifier un événement
  • La demande doit être introduite via le formulaire en ligne ci-dessous
  • La demande doit être effectuée par un membre de l'UCLouvain
  • La demande doit être introduite une semaine minimum avant la date de l'activité
  • L'activité doit se dérouler pendant les heures d'ouverture durant l'année académique :
    • Lundi : 10h30 - 19h30
    • Du mardi au jeudi : 8h30-19h30
    • Vendredi : 8h30 - 17h
  • L'événement doit être organisé en dehors des périodes de blocus et d'examens suivantes :
    • Du 14 décembre 2020 au 29 janvier 2021
    • Du 5 au 16 avril 2021
    • Du 17 mai au 25 juin 2021
  • Pour des raisons pratiques et d'organisation interne, l'acceptation de la demande est soumise à l'évaluation et à l'approbation de la direction (réponse dans les 24h suivant la réception de la demande)
  • L'entité qui organise l'événement doit désigner une personne de contact pour les aspects logistiques (avant, pendant et après l'activité)
  • L'entité qui organise l'événement se charge de l'accueil des participants
  • L'entité qui organise l'événement s'engage à remettre l'espace en l'état, à la fin de l'activité
  • La BSPO désigne également une personne de contact pour l'encadrement de l'activité. S'il s'agit d'un étudiant-jobiste, l'entité organisatrice s'engage à couvrir les frais (tarif : 9,93 € / heure)
  • L'événement ne peut réunir que 0 personnes maximum, étant donné la capacité de la salle (et afin de garantir un confort correct) [mesures covid-19 code orange]
  • Le local catering peut être mis à disposition. L'entité organisatrice se charge des aspects liés au catering (contact traiteur, commande, etc.)
  • Pour les éventuelles pause-café, l'Espace Détente peut être mis à disposition

 

Informations générales

Informations sur l'événement

Espace(s) souhaité(s)

Divers

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