L'entrée aux Archives de l'UCLouvain est libre moyennant prise d'un rendez-vous puis inscription sur place ; s'adresser aux archivistes. La consultation des fonds et collections dans la salle de lecture des Archives est régie par un règlement d'ordre intérieur.
La consultation des documents est soumise à l'autorisation du déposant ou, à défaut, à celle de l'archiviste, dans le respect des règles prévues par la loi, notamment concernant la protection de la vie privée. La reproduction de documents est autorisée (saisies numériques) uniquement dans le cadre d'un usage privé ou scientifique. Des reproductions de qualité supérieure peuvent être réalisée par les Archives sous certaines conditions. Toute diffusion publique d'un document doit faire l'objet d'une autorisation particulière. Le prêt de documents est interdit sauf dans le cadre d'exposition, où le prêt est alors régi par des conditions particulières.
Les archives de l'administration de l'UCLouvain ne sont consultables qu'avec l'autorisation du service ou de l'entité qui les a émises.
Pour toute demande de diplômes, d'attestations de fréquentation ou de relevés de notes, il convient de s’adresser au secrétariat facultaire concerné. Les Archives ne délivrent pas de diplômes ou d'attestations.