FAQ

Organisation sur place

Consultez les plans de chaque bibliothèque testeuse : BDRT - BSS - BFLT - BTEC.

Réservation de la place

Non. Seules 4 bibliothèques testent actuellement le système de réservation des places : la BDRT, la BFLT et la BTEC sur le site de Louvain-La-Neuve ainsi qu’à la BSS sur le site de Woluwe. À Louvain-La-Neuve, on ne peut réserver une place que dans la bibliothèque de la faculté où on est inscrit, par ex. seul·es les étudiant·es de FIAL peuvent réserver une place dans la BFLT. À Woluwe, la réservation est ouverte à la communauté UCLouvain.

Avant de réserver (ou au moment de réserver), consultez les plans de chaque bibliothèque testeuse : BDRT - BSS - BFLT - BTEC.

Si vous ne possédez pas de smartphone, vous pouvez réserver votre place de travail individuel par deux moyens :
- soit en vous connectant sur le site internet d’Affluences de votre bibliothèque.
- soit en vous adressant à l’accueil de la bibliothèque où un membre de l’équipe effectuera la réservation et la validation à votre nom.

Vous pouvez réserver votre place de travail en ligne en vous connectant sur le site internet d’Affluences de votre bibliothèque. Vous procédez ensuite à votre réservation.

La version actuelle de l’application Affluences (5.7.7) est compatible :
- avec Android 4.3 (sorti en 2012) ou supérieur.
- avec IOS 10.0 (sorti en 2016) ou supérieur.

Oui. Toutefois, planifier votre visite quelques jours à l'avance vous garantira plus de choix de places et d'horaires !

Non. Chaque bibliothèque qui propose le système de réservation de places de travail individuel laisse de nombreuses tables libres à la disposition de tou·tes les utilisateur·rices. Les tables réservables sont identifiables grâce à un sticker.

Il y a 2 raisons pour lesquelles votre réservation peut être annulée par le système :
1. Si vous avez effectué votre réservation en ligne (plutôt que via l’appli), vous devez la reconfirmer à partir du mail de confirmation que vous recevez. La réservation s’annule automatiquement si vous ne confirmez pas celle-ci dans les 2 heures qui suivent votre demande.
2. Votre réservation expire après 30 minutes de retard si vous ne validez pas votre présence sur place.

Jusqu’à 14 jours à l’avance.

Chaque personne peut réserver jusqu’à 20 heures par semaine dans “sa” bibliothèque.

Non. Il n’est pas possible d’effectuer plusieurs réservations à la fois pour soi et pour d’autres personnes car la procédure de réservation est liée à l’adresse mail (student.)uclouvain.be.

Affluences ne permet pas de modifier une réservation confirmée. Par contre, on peut l’annuler et en placer une nouvelle. Pour annuler une réservation placée en ligne, cliquer sur le bouton ad hoc dans le mail de confirmation reçu. Pour annuler une réservation placée via l'application, sélectionner la réservation en question dans la liste des réservations et appuyer sur le bouton "annuler".

À ce stade, Affluences ne permet malheureusement pas de consulter le “solde” de son quota. Chaque personne doit tenir à l’œil le nombre d’heures de réservation qu’elle a déjà utilisées dans la semaine. Lorsque le quota est atteint, les demandes de nouvelle réservation sont refusées par Affluences et un message d’avertissement apparaît (“Vous avez atteint votre quota hebdomadaire de 20h00”).

Le mail a peut-être été classé dans les spams par votre messagerie. Sinon, adressez-vous à l’accueil de la bibliothèque pour savoir si votre réservation est bien passée.

Ma place réservée

Rendez-vous sur la page de votre bibliothèque dans Affluences (via le site, ou l’application) et cliquer sur le bouton “réserver”. Trouvez la référence de la place désirée et vérifiez sa disponibilité. Si la place est libre, réservez-la directement et validez ensuite votre présence. Si elle est déjà prise, cherchez une autre place réservable.

Non. Les places réservables doivent être réservées si on veut les occuper ! D’autres places sont disponibles sans réservation. Pour savoir lesquelles : consultez-les informations de réservations propres à chaque bibliothèque testeuse : BDRT, BSS, BFLT et BTEC.

La validation permet d’attester que vous êtes présent.e en bibliothèque pour occuper la place. Sans cette étape, Affluences considère que vous n’êtes pas là et procède à une annulation automatique après 30 minutes de retard. Pour valider votre présence : un code QR est affiché à plusieurs endroits de la bibliothèque (stickers sur les places réservables, zone d’accueil, …).

Présentez-vous à l’accueil de la bibliothèque, la validation peut y être faite pour vous.

Comme il y a obligation de réserver ce type de place, la priorité d’occupation est accordée à la personne qui a réservé. Vous pouvez donc demander à la personne qui l’occupe de vous la céder. En cas de besoin, rendez-vous à l’accueil de la bibliothèque pour signaler le problème.

Tous les détails du fonctionnement de ce système dans les bibliothèques testeuses :

BDRT

BSS

BFLT

BTEC