COVID-19 : Informations pour le personnel

L’isolement concerne la personne testée positive ou présentant des symptômes.

La quarantaine concerne la personne non encore testée, mais qui a eu un contact direct à haut risque avec une personne testée positive. Le contact est considéré comme à « haut risque » s’il est d’une durée cumulative égale ou supérieure à 15 minutes et à une distance inférieure à 1,5 mètres sans port du masque dans le chef de l’une ou des deux personnes. Le contact peut également être considéré comme « à haut risque » par l’application « Coronalert » ou encore, si des personnes ont circulé ensemble dans un même moyen de transport plus de 15 minutes et cela, même avec le masque. Dans les autres cas, le contact est considéré comme à « bas risque ».

A l'UCLouvain, le télétravail est possible, soit sur base structurelle via l'établissement d'une convention de télétravail, soit sur base occasionnelle, moyennant l’accord préalable du ou de la responsable hiérarchique. Le ou la responsable peut refuser parce que la fonction du membre du personnel ne s’y prête pas ou parce que les nécessités du service ou de l’entité ne le permettent pas.

En cas de symptômes, vous ne pouvez pas vous rendre au travail, vous devez vous isoler et, sauf contre-ordre médical, vous faire tester. Vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence et justifier celle-ci par un certificat médical à transmettre à l'ARH.

Vous devez l’inviter à consulter un médecin et à se mettre en isolement. En ce qui vous concerne, vous ne devez pas être en quarantaine, sauf si, dans le cas précis où cette personne symptomatique vit sous le même toit, le médecin le demande.

Le fait d'être "proche" n'est pas le critère pertinent pour juger des mesures à prendre. Il convient plutôt de voir la nature des contacts : une personne doit se placer en quarantaine si elle a eu un contact direct à haut risque avec une personne testée positive (et donc en isolement). Le contact qui n'est qu'indirect (contact avec une personne en quarantaine) n’entraîne par contre pas de mise en quarantaine.

Tous les "proches" d'une personne positive ne doivent donc pas forcément se placer en quarantaine ; ne devront le faire que celles et ceux, parmi ces proches, qui ont eu un contact direct à haut risque avec elle.

Attention : le fait de vivre sous le même toit qu'une personne testée positive est considéré par défaut comme un contact direct à haut risque. Si le ou la proche en question est positif·ve et vit sous le même toit que vous, vous devez donc vous placer en quarantaine.

En outre, si vous vivez sous le même toit qu'une personne malade en attente des résultats d'un test, la quarantaine est également recommandée immédiatement. Il n'y a que dans cette situation très particulière qu'une quarantaine est prévue lors d'un contact à haut risque avec une personne supectée à la covid 19.

Il n'est pas autorisé de se placer en "auto-quarantaine" (même si vous pouvez vous identifier comme contact direct à haut risque). L'auto-quarantaine, qui traduit la décision unilatérale de ne pas se rendre sur le lieu de travail, n'apparaît pas dans la législation du travail et n'est pas un droit du membre du personnel. A la demande du ou de la responsable hiérarchique, toute absence doit être motivée par un certificat de quarantaine. Sinon, il est possible de télétravailler de façon ponctuelle, moyennant l’accord préalable du ou de la responsable hiérarchique, ou encore de prendre congé.

Si vous avez été en contact dans les 48 dernières heures avec une personne proche qui s’est révélée positive, s’agissant d’un contact direct à haut risque, vous devez vous placer en quarantaine et vous faire tester.

Si vous avez des symptômes et que vous êtes en incapacité de travailler, vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence et justifier celle-ci par un certificat médical à transmettre à l'ARH.

Si vous n’êtes pas malade ou que vous avez des symptômes légers vous permettant de travailler, vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence, vérifier avec lui ou elle si le télétravail occasionnel peut être mis en place et, s'il ou elle le demande, transmettre un certificat de quarantaine à l'ARH.

La quarantaine débute dès que vous apprenez que vous avez eu un contact à haut risque. Elle dure jusqu’au 7e jour après la dernière exposition, si le test réalisé à ce moment est négatif.
En cas de test positif, vous entrez en isolement (qui est plus strict que la quarantaine). Celui-ci prend fin 10 jours après le début des symptômes, à la double condition que la fièvre éventuelle ait disparu depuis le 4e jour et que les autres symptômes éventuels se soient atténués. Si vous êtes asymptomatique, l’isolement prend fin 10 jours après le test.
En cas de symptômes malgré un test négatif, vous entrez également en isolement. Celui-ci prend fin dès que l’état de santé le permet.

Avant toute chose, vous êtes invité·e à informer l’université de votre positivité via ce formulaire, afin de permettre le tracing interne UCLouvain. L’université connaît ainsi la situation épidémiologique sur ses sites (par faculté, institut, service, etc.) et peut, via une équipe de traceurs interne spécialement formée, assurer le suivi des contacts dans le cadre exclusif de ses activités à l’UCLouvain. L’ensemble de ces opérations est réalisé en conformité avec les lois relatives au respect de la vie privée.

Si vous êtes en incapacité de travail, un certificat médical doit être transmis à l'ARH. Si vous n’êtes pas malade ou que vous avez des symptômes légers vous permettant de travailler, vous devez informer votre responsable hiérarchique de votre absence, vérifier avec lui ou elle si le télétravail occasionnel peut être mis en place et, si il ou elle le demande, transmettre un certificat de quarantaine à l'ARH.

Le ou la responsable hiérarchique doit inviter le membre de son équipe à informer l’université de sa positivité via ce formulaire, afin de permettre le tracing interne UCLouvain. L’université connaît ainsi la situation épidémiologique sur ses sites (par faculté, institut, service, etc.) et peut, via une équipe de traceurs interne spécialement formée, assurer le suivi des contacts dans le cadre exclusif de ses activités à l’UCLouvain. L’ensemble de ces opérations est réalisé en conformité avec les lois relatives au respect de la vie privée.

Vous pouvez envoyer vos questions à personnel-sante@uclouvain.be.

A ce jour, un·e enseignant·e qui donne cours doit en effet porter un masque.

Il est conseillé aux enseignant·es de se laver les mains avant et après le cours, au savon, dans les sanitaires qui sont nettoyés intégralement deux fois par jour. Des distributeurs de solution hydroalcoolique sont également placés dans les différents bâtiments.

Le nettoyage des auditoires, salles de TP, bibliothèques et salles infos, tablettes et tables comprises, est assuré par le service de nettoyage tous les matins.

Dans les salles informatiques, les locaux de TP, et les bibliothèques, des distributeurs de papier essuie-tout et de produit nettoyant antistatique sont installés pour nettoyer les surfaces et les claviers des ordinateurs. Dans les auditoires, le nettoyage, par chaque étudiant, entre les cours, de sa tablette n’est techniquement pas possible (gestion des flux, gestion des papiers usagés, respect des horaires,…).

Il y a lieu de conseiller à chaque étudiant de respecter les règles de base (Port du masque - Respect de la distance - Lavage des mains) et d’utiliser et de nettoyer régulièrement le sous-mains de protection (individuel et lavable) reçu en Q1.

En ce qui concerne les auditoires et salles informatiques équipés d’un système de ventilation mécanique, celui-ci a été adapté pour répondre au maximum aux besoins d’une situation sanitaire comme celle qui nous occupe.

Non, il ne faut pas prendre les présences. C'est l'équipe santé du Service d'aide qui est en charge de la gestion et du tracing des cas positifs le cas échéant. Il est uniquement demandé aux enseignant·es mis au courant par un·e étudiant·e de leur positivité au COVID de prévenir la direction administrative de la faculté.

Si l'enseignant·e reçoit l'information d'un·e étudiant·e selon laquelle il ou elle est positif·ve au COVID, l'enseignant·e en informe la direction administrative de la faculté. Celle-ci saisira l’équipe santé du Service d’aide.

Vous trouverez la capacité des auditoires en fonction des codes sanitaires ainsi que leurs caractéristiques techniques (dont leur équipement), à partir de l’adresse suivante : https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adpi/auditoires.html). Ces informations sont présentées par site.

Concernant le matériel audiovisuel permettant la retransmission d’une activité, tous les auditoires à gradin (G) seront équipés à partir du 14 septembre 2020 du système « Poly Studio » qui permet de filmer le cours pour une retransmission par Teams : la caméra fait automatiquement le focus sur l’enseignant, mais elle peut aussi rester en plan fixe sur le tableau moyennant une simple commande. Cet équipement sera géré par GPLO.  

Pour toute demande de réalisation d’un test d’utilisation du poly studio en situation réelle, dans les auditoires déjà équipés : un mail au 8787@uclouvain.be (gestion auditoire).

D’autre part, des sacs à dos contenant un matériel mobile seront disponibles, à partir du 14 septembre, à l'accueil des facultés (à réserver préalablement) pour les cours donnés dans des auditoires à mobilier mobile, à fond plat ou en gestion facultaire. Ce matériel permettra une retransmission par Teams également dans de bonnes conditions. 

Des ressources et formations sont proposées par le Louvain Learning Lab. 

Dès son inscription à l’université, mais sans attendre la validation du dossier par SIC, les étudiant·es primo-arrivant·es de bac 1 et de master recevront un NOMA provisoire leur permettant de se connecter aux plateformes et de recevoir ainsi l’information relative à l’organisation des cours.

L’enseignant·e ne doit rien faire ; c’est l’étudiant·e qui doit s’inscrire aux cours, aux classes Teams et aux cours Moodle, au départ de liens qui lui sont renseignés.

Le Service d’aide aux étudiant·es peut analyser leur état de besoin et, le cas échéant, leur fournir une aide, financière ou autre, afin d’obtenir un PC. Les étudiant·es concerné·es sont invité·es à soumettre une demande ici.

En attendant, ils et elles ne doivent pas hésiter à se rendre dans les salles informatiques de l’Université en respectant les règles sanitaires en vigueur.

Avant le départ, votre responsable hiérarchique doit compléter le formulaire BTA (Bussiness Travel Abroad). A votre retour, vous devrez compléter le Passenger Locator Form.

Toutes les informations figurent sur cette page. Le numéro d'entreprise de l'UCLouvain est 0419.052.272.

Si vous revenez d’une zone rouge, vous devez vous placer en quarantaine pour 10 jours et vous faire tester au plus tôt le 7e jour. Pour plus d’informations, consultez le site du SPF Affaires étrangères.

En cas de test obligatoire, il est demandé qu’il soit réalisé en Belgique.

Etant donné qu’il s’agit d’une dépense incontournable dans le cadre d’une mission professionnelle, il y a lieu de se faire rembourser du montant payé via note de frais. Il faut annexer le justificatif de la dépense comme d’habitude ainsi qu’un justificatif de la mission.

Les voyages professionnels ou privés de moins de 48h sont autorisés peu importe la couleur de la zone concernée, sans quarantaine ni test obligatoires au retour. Aucun Passenger Locator Form n'est par ailleurs requis, sauf si vous voyagez en avion ou en bateau, peu importe le lieu de départ, et si vous voyagez en train ou en bus, au départ d'un pays qui se trouve en dehors de l'Union européenne et de la zone Schengen.

Voir plus bas "Comment puis-je me procurer une attestation pour me rendre sur mon lieu de travail ?"

En cas de test obligatoire, il est demandé qu’il soit réalisé à l’arrivée en Belgique et non dans le pays d’origine.

Si vous souhaitez des masques en tissus, contactez par e-mail le SIPP.

Des masques en papier sont également disponibles via le service ACHA. Ces masques (type II R) peuvent être obtenus au bâtiment Lavoisier à LLN (ouvert de 9 à 12h00). Ils font partie d’un achat groupé organisé par l’Union Wallonne des Entreprises et correspondent aux exigences requises en matière sanitaire COVID 19.

Ils sont vendus par boite de 50 pièces au prix de 31,8 € TVAC. Pour le moment et afin de satisfaire le maximum de gens, la commande est limitée à 5 boites de 50 pièces.

Le port du masque est obligatoire pour les enseignant·es sauf avec les grands groupes-classes de plus de 50 étudiant·es, dans les auditoires qui permettent une distance de 3m avec les étudiant·es.

Néanmoins, des visières sont disponibles pour les enseignant·es qui :

• Bénéficient d’un certificat contre-indiquant le port du masque ;
• Souhaiteraient porter une visière dans un auditoire où le port du masque n’est pas obligatoire (qui permet une distance de 3m avec les étudiant·es) ;
• Souhaiteraient porter une visière en plus du masque.

Les visières sont disponibles et à aller retirer :

• Au magasin Lavoisier à LLN ;
• Au magasin central à Woluwe ; 
• Chez Marc Francq à Mons ;
• Chez Vincent Filleul à Tournai ;
• Au secrétariat à St-Gilles.

Le service ACHA peut vous fournir de la solution nettoyante ou désinfectante.

Pour obtenir de la solution hydro-alcoolique, il y a lieu de faire une demande via ce formulaire.

300 distributeurs de 5L ont été implantés dans les espaces à forte densité d’occupation, aux endroits où le lavage à l’eau et au savon n’est pas possible (bibliothèques, salles informatiques, auditoires, Learning centers, etc.). 5L, ça représente 4000 pulvérisations. Il est demandé aux entités d’éviter d’acheter de manière décentralisée des distributeurs supplémentaires pour des raisons de suivi d’approvisionnement, de coût d’installation et de prévention incendie. Vous souhaitez obtenir un distributeur de 5L supplémentaire ? Vous pouvez motiver votre demande à l’adresse sipp-lln@uclouvain.be. Celle-ci sera analysée en fonction de la situation locale (flux de circulation, densité d’occupation, localisation souhaitée, alternative possible).

Lavage des mains ou solution hydro-alcoolique ?

De manière générale, le lavage des mains à l’eau et au savon est à privilégier sur l’utilisation de gel hydro-alcoolique. À partir de 2 à 3 utilisations quotidiennes, le gel assèche les mains et peut provoquer certains eczémas chez les personnes qui ont déjà des problèmes de sécheresse de peau.

Prévention incendie

La solution hydra-alcoolique est un produit inflammable. Les mesures de prévention :

• Ne pas stocker plusieurs flacons dans vos locaux ;
• Éviter tout point chaud ou présence de flamme nue ;
• Déplacer les flacons dans des récipients fermés hermétiquement dans des bacs de rétention.

En cas d’épanchement :

• Essayer de contenir la flaque ;
• Prévenir la permanence.

En cas d’incendie :

• Former le numéro d’appel d’urgence ;
• S’assurer que les portes coupe-feu sont fermées ;
• Ne pas utiliser d’eau ;
• Utiliser les extincteurs si vous êtes formé·e.

L'utilisation de tels gants donne un faux sentiment de sécurité et on ne se lave plus ou moins les mains, alors qu'avec la main gantée on peut aussi toucher sa bouche, son nez ou ses yeux. On peut également toucher les poignées de portes, robinets et autres surfaces de contact et ainsi contribuer à la propagation du virus.

Pour ces raisons le port des gants est fortement déconseillé dans les couloirs, halls techniques, lieux publics de l'UCLouvain.

S'ils doivent être portés, ils le sont uniquement pour une activité précise, une tâche spécifique, à usage unique et ils doivent être jetés directement et systématiquement après chaque utilisation.

A noter encore que, sur base des connaissances actuelles, sur un papier sec ou du carton, à température ambiante de + ou – 20 °C et humidité ambiante de 50- 60%, le virus ne dépasse pas une survie de quelques heures à 24 h au plus. Les durées supérieures que l’on trouve dans certaines études ont été mesurées dans des conditions de chaleur et d’humidité idéales pour les virus (35 à 37 °C – humidité relative de 70 à 100 %), qui ne se rencontrent en principe pas dans les locaux UCLouvain.

Si vous ne pouvez exercer votre fonction en télétravail à domicile et que votre présence est donc requise sur votre lieu de travail, vous devez demander à votre responsable hiérarchique une attestation de déplacement. Il existe deux modèles d’attestation : une attestation ordinaire et une attestation pour travail nocturne.

De plus, les membres du personnel résidant en France doivent compléter, télécharger et imprimer une attestation sur l'honneur belge et une attestation sur l'honneur française, à avoir constamment sur soi. Il est à noter que ces membres du personnel transfrontaliers sont exemptés de test PCR.

Merci de privilégier l'envoi par courrier électronique (un scan ou une photo de qualité de votre certificat) à l'adresse certificats-medicaux@uclouvain.be 

Si ce n’est pas déjà le cas et si cela peut résoudre le problème, n’hésitez pas à demander à votre responsable hiérarchique la possibilité de télétravailler.

Si le télétravail lui-même n’est pas envisageable et si vous avez au moins un enfant inscrit à l’école maternelle ou primaire ou en situation de handicap, vous avez la possibilité, uniquement entre le 29 mars et le 2 avril 2021, de prendre deux jours de congé exceptionnels offerts par le Conseil rectoral.

Pour le reste, outre les congés légaux et conventionnels, vous pouvez prendre contact avec votre gestionnaire de rémunération (remuneration@uclouvain.be) afin de bénéficier des congés impérieux (4 jours rémunérés et 6 non rémunérés pour un temps plein) ou du chômage temporaire pour force majeure.

Dans le cadre de la campagne de vaccination, les membres du personnel qui reçoivent une invitation pour une vaccination ayant lieu pendant les heures de travail ont le droit de s’absenter du travail pendant le temps nécessaire. La notion de temps nécessaire indique qu’il ne s’agit pas d’une demi-journée ou d’une journée entière de congé, mais seulement du temps nécessaire pour se faire vacciner.

