Règlement d’ordre intérieur de la salle de lecture des Archives
de l’Université catholique de Louvain
1. La salle de lecture des Archives est habituellement accessible du lundi au vendredi de 9h à 12h15 et de 13h15 à 16h30, uniquement sur rendez-vous.
2. Lors de la première visite, le lecteur doit remplir une fiche d'inscription et présenter une pièce d'identité (pour les membres de la communauté UCLouvain, la carte de membre du personnel ou la carte d'étudiant·e peut suffire). Toute demande de fonds et de documents se fait par le biais d'une demande de consultation (formulaire à compléter) qui doit être motivée et accompagnée des autorisations éventuelles nécessaires, avec indication de la cote des documents souhaités.
3. À chaque visite, le lecteur doit indiquer l'objet de sa présence et compléter une nouvelle demande de consultation s'il souhaite consulter de nouveaux documents.
4. Le lecteur doit déposer ses effets personnels au vestiaire (casier et porte-manteau disponibles).
Les Archives de l'UCLouvain déclinent toute responsabilité en cas de dégâts ou de vols concernant les effets personnels des lecteurs. Le lecteur peut disposer pour travailler en salle de lecture de crayons noirs, de feuilles volantes ou fiches, d'un ordinateur portable sans housse et d'un appareil photographique. Le lecteur peut apporter un bloc-notes ou ses propres notes en les présentant en fin de visite. Il peut lui être demandé d'ouvrir l'ordinateur portable à la sortie.
5. La salle de lecture étant une salle de travail, il est demandé de veiller à un respect mutuel : les discussions se font à voix basse, les téléphones sont en mode silencieux et les communications ont lieu en extérieur.
6. Il est interdit de boire, de manger, de fumer ainsi que d'introduire des animaux dans les locaux des Archives de l'UCLouvain.
7. Le lecteur consulte uniquement les documents qu'il a personnellement demandés. Les échanges de documents entre lecteurs sont interdits.
8. Le lecteur n'a accès qu'à la seule salle de lecture.
9. Le lecteur peut, après avoir introduit une demande auprès d'un archiviste, demander un accès personnel temporaire à Internet. Une procédure interne d'autorisation sera alors suivie. Cette connexion ainsi que le matériel mis à la disposition des lecteurs ne peuvent servir qu'à leur recherche et doivent être utilisés de manière à respecter le travail de tous.
10. Le prêt de documents conservés aux Archives de l'UCLouvain est interdit sauf dans le cadre d'expositions. Le prêt est alors régi par des conditions particulières.
11. Les archivistes peuvent aider et orienter le lecteur dans ses recherches, mais ne les effectuent pas à sa place.
12. Le lecteur veille à conserver en l'état les documents qui lui sont confiés. Il est interdit de poser ses feuilles de notes sur les documents d'archives, d'y porter des annotations ou de les décalquer. Le lecteur devra répondre de toute dégradation apportée aux archives pendant son utilisation.
13. Au terme de chaque visite, le lecteur remet à l'archiviste les documents replacés dans leur dossier ou leur boîte en respectant le classement d'origine. Toute anomalie, disparition ou présence de contenus à caractère confidentiel doivent être signalée. Si la consultation n'est pas terminée, les documents peuvent être réservés pour autant que le lecteur s'engage à revenir endéans les deux semaines qui suivent.
14. Les documents d'archives sont mis en consultation dans la salle de lecture conformément 1) aux modalités de la convention existant entre les Archives de l'UCLouvain et le dépositaire ou donateur ; 2) aux règles régissant les archives de l'institution et à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et/ou des normes belges ou européennes applicables. Les archives de l'administration de l'UCLouvain ne sont consultables qu'avec l'autorisation de l'entité qui les a émises et, uniquement dans certains cas, sur autorisation de !'Archiviste de l'UCLouvain.
15. Les informations personnelles récoltées dans le cadre de la consultation (dont la fiche d'inscription) sont traitées uniquement aux fins d'une gestion interne et d'une information versée dans le « dossier zéro » du fonds consulté. Elles sont traitées conformément à la législation applicable en matière de droit à la vie privée, et notamment au Règlement général sur la protection des données et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Elles ne sont pas transmises à des tiers et sont conservées de manière pérenne. Pour l'exercice de ses droits ou toute question relative à ses données personnelles, le lecteur peut contacter les Archives de l'UCLouvain à l'adresse suivante : archives@uclouvain.be
16. L'archiviste peut refuser la consultation de documents originaux ou en interdire leur reproduction soit en raison du mauvais état de certains documents, soit en raison du caractère confidentiel des données. Dans certains cas, les documents seront donnés à consultation après une procédure d'anonymisation et/ou en respect d'une convention spécifique signée avec le lecteur.
17. La reproduction (saisies numériques) de documents est autorisée uniquement dans le cadre d'un usage privé ou scientifique avec l'accord des archivistes et en respectant les conventions établies. La reproduction est réalisée de manière « fragmentaire », en toute innocuité pour le document et dans le respect de la législation en matière de droit d'auteur. Copie de ces prises de vue doit être déposée aux Archives de l'UCLouvain.
18. La publication, sous quelque forme que ce soit, de reproduction de documents conservés aux Archives de l'UCLouvain doit faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique.
19. Toute publication sous quelque forme que ce soit et toute autre forme de production utilisant, citant et/ou basée en tout ou en partie sur des documents conservés doit l'indiquer comme source en reprenant la cote, le fonds et sa conservation au sein des Archives de l'UCLouvain. De plus, un exemplaire du document produit est à déposer aux Archives de l'UCLouvain.
20. Le lecteur utilise les archives uniquement selon les modalités et pour les finalités qu'il a explicitées dans sa fiche de consultation. Le lecteur s'engage à s'abstenir de communiquer des informations confidentielles et à respecter toute anonymisation de traitements des données qui lui sera imposée. De manière générale, les utilisations à fin commerciale ne sont pas autorisées.
21. Les Archives de l'UCLouvain et les archivistes ne peuvent en aucun cas être tenus responsables des atteintes au droit d'auteur pratiqué par le lecteur. De même, les Archives de l'UCLouvain ne seront en aucun cas tenues responsables de l'utilisation faite par des tiers des archives que les Archives de l'UCLouvain leur ont communiquées conformément au présent document.
22. Les Archives de l'UCLouvain ne garantissent pas qu'elles disposent des droits intellectuels sur les archives. Par conséquent, le lecteur est seul responsable de l'obtention des autorisations nécessaires et/ou du respect de la législation sur les droits intellectuels s'il entend reproduire, modifier, distribuer et/ou communiquer au public des archives.
23. En tout état de cause, le lecteur est seul responsable des utilisations qu'il fait des archives. Il souscrit à un abandon de recours en faveur des Archives de l'UCLouvain contre toute plainte ou condamnation dirigée contre les Archives de l'UCLouvain en raison des utilisations des archives faites par le lecteur.
24. Les archivistes peuvent suspendre voire interdire définitivement l'accès à toute personne ne respectant pas le règlement.