La liste des fonds et collections conservés par les Archives de l'UCLouvain est à présent disponible sur le catalogue AtoM. Les inventaires y sont progressivement intégrés, de nombreux étant déjà accessibles.
Les Archives disposent également d'un portail de valorisation pour ses fonds et collections qui font l'objet d'une numérisation : UCL Archives. Un site spécifique est également en cours de construction au sujet de l’histoire de la Faculté de médecine. Il remplacera à terme l’ancien site d’histoire de la Faculté réalisé par Jean-Jacques Haxhe (1930-2015).
Les Archives conservent des documents de toute nature (textuel, photographique, visuel ou audiovisuel, mais aussi des objets) et sur tout support (papier, électronique) répartis dans des fonds et des collections. Il s’agit :
- de fonds et collections concernant l'Université ancienne de Louvain (1425-1797), l'Université d'État de Louvain (1817-1835) et l'Université catholique de Louvain unitaire (1834-1968) dévolues à l'UCLouvain au terme du partage avec la KU Leuven ;
- d’archives générées par l'Université catholique de Louvain depuis 1968 (archives rectorales, archives de l'administration centrale, archives facultaires, archives des instituts et des centres de recherche) ;
- d’archives personnelles (dons ou legs de personnalités, professeurs ou étudiants de l'université), de pièces isolées acquises ou reçues ;
- de documents possédant une valeur culturelle propre (collections de manuscrits, fonds dits « externes » concernant des sujets variés non liés à l’Université).
L’ensemble est rassemblé au sein de fonds et de collections.
Les fonds
Un fonds d’archives est un ensemble de documents produits, reçus ou rassemblés par un même « producteur ».
Les fonds d’archives sont répartis dans quatre séries distinctes.
Les Fonds de l’institution (FI) concernent l’UCLouvain et ses membres. Il s’agit de fonds à propos de l’administration de l’université à tous les niveaux (direction, organes centraux, entités d’enseignement ou de recherche) et de l’activité (enseignement, recherche, service à la société) ou de la vie (notamment associative) de ses membres, qu’il s’agisse de professeurs, de chercheurs, du personnel administratif ou des étudiants. Certains fonds sont plutôt des fonds dits « privés », c’est-à-dire versés par un (ou des) particulier, tandis que d’autres sont plutôt des fonds dits « administratifs », versés régulièrement par les entités constituant l’université.
Les Fonds extérieurs (FE) comprennent des documents confiés aux Archives de l’UCLouvain par des instances et des particuliers, sans relation directe avec l’histoire de l’Université, mais présentant un intérêt à être conservés.
Les Fonds déposés (FD) sont des fonds dont les Archives assurent la bonne conservation. Ils ont été déposés par des entités de l’UCLouvain ou par des tiers qui souhaitaient, en outre, les rendre facilement accessibles aux lecteurs, via la salle de lecture des Archives. Toutefois, ces entités en conservent la gestion (et la propriété dans le cas des tiers à l’UCLouvain), et délivrent notamment les autorisations de consultation.
Les Fonds gérés (FG) sont des fonds qui ne sont pas conservés aux Archives de l'UCLouvain, mais dont les Archives sont partiellement responsables, en co-gestion avec d'autres entités.
Les Collections
Une collection d’archives est un ensemble de documents rassemblé, généralement par l’archiviste, selon leur support (à des fins de conservation spécifique) ou selon une thématique précise. C’est dans ces buts qu’ont été constituées des Collections (CO) aux Archives. Elles contiennent principalement des documents concernant l’UCLouvain, mais certaines aussi des documents tout à fait extérieurs.
Une importante collection d’archives a été constituée notamment afin d’accueillir et regrouper des séries de documents concernant le fonctionnement de l’UCLouvain et susceptibles d’exister en de multiples exemplaires qu’il n’est pas utile de conserver. Il s’agit par exemple des Annuaires et Programmes d’études de l’UCLouvain depuis 1834, des règlements, des procès-verbaux des différentes instances de direction et entités de l’Université, de publications promotionnelles, etc. Elle comporte aussi des dossiers bio-bibliographiques à propos des professeurs. Les autres collections contiennent documents visuels et audiovisuels, cours (depuis le 17e siècle), affiches, journaux, peintures, gravures, objets scientifiques, matériels pédagogiques, diplômes, médailles, drapeaux, emblèmes, mobiliers, vêtements, manuscrits, papyrus.