Vous devez communiquer le plus rapidement possible à votre responsable hiérarchique et/ou fonctionnel le créneau horaire durant lequel vous vous ferez vacciner et ce, afin de perturber le moins possible l’organisation du travail. Le plus simple est de fournir à votre responsable la copie de la convocation.

Dans le cas d'une convocation de dernière minute via la liste de réservistes QVAX ou Bru-VAX, vous devez directement en informer votre responsable hiérarchique et/ou fonctionnel. Il n'est pas possible de s'absenter si le travail en cours ne le permet pas (par exemple, une surveillance d’examen, une expérience en cours,…).

Les règles habituelles sont en vigueur.

Le règlement de travail de l’UCLouvain permet pour le personnel administratif et technique le report d’un solde de maximum 60h48 (8jours) jusqu’à la fin du mois de février de l’année suivante. Au vu de ces circonstances, une plus grande flexibilité pour la prise des congés de 2020 pour tout le personnel sous contrat (administratif et technique et scientifique) est accordée. C’est pourquoi à titre exceptionnel, un report du solde des congés de 76h (10 jours) maximum pour un temps plein sera autorisé jusqu’à la fin des vacances de Pâques de 2021, soit le 16 avril 2021 inclus. Ce solde sera proratisé pour les personnes travaillant à temps partiel.

Il ne sera pas autorisé de reporter davantage de congés en 2021 pour des raisons liées au COVID-19.
Il est demandé à chaque responsable de veiller à ce que, au minimum, le reste des congés soit planifié et pris par les membres de leur équipe. En effet, en ces temps particuliers de confinement, l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est délicat à réaliser. Il est pourtant très important de s’octroyer du temps pour soi, de se donner un moment de ressourcement et de déconnecter.

Pour rappel, règlementairement, les vacances peuvent être prises en une ou plusieurs fois mais que le·la membre du personnel doit, pour la bonne organisation du service, prendre au moins trois semaines complètes, dont deux consécutives.

Oui. Les télétravailleurs·euses sont assuré·e·s, en principe durant leur horaire de travail, contre les accidents du travail comme s’ils se trouvaient dans l’entreprise.

Au vu des circonstances exceptionnelles liées au Covid-19, les assureurs ont bien pris conscience que les horaires de travail peuvent être adaptés en fonction de la situation de chaque travailleur du fait de la garde d’enfants en journée par exemple ; ils devraient être souples quant à la charge de la preuve. Néanmoins et afin d’éviter toute discussion, veuillez, dans la mesure du possible, informer votre responsable si vous deviez fortement de l’horaire classique de travail.

Bien que les trajets soient limités en cette période de confinement, nous vous rappelons les règles en ce qui concerne les trajets : sont pris en charge par l’assurance accidents du travail, les accidents, durant des trajets précis :

• Prise en charge comme chemin du travail du trajet aller/retour entre le lieu de résidence et l’école/la crèche des enfants pour les télétravailleurs (détour en temps ne peut pas être trop divergent des heures de travail) ;
• Prise en charge comme chemin du travail du trajet aller/retour entre le lieu de résidence et le lieu où le repas de midi est pris pour les télétravailleurs (mêmes règles que pour ceux qui travaillent sur site).

Si vous étiez victime d’un accident, une déclaration d’accident du travail doit être faite au service Assurance de l’UCLouvain./

L’UCLouvain n’autorise pas les membres du personnel devant habituellement prester sur un des sites de l’UCLouvain à effectuer leur travail sous forme de télétravail depuis l’étranger, à l’exception des transfrontaliers.

Une écoute est accessible au n°02 761 17 74 du lundi au vendredi de 8h à 17h. En mentionnant que vous travaillez à l'UCLouvain et qu'il s'agit d'un appel dans le cadre de la COVID-19, vous pourrez bénéficier jusqu'à 3 séances d'une heure, avec un·e conseiller·e en prévention aspects psychosociaux et, au besoin, un·e psychologue clinicien·ne. Chaque personne est entendue en toute confidentialité et dans l’anonymat, si elle le souhaite.

Vous pouvez également, au choix, en parler à un·e membre de la ligne hiérarchique ou contacter :

• la Cellule accompagnement de l’Administration des ressources humaines
• la personne de confiance de votre choix ou le ou la conseiller·e en prévention aspects psychosociaux (CPAP) du service externe de prévention et de protection au travail (SEPPT)
• un·e membre du Comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT)
• un·e membre de la délégation syndicale

Les activités sportives de l’ASPU sont suspendues.