COVID-19 : Informations pour le personnel

Dès la rentrée académique, tous les sanitaires de l'UCLouvain seront déjà nettoyés deux fois par jour. La fréquence du nettoyage est donc doublée par rapport à la situation d’avant COVID. 

Dans chaque bloc sanitaire, une solution nettoyante est mise à disposition des utilisateurs qui le souhaitent.

Aux postes de travail personnels, là où la distance d'1.5 m peut être respectée, le masque peut être enlevé. Par "poste de travail personnel", on entend le bureau, le plan de travail, la hotte, la paillasse ou tout équipement sur lequel on travaille habituellement ainsi que sa place assise dans une salle de réunion.

Certains cas particuliers peuvent requérir des dispositions spécifiques en termes de port de masques au travail. Le cas échéant, la ligne hiérarchique informera des dispositions spécifiques à prendre.

L’isolement concerne la personne testée positive à la COVID ou présentant des symptômes évocateurs de la COVID.

La quarantaine concerne la personne non testée et asymptomatique, mais qui a eu un contact direct à haut risque avec une personne testée positive à la COVID. Le contact est considéré comme à « haut risque » s’il est d’une durée cumulative égale ou supérieure à 15 minutes et à une distance inférieure à 1,5 mètres sans port du masque dans le chef de l’une ou des deux personnes. Le contact peut également être considéré comme « à haut risque » par l’application « Coronalert ». Dans les autres cas, le contact est considéré comme à « bas risque ».

Pour davantage de détails, consultez la fiche de Sciensano.

A l'UCLouvain, le télétravail est possible, soit sur base structurelle via l'établissement d'une convention de télétravail, soit sur base occasionnelle, moyennant l’accord préalable du ou de la responsable hiérarchique. Le ou la responsable peut refuser parce que la fonction du membre du personnel ne s’y prête pas ou parce que les nécessités du service ou de l’entité ne le permettent pas.

En cas de symptômes, vous ne pouvez pas vous rendre au travail et vous devez vous isoler. Vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence et justifier celle-ci par un certificat médical à transmettre à l'ARH.

Vous devez l’inviter à consulter un médecin et à se mettre en isolement. En ce qui vous concerne, vous ne devez pas être en quarantaine, sauf si, dans le cas précis où cette personne symptomatique vit sous le même toit, le médecin le demande.

Le fait d'être "proche" n'est pas le critère pertinent pour juger des mesures à prendre. Il convient plutôt de voir la nature des contacts : une personne doit se placer en quarantaine si elle a eu un contact direct à haut risque avec une personne testée positive (et donc en isolement). Le contact qui n'est qu'indirect (contact avec une personne en quarantaine) n’entraîne par contre pas de mise en quarantaine.

Tous les "proches" d'une personne positive ne doivent donc pas forcément se placer en quarantaine ; ne devront le faire que celles et ceux, parmi ces proches, qui ont eu un contact direct à haut risque avec elle.

Attention : le fait de vivre sous le même toit qu'une personne testée positive est considéré par défaut comme un contact direct à haut risque. Si le ou la proche en question est positif·ve et vit sous le même toit que vous, vous devez donc vous placer en quarantaine.

En outre, si vous vivez sous le même toit qu'une personne malade en attente des résultats d'un test, la quarantaine est également recommandée immédiatement. Il n'y a que dans cette situation très particulière qu'une quarantaine est prévue lors d'un contact à haut risque avec une personne supectée à la covid 19.

Il n'est pas autorisé de se placer en "auto-quarantaine" (même si vous pouvez vous identifier comme contact direct à haut risque). L'auto-quarantaine, qui traduit la décision unilatérale de ne pas se rendre sur le lieu de travail, n'apparaît pas dans la législation du travail et n'est pas un droit du membre du personnel. A la demande du ou de la responsable hiérarchique, toute absence doit être motivée par un certificat de quarantaine. Sinon, il est possible de télétravailler de façon ponctuelle, moyennant l’accord préalable du ou de la responsable hiérarchique, ou encore de prendre congé.

Si vous avez été en contact dans les 48 dernières heures avec une personne proche qui s’est révélée positive, s’agissant d’un contact direct à haut risque, vous devez vous placer en quarantaine pendant 10 jours à dater du jour du dernier contact avec la personne positive et vous faire tester au plus tôt le 7e jour.

Vous devez envisager avec votre responsable hiérarchique les possibilités de télétravail et, s'il ou elle le demande, vous devez envoyer un certificat de quarantaine à l'ARH.

Si vous avez des symptômes et que vous êtes en incapacité de travailler, vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence et justifier celle-ci par un certificat médical à transmettre à l'ARH.

Si vous n’êtes pas malade ou que vous avez des symptômes légers vous permettant de travailler, vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence, vérifier avec lui ou elle si le télétravail occasionnel peut être mis en place et, s'il ou elle le demande, transmettre un certificat de quarantaine à l'ARH.

La quarantaine (en raison d'un contact à haut risque) prend fin 10 jours après le dernier contact à haut risque et si le résultat du test, réalisé au plus tôt le 7e jour, est négatif. A ce moment, soit vous restez chez vous en télétravail ponctuel avec l'accord de votre responsable hiérarchique, soit vous revenez au travail en présentiel. Dans tous les cas, une vigilance accrue est demandée pendant les 4 jours qui suivent.
L'isolement en cas de symptômes et de test COVID positif prend fin 7 jours après le début des symptômes à la double condition que la fièvre éventuelle ait disparu depuis le 4e jour et que les autres symptômes éventuels se soient atténués.
L'isolement en cas de symptômes et de test COVID négatif prend fin dès que l'état de santé le permet, sauf en cas de suspicion de faux négatif.

Vous devez informer sans délai votre responsable hiérarchique qui prévient le Vice-Recteur à la Politique du Personnel, dans le strict respect de la confidentialité à des fins de monitoring de l’infection au sein de l’université.

Si vous êtes en incapacité de travail, un certificat médical doit être transmis à l'ARH.

Si vous n’êtes pas malade ou que vous avez des symptômes légers vous permettant de travailler, vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence, vérifier avec lui ou elle si le télétravail occasionnel peut être mis en place et, si il ou elle le demande, transmettre un certificat de quarantaine à l'ARH.

Le responsable hiérarchique doit, dans le strict respect de la confidentialité de la personne porteuse du virus, informer son équipe ainsi que, à des fins de monitoring de l’infection au sein de l’université, le Vice-Recteur à la Politique du Personnel.

Vous pouvez envoyer vos questions à personnel-sante@uclouvain.be.

A ce jour, un·e enseignant·e qui donne cours doit en effet porter un masque.

Il est conseillé aux enseignant·es de se laver les mains avant et après le cours, au savon, dans les sanitaires qui sont nettoyés intégralement deux fois par jour.

En cas de besoin, du gel hydroalcoolique est aussi disponible à l’entrée des auditoires/salles de TP. Des distributeurs à pied seront placés devant les grands auditoires.

Le nettoyage des auditoires, salles de TP, bibliothèques et salles infos, tablettes et tables comprises, est assuré par le service de nettoyage tous les jours.

Le nettoyage de la table utilisée pour donner cours est laissé à la charge de chacun·e après son cours. Des vapos de produit nettoyants sont disponibles dans les facultés.

Dans les salles informatiques et les locaux de TP, des distributeurs de papier essuie-tout et de produit nettoyant antistatique seront installés pour nettoyer les surfaces et les claviers des ordinateurs.

Les auditoires bénéficient d’un système de ventilation calculé pour répondre aux besoins d’une situation sanitaire comme celle qui nous occupe.

Non, il ne faut pas prendre les présences. C'est l'équipe santé du Service d'aide qui est en charge de la gestion et du tracing des cas positifs le cas échéant. Il est uniquement demandé aux enseignant·es mis au courant par un·e étudiant·e de leur positivité au COVID de prévenir la direction administrative de la faculté.

Si l'enseignant·e reçoit l'information d'un·e étudiant·e selon laquelle il ou elle est positif·ve au COVID, l'enseignant·e en informe la direction administrative de la faculté. Celle-ci saisira l’équipe santé du Service d’aide.

Vous trouverez la capacité des auditoires en fonction des codes sanitaires ainsi que leurs caractéristiques techniques (dont leur équipement), à partir de l’adresse suivante : https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adpi/auditoires.html). Ces informations sont présentées par site.

Concernant le matériel audiovisuel permettant la retransmission d’une activité, tous les auditoires à gradin (G) seront équipés à partir du 14 septembre 2020 du système « Poly Studio » qui permet de filmer le cours pour une retransmission par Teams : la caméra fait automatiquement le focus sur l’enseignant, mais elle peut aussi rester en plan fixe sur le tableau moyennant une simple commande. Cet équipement sera géré par GPLO.  

Pour toute demande de réalisation d’un test d’utilisation du poly studio en situation réelle, dans les auditoires déjà équipés : un mail au 8787@uclouvain.be (gestion auditoire).

D’autre part, des sacs à dos contenant un matériel mobile seront disponibles, à partir du 14 septembre, à l'accueil des facultés (à réserver préalablement) pour les cours donnés dans des auditoires à mobilier mobile, à fond plat ou en gestion facultaire. Ce matériel permettra une retransmission par Teams également dans de bonnes conditions. 

Des ressources et formations sont proposées par le Louvain Learning Lab. 

Dès son inscription à l’université, mais sans attendre la validation du dossier par SIC, les étudiant·es primo-arrivant·es de bac 1 et de master recevront un NOMA provisoire leur permettant de se connecter aux plateformes et de recevoir ainsi l’information relative à l’organisation des cours.

L’enseignant·e ne doit rien faire ; c’est l’étudiant·e qui doit s’inscrire aux cours, aux classes Teams et aux cours Moodle, au départ de liens qui lui sont renseignés.

Le Service d’aide aux étudiant·es peut analyser leur état de besoin et, le cas échéant, leur fournir une aide, financière ou autre, afin d’obtenir un PC. Les étudiant·es concerné·es sont invité·es à soumettre une demande ici.

En attendant, ils et elles ne doivent pas hésiter à se rendre dans les salles informatiques de l’Université en respectant les règles sanitaires en vigueur.

Si vous revenez d’une zone rouge, vous devez vous placer en quarantaine pour 10 jours et vous faire tester au plus tôt le 7e jour. Pour plus d’informations, consultez le site du SPF Affaires étrangères.

En cas de test obligatoire, il est demandé qu’il soit réalisé en Belgique.

Les voyages professionnels ou privés de moins de 48h en Europe sont autorisés peu importe la couleur de la zone concernée, sans quarantaine ni test obligatoires au retour. Aucun Passenger Locator Form n'est par ailleurs requis, sauf si vous voyagez en avion ou en bateau.

Si vous résidez en zone rouge dans un pays limitrophe, le trajet jusqu’à votre lieu de travail et retour est considéré comme un voyage essentiel. Cela implique que vous pouvez vous rendre à votre travail en Belgique normalement et que vous n’êtes pas tenu·e de respecter une période de quarantaine ni d’effectuer un test. Vous devez cependant demander une attestation justifiant le voyage essentiel.

En cas de test obligatoire, il est demandé qu’il soit réalisé à l’arrivée en Belgique et non dans le pays d’origine.

Si vous souhaitez des masques en tissus, contactez par e-mail le SIPP.

Des masques en papier sont également disponibles via le service ACHA. Ces masques (type II R) peuvent être obtenus au bâtiment Lavoisier à LLN (ouvert de 9 à 12h00). Ils font partie d’un achat groupé organisé par l’Union Wallonne des Entreprises et correspondent aux exigences requises en matière sanitaire COVID 19.

Ils sont vendus par boite de 50 pièces au prix de 31,8 € TVAC. Pour le moment et afin de satisfaire le maximum de gens, la commande est limitée à 5 boites de 50 pièces.

Le port du masque est obligatoire pour les enseignant·es sauf avec les grands groupes-classes de plus de 50 étudiant·es, dans les auditoires qui permettent une distance de 3m avec les étudiant·es.

Néanmoins, des visières sont disponibles pour les enseignant·es qui :

• Bénéficient d’un certificat contre-indiquant le port du masque ;
• Souhaiteraient porter une visière dans un auditoire où le port du masque n’est pas obligatoire (qui permet une distance de 3m avec les étudiant·es) ;
• Souhaiteraient porter une visière en plus du masque.

Les visières sont disponibles et à aller retirer :

• Au magasin Lavoisier à LLN ;
• Au magasin central à Woluwe ; 
• Chez Marc Francq à Mons ;
• Chez Vincent Filleul à Tournai ;
• Au secrétariat à St-Gilles.

Le service ACHA peut vous fournir de la solution nettoyante ou désinfectante.

Pour obtenir de la solution hydro-alcoolique, il y a lieu de faire une demande via ce formulaire.

300 distributeurs de 5L ont été implantés dans les espaces à forte densité d’occupation, aux endroits où le lavage à l’eau et au savon n’est pas possible (bibliothèques, salles informatiques, auditoires, Learning centers, etc.). 5L, ça représente 4000 pulvérisations. Il est demandé aux entités d’éviter d’acheter de manière décentralisée des distributeurs supplémentaires pour des raisons de suivi d’approvisionnement, de coût d’installation et de prévention incendie. Vous souhaitez obtenir un distributeur de 5L supplémentaire ? Vous pouvez motiver votre demande à l’adresse sipp-lln@uclouvain.be. Celle-ci sera analysée en fonction de la situation locale (flux de circulation, densité d’occupation, localisation souhaitée, alternative possible).

Lavage des mains ou solution hydro-alcoolique ?

De manière générale, le lavage des mains à l’eau et au savon est à privilégier sur l’utilisation de gel hydro-alcoolique. À partir de 2 à 3 utilisations quotidiennes, le gel assèche les mains et peut provoquer certains eczémas chez les personnes qui ont déjà des problèmes de sécheresse de peau.

Prévention incendie

La solution hydra-alcoolique est un produit inflammable. Les mesures de prévention :

• Ne pas stocker plusieurs flacons dans vos locaux ;
• Éviter tout point chaud ou présence de flamme nue ;
• Déplacer les flacons dans des récipients fermés hermétiquement dans des bacs de rétention.

En cas d’épanchement :

• Essayer de contenir la flaque ;
• Prévenir la permanence.

En cas d’incendie :

• Former le numéro d’appel d’urgence ;
• S’assurer que les portes coupe-feu sont fermées ;
• Ne pas utiliser d’eau ;
• Utiliser les extincteurs si vous êtes formé·e.

L'utilisation de tels gants donne un faux sentiment de sécurité et on ne se lave plus ou moins les mains, alors qu'avec la main gantée on peut aussi toucher sa bouche, son nez ou ses yeux. On peut également toucher les poignées de portes, robinets et autres surfaces de contact et ainsi contribuer à la propagation du virus.

Pour ces raisons le port des gants est fortement déconseillé dans les couloirs, halls techniques, lieux publics de l'UCLouvain.

S'ils doivent être portés, ils le sont uniquement pour une activité précise, une tâche spécifique, à usage unique et ils doivent être jetés directement et systématiquement après chaque utilisation.

A noter encore que, sur base des connaissances actuelles, sur un papier sec ou du carton, à température ambiante de + ou – 20 °C et humidité ambiante de 50- 60%, le virus ne dépasse pas une survie de quelques heures à 24 h au plus. Les durées supérieures que l’on trouve dans certaines études ont été mesurées dans des conditions de chaleur et d’humidité idéales pour les virus (35 à 37 °C – humidité relative de 70 à 100 %), qui ne se rencontrent en principe pas dans les locaux UCLouvain.

Si vous ne pouvez exercer votre fonction en télétravail à domicile et que votre présence est donc requise sur votre lieu de travail, vous devez demander à votre responsable hiérarchique une attestation de déplacement. Il existe deux modèles d’attestation : une attestation ordinaire et une attestation pour travail nocturne. Les membres du personnel résidant en France doivent en outre remplir l’attestation française de déplacement.

Merci de privilégier l'envoi par courrier électronique (un scan ou une photo de qualité de votre certificat) à l'adresse certificats-medicaux@uclouvain.be 

Vous avez différentes possibilités :

• Le télétravail, avec l’accord de votre responsable hiérarchique
• Les congés impérieux (4 jours rémunérés et 6 non rémunérés pour un temps plein)
• Les congés annuels
• Le chômage temporaire pour force majeure (voir le site de l'ONEM pour davantage d'infos et pour télécharger l'attestation à compléter par l'école ou la crèche). Si vous souhaitez l’activer, merci de prendre contact avec votre gestionnaire de rémunérations.

Vous avez différentes possibilités :

• Le télétravail, avec l’accord de votre responsable hiérarchique
• Les congés impérieux (4 jours rémunérés et 6 non rémunérés pour un temps plein)
• Les congés annuels
• Le chômage temporaire pour force majeure (voir le site de l'ONEM pour davantage d'infos). L’école ne doit pas fournir de formulaire spécifique mais attention, le recours au chômage temporaire pour la garde d’un enfant est uniquement possible pour la période de prolongation des vacances scolaires, et non durant les vacances scolaires elles-mêmes. Si vous souhaitez l’activer, merci de prendre contact avec votre gestionnaire de rémunérations.

Les règles habituelles sont en vigueur.

Le règlement de travail de l’UCLouvain permet pour le personnel administratif et technique le report d’un solde de maximum 60h48 (8jours) jusqu’à la fin du mois de février de l’année suivante. Au vu de ces circonstances, une plus grande flexibilité pour la prise des congés de 2020 pour tout le personnel sous contrat (administratif et technique et scientifique) est accordée. C’est pourquoi à titre exceptionnel, un report du solde des congés de 76h (10 jours) maximum pour un temps plein sera autorisé jusqu’à la fin des vacances de Pâques de 2021, soit le 16 avril 2021 inclus. Ce solde sera proratisé pour les personnes travaillant à temps partiel.

Il ne sera pas autorisé de reporter davantage de congés en 2021 pour des raisons liées au COVID-19.
Il est demandé à chaque responsable de veiller à ce que, au minimum, le reste des congés soit planifié et pris par les membres de leur équipe. En effet, en ces temps particuliers de confinement, l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est délicat à réaliser. Il est pourtant très important de s’octroyer du temps pour soi, de se donner un moment de ressourcement et de déconnecter.

Pour rappel, règlementairement, les vacances peuvent être prises en une ou plusieurs fois mais que le·la membre du personnel doit, pour la bonne organisation du service, prendre au moins trois semaines complètes, dont deux consécutives.

Oui. Les télétravailleurs·euses sont assuré·e·s, en principe durant leur horaire de travail, contre les accidents du travail comme s’ils se trouvaient dans l’entreprise.

Au vu des circonstances exceptionnelles liées au Covid-19, les assureurs ont bien pris conscience que les horaires de travail peuvent être adaptés en fonction de la situation de chaque travailleur du fait de la garde d’enfants en journée par exemple ; ils devraient être souples quant à la charge de la preuve. Néanmoins et afin d’éviter toute discussion, veuillez, dans la mesure du possible, informer votre responsable si vous deviez fortement de l’horaire classique de travail.

Bien que les trajets soient limités en cette période de confinement, nous vous rappelons les règles en ce qui concerne les trajets : sont pris en charge par l’assurance accidents du travail, les accidents, durant des trajets précis :

• Prise en charge comme chemin du travail du trajet aller/retour entre le lieu de résidence et l’école/la crèche des enfants pour les télétravailleurs (détour en temps ne peut pas être trop divergent des heures de travail) ;
• Prise en charge comme chemin du travail du trajet aller/retour entre le lieu de résidence et le lieu où le repas de midi est pris pour les télétravailleurs (mêmes règles que pour ceux qui travaillent sur site).

Si vous étiez victime d’un accident, une déclaration d’accident du travail doit être faite au service Assurance de l’UCLouvain./

Vous pouvez, au choix, en parler à un·e membre de la ligne hiérarchique ou contacter :

• la Cellule accompagnement de l’Administration des ressources humaines
• la personne de confiance de votre choix ou le ou la conseiller·e en prévention aspects psychosociaux (CPAP) du service externe de prévention et de protection au travail (SEPPT)
• un·e membre du Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT)
• un·e membre de la délégation syndicale

Les activités sportives de l’ASPU sont suspendues.