Consignes pour l'organisation d'événements

À quoi devez-vous penser avant d’organiser une activité de type conférence, colloque, défense de thèse, etc. ?

Désignation d’une personne responsable

Pour chaque activité, l’organisateur·trice doit désigner une personne chargée du respect des règles sanitaires avant et pendant l’activité.

Règles sanitaires

  • Port du masque et respect de la distance physique entre les personnes de 1,50 mètre en tout temps
  • Drinks, réceptions et autres activités de type catering sont suspendues
  • Les coordonnées, qui peuvent se limiter à un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, des personnes devront être enregistrées à l’arrivée et conservées pendant 14 jours calendrier afin de faciliter toute recherche de contact ultérieure.
    Ces coordonnées ne peuvent être utilisées à d’autres fins que la lutte contre la COVID, elles doivent être détruites après 14 jours calendrier et les personnes doivent expressément donner leur accord.
    Les personnes qui le refusent se voient l’accès refusé.

En cas de doute, une demande précise peut être transmise à facilitateur@uclouvain.be.

Nombre de participant·es

Le nombre maximal de participant·es est de 40 en intérieur (sauf si un protocole pour un secteur ou une activité y déroge) et de 400 en extérieur, à la condition d’être organisé dans le respect des règles sanitaires.

Autorisation communale

Si l’événement a lieu sur la voie publique, l'autorisation préalable des autorités communales compétentes est requise. L’événement devra être évalué via la matrice « Covid Event Risk Model (CERM) » et ce document devra accompagner la demande.

À cet égard il convient de veiller au respect un délai avant la date prévue pour l'événement :

Documents et liens