Le journal des examens

Tout est mis en œuvre pour que la session d’examens se passe le mieux possible. Nous ne sommes pas à l’abri de difficultés techniques au cours de la session, quelle que soit la plateforme. Nous sommes prêts à y faire face en déployant des plans de contingence là et où c’est nécessaire.

6 juin : bilan de la première semaine

La semaine se termine ce samedi avec un cumul de 38.180 prestations à distance entre le 27 mai et le 6 juin et 1,06% d’incidents qui ont requis une solution alternative.


4 juin 2020 : cumul de 27.571 examens passés

L'UCLouvain est arrivée à environ un quart du total des examens que comportera la session. Depuis le 27 mai, 27.571 prestations à distance ont été enregistrées. On dénombre 1,03 % d'incidents rapportés au help-desk qui ont nécessité la mise en place d'une solution alternative. La procédure d'alerte a été enclenchée pour un examen d'ingénierie. Des alternatives ont été trouvées pour les étudiant·es concerné·es. Par ailleurs, après trois jours de session, il se confirme que très peu d'étudiant·es se rendent dans les espaces aménagés pour les examens sur site (Alma, la piste d'athlétisme du Blocry). 


3 juin 2020 : 6.222 examens, 1,16 % d’incidents

La journée de mercredi était l’une des plus intenses de la session avec un total de 6.222 examens. Le taux d’incidents est de 1,16 %. Ce taux s’explique notamment par un incident qui s’est produit sur un examen en dentisterie, opéré sur TestWe (50 étudiant·es) en raison d’une erreur de paramétrage. La procédure d’alerte a fonctionné et les étudiant·es concerné·es ont pu prendre connaissance des détails de l'incident sur le portail.
Un nouvel examen a été relancé avec de nouveaux paramètres corrects et tout est rentré dans l’ordre. 


2 juin : moins de 1% de problèmes techniques

Le point ce mardi 2/06, premier jour de la session de juin 2020 :

  • Près de 10.000 examens ont été présenté ce 2/06
  • Moins de 1 % des étudiant·es ont rencontré un problème technique : ils et elles ont pu repasser leur examen dans la foulée

Si l’on compte les examens dans et hors session, ce sont près de 20.000 prestations d’examens à distance qui se sont déjà correctement déroulées (notamment en médecine, où la session d’examens est anticipée, pour permettre ensuite aux étudiant·es de réaliser leur stage en hôpital).


2 juin 2020 : démarrage de la session à plein régime dès 8h

Ce mardi ce sont 96 cours qui sont évalués représentant près de 10.000 prestations individuelles sur les différentes plateformes : Moodle, Gradescope, Wiseflow et TestWe. Toutes les 14 facultés sont concernées.


28 mai 2020 : près de 800 examens supplémentaires avec TestWe sans problèmes

Ce jeudi, ce sont près de 800 prestations d'examens écrits à distance supplémentaires sur la plateforme TestWe qui se sont déroulés sans problèmes majeurs dans les facultés MEDE et FASB.


28 mai 2020 : page alerte-examens et fiche mémo

En cas d’incident global qui touche une plateforme examen, un message sera affiché sur une page spécifique d’incident.
Si unˑe étudiantˑe a un problème technique et ne parvient pas à joindre le Service Desk par téléphone, elle ou il pourra vérifier si le problème rencontré est un problème général ou spécifique.
La fiche mémo suivante résume toutes les informations que l’étudiantˑe doit avoir près de lui pour réagir rapidement en cas de problèmes techniques durant un examen.


27 mai 2020 : examens à distance TestWe en BAC MEDE et FASB sans difficultés majeures

Ce 27 mai, ce sont plus de 800 prestations d’examen écrits à distance de BAC 1 qui se sont déroulées sans difficulté en MEDE et FASB. Ceci porte à plus de 2.500 prestations d’examens écrits à distance avec le logiciel TestWe. A ce jour, aucun examen utilisant la plateforme TestWe n’a été impacté par un problème de serveur.
La plupart des problèmes rencontrés avec la plateforme TestWe s’observent lors de l’installation et de la réalisation de tests d’installation et de familiarisation (sessions de test à blanc). Les étudiantˑes qui ne parviennent pas à installer le logiciel peuvent présenter leur examen sur site. Le cas échéant, une demande d’autorisation peut être introduite via le formulaire suivant.


27 mai 2020 :  changement de plateforme d’examen en ESPO

Par un concours de circonstances, à deux reprises au moment où les tests de familiarisation ont été planifiés dans la faculté ESPO, le serveur TestWe n’a pas supporté la charge de l’initialisation simultanée du test par les étudiantes et étudiants de cette faculté. Rencontrer ce genre de difficultés à quelques jours des examens génère bien entendu de l’anxiété. Dans un tel climat, et après une concertation entre le doyen ESPO et le conseil rectoral, la décision a été prise de transférer les examens ESPO vers d’autres outils, d’autant plus que la fonction de surveillance disponible sur TestWe ne devait pas être utilisée pour ces examens. Il était essentiel que les étudiantes et étudiants qui ont dû déjà subir à deux reprises la panne de serveur puissent retrