Informations pour étudiant·es internationaux·ales

Cher·e étudiant·e, vous avez décidé de venir étudier à l’UCLouvain. Soyez le·la bienvenu·e !

Venir en Belgique et à l’UCLouvain est certes un défi cette année, mais nous essaierons de vous informer du mieux possible pour que votre arrivée se passe bien. D’autres informations sur votre programme vous parviendront directement de votre faculté. Dans tous les cas, soyez assuré·e que l’UCLouvain est à vos côtés.

N.B: Les paragraphes "Votre arrivée en Belgique", "Dépistage et quarantaine", "Logement", "Enregistrement à la commune", "Mutuelles de santé" et "Banques" concernent aussi les chercheur·euses internationaux·ales arrivant à l'UCLouvain.
 

Votre arrivée en Belgique

Depuis le 1er août 2020, toute personne venant ou revenant en Belgique est tenue de remplir le formulaire « Public Health Passenger Locator Form ». N’oubliez pas de le remplir dans les 48 heures avant votre arrivée en Belgique.

Selon le pays d’où vous êtes parti·e, vous devez suivre d’autres réglementations. Le gouvernement belge utilise des codes de couleur allant du vert au rouge qui indiquent ce que vous devez faire. La liste actualisée des codes couleur de tous les pays est consultable sur le site des Affaires étrangères belges.

Il est aussi possible de suivre l’évolution de l’épidémie en Belgique en consultant les sites : www.info-coronavirus.be ou covid-19.sciensano.be/sites/default/sites/Covid19. Consultez fréquemment ces sites afin de rester bien informé·e.
 

Votre arrivée à l’UCLouvain

  • Formulaire d’arrivée

Afin de vous accueillir au mieux, nous devons avoir quelques informations concernant vos conditions d’arrivée. Nous vous demandons donc de compléter le formulaire d’arrivée à l’UCLouvain. D’avance merci !

  • Argent

Comme il vous sera peut-être difficile d’ouvrir rapidement un compte en banque, nous vous conseillons fortement de prévoir de l’argent liquide en euros afin de couvrir vos premiers frais d’installation.

  • Dépistage et quarantaine

L'équipe santé de l'UCLouvain vous accueille en vidéo. 

Tous les étudiants et chercheurs qui viennent à l’UCLouvain doivent se conformer aux règles et règlements belges. Quelle que soit votre situation, il est important de suivre les conseils aux voyageurs et de respecter les règles d’hygiène et de distanciation.

  • Cas 1 : Vous êtes originaire d’un pays de l’UE ou d’une zone classés "vert". Vous n’êtes pas soumis·e au dépistage ni à la quarantaine.
  • Cas 2 : Vous êtes originaire d’un pays de l’UE ou d’une zone classés "orange". Vous êtes invité·e à vous soumettre à un test de dépistage ainsi qu’à vous placer en quarantaine (14 jours). Il ne s’agit pas d’une obligation, mais d’une forte recommandation.
  • Cas 3 : Vous êtes originaire de n'importe quel pays situé hors UE ou d’une zone classée "rouge". Lors de votre arrivée en Belgique (septembre 2020), vous devrez être dépisté-e pour le Covid-19 et respecter une quarantaine de 14 jours (même si vous êtes testé·e négatif·ve).

Le dépistage (à faire le plus rapidement possible) est organisé dans les hôpitaux belges suivants :

  • Pour le campus de Louvain-la-Neuve : Hôpital St Pierre à Ottignies (centre de tri, ouvert tous les jours de 14h à 18h sans rendez-vous)
  • Pour les campus de Bruxelles (Woluwe et Saint Gilles (LOCI)) : Hôpital universitaire St Luc à Woluwe (centre de tri à côté des urgences – prendre rdv sur le site www.qualite-saintluc.be)
  • Pour le campus de Mons : CHU Ambroise Paré (www.hap.be)
  • Pour le campus de Tournai : Hôpital CHWAPI (dépistage sur le site de l’Union, Rue des Sports)

Procédure : Pour pouvoir vous rendre à l’hôpital pour le test COVID, vous avez besoin d’ un numéro de registre national provisoire et d'une prescription pour test (Eform). Si vous avez complété le Public Health Passenger Locator Form, avez un numéro de registre national belge (sur votre titre de séjour) et disposez d'un numéro de téléphone belge, vous recevrez un SMS avec un code à 16 caractères CPC en même temps que le QR code. Avec ce code, vous pouvez vous rendre à un des hôpitaux mentionnés pour un dépistage (il fait office d'EForm).

Si vous n’avez pas reçu ce SMS (pas de numéro belge, ...) et/ou n’avez pas de numéro de registre national, veuillez, dès votre arrivée, compléter le formulaire via ce lien. Nous vous enverrons ce numéro et document le plus vite possible

En attendant le document pour le test, la consigne est donc de bien respecter la quarantaine de 14 jours dès votre arrivée en Belgique. N’hésitez pas à contacter l’équipe santé de l’université via l’adresse mail aide-sante@uclouvain.be . Des professionnels de la santé vous renseigneront sur les démarches à suivre et vous remettront les documents nécessaires au dépistage.

Pendant cette période :

  • Les sorties ne sont autorisées que pour les mouvements essentiels suivants : visite d’urgence à un médecin généraliste pour des soins médicaux, achat de produits de première nécessité (nourriture & médicaments) ou pour des questions juridiques/financières urgentes. Si vous quittez votre logement pour une de ces raisons, respectez la distance de 1,5m et portez un masque buccal.
  • Il est interdit d’aller au cours ou d’aller travailler.
  • Les visites de personnes extérieures ne sont pas autorisées. Evitez le contact avec d’autres personnes. Gardez toujours la distance de 1,5m.
  • Evitez d’utiliser les transports publics. Prenez un taxi à l’aéroport lors de votre arrivée.

Pour les étudiant·es soumis·es à une quarantaine, les restaurants universitaires proposent à Louvain-la-Neuve et Bruxelles Woluwe une livraison de repas à domicile (trois repas, dont le petit-déjeuner, pour 9,80 € par jour) via son service UFresh.

La plupart des démarches liées à l’inscription, la mutuelle et la domiciliation peuvent être entamées en ligne. Il est demandé d’attendre la fin de la quarantaine pour se rendre sur place.

Si vous présentez des symptômes (fièvre, toux sèche, fatigue), isolez-vous et appelez un médecin ou envoyez votre numéro de téléphone à aide-sante@uclouvain.be. Ce service vous rappellera pour donner un avis médical par téléphone.

  • Logement

En raison des conditions décrites ci-dessus, nous vous recommandons vivement d’avoir sécurisé un logement permanent avant votre arrivée ou d’avoir un endroit où loger pendant la période de quarantaine obligatoire (14 jours).

Ceci est obligatoire pour toutes les personnes reprises dans le cas 3.

Vous pouvez chercher un logement en utilisant les sites de données reprises sur la page https://uclouvain.be/fr/etudier/logement, plus particulièrement la page https://uclouvain.be/fr/etudier/logement/autres-filieres-de-logements-0-1-2.html.

Pour toute question relative au logement, n’hésitez pas à contacter le Service Logement du campus de votre choix. Le parc de logements UCLouvain étant quasiment complet, il est très probable que nous n’ayons pas de solution à offrir pour les étudiants qui n’ont pas trouvé de logement avant leur arrivée.

  • Inscription à l’université

Si vous êtes originaire d’un pays hors de l’Union européenne, vous êtes tenu·e de vous présenter au Service des inscriptions (SIC) pour présenter les documents demandés par ce service et ainsi finaliser votre inscription. Cette démarche ne pourra se faire durant la quarantaine. C’est pourquoi SIC vous enverra un message contenant un formulaire en ligne qui vous permettra de fixer un rendez-vous individuel après votre quarantaine. En raison de l'épidémie de COVID, le délai de finalisation de l'inscription a été prolongé jusqu'au 30 octobre (au lieu du 30 septembre).

Les étudiant·es d’échange (toutes nationalités confondues) ne doivent pas passer par le Service des inscriptions mais s’adressent directement à leur faculté d’accueil.

  • Enregistrement à la commune

Sur le site de Louvain-la-Neuve, une procédure « Spécial Covid » a été mise en place avec les autorités communales pour tous les étudiants internationaux. Il vous est possible de préparer votre dossier et de l’envoyer par mail à l’adresse etrangers@olln.be. L’enregistrement final se fera lors du rendez-vous à la commune, qui peut être pris après votre quarantaine.

Le dossier par mail doit comporter les éléments suivants scannés : passeport et visa pour les étudiant·es hors UE, passeport ou carte d’identité nationale pour les étudiant·es UE, fiche d’inscription à la commune complétée, contrat de location. Les étudiant·es hors UE ajouteront la preuve de financement des études et une couverture de soins de santé valable sur le territoire belge. Les étudiant·es d’échange ajouteront leur autorisation d’inscription. Lors de la visite à la commune, il faudra prévoir 2 photos format passeport et 10€.

Sur le site de Bruxelles Woluwe, entamez les démarches dès votre arrivée en envoyant les documents requis (voir ci-dessus) scannés à sejour.verblijf@woluwe1200.be. L'enquête de voisinage suivra et vous serez ensuite convoqué·e pour votre titre de séjour.
Sur le site de Mons, suivre les informations communiquées par le SAFI.
Sur le site de Tournai, suivre les informations communiquées par le secrétariat LOCI.
Site de Bruxelles Saint-Gilles, consulter le site de la commune de Saint-Gilles. Une prise de rendrez-vous est possible en ligne avec les services Etat civil, Population et Etrangers et se fait via la plateforme Irisbox  .

  • Mutuelle de santé

Vous êtes citoyen·ne de l’UE : vous n’êtes pas tenu·e de vous inscrire à une mutuelle si vous présentez une preuve de couverture de votre pays d’origine.

Vous bénéficiez d’une bourse dont l’organisme de financement assure une couverture partielle : vous êtes invité·e à vous inscrire à la mutuelle, mais ce n’est pas une obligation.

Vous n’êtes pas citoyen·ne de l’UE : vous êtes tenu·e de vous inscrire auprès d’une mutuelle.

La plupart des mutuelles offrent un service d’inscription en ligne. Plus d’informations sur notre page: uclouvain.be/fr/etudier/souscrire-a-une-mutuelle.

  • Banque 

Pour ouvrir un compte bancaire, une prise de rendez-vous est possible en ligne. Plus d’informations sur notre page  uclouvain.be/fr/etudier/banques-et-paiements

  • Organisation des cours

Les informations concernant vos cours vous seront communiquées par votre faculté.

Sachez que, globalement, le code sanitaire jaune est d’application lors de cette rentrée ce qui signifie que, dans les auditoires, une place sur deux peut être occupée. Les activités dans les salles et laboratoires destinés aux travaux expérimentaux sont autorisées moyennant le respect des règles sanitaires.

Les auditoires ayant été équipés de matériel de retransmission, de nombreux cours pourront également être suivis à distance,

Si vous ne pouvez pas suivre un cours en raison d’une quarantaine, vous ne serez pas pénalisés.

Accueil international et activités de bienvenue 

A Louvain-la-Neuve et Bruxelles Woluwe, un accueil personnalisé est organisé pour les étudiant·es internationaux·ales. Des étudiant·es vous attendent pour vous guider dans vos démarches.

L’Université vous propose par ailleurs 3 activités de bienvenue afin de vous informer et vous familiariser avec la vie estudiantine. Ces événements se dérouleront sur le site de Louvain-la-Neuve.

  • Journée d’accueil des étudian·ets internationaux·ales le 11/9 (avec un stand spécial Covid). Si votre situation vous oblige à rester à votre domicile, vous pourrez y revivre l’événement virtuellement à partir du 12 septembre sur la page de l’événement.
  • Welcome Week (du 9 au 11/9) pour les étudiants belges, mais également pour les étudiant·es internationaux·ales  (Welcome Week virtuelle disponible à partir du 12 septembre) ;
  • Warm-up Week (du 14 au 19/09) : durant cette semaine, les facultés organisent des activités pour aider les nouveaux·elles étudiant·es à se familiariser avec le milieu universitaire.

La rentrée officielle de l’université aura lieu le 14 septembre. La cérémonie se déroulera devant un public restreint mais sera accessible en direct sur différentes plateformes de l’UCLouvain (Facebook, You Tube et LinkedIn). 

Vous cherchez encore une information ? Consultez la liste des FAQ « étudiant·es internationaux·ales » et la page plus générale concernant les étudiant·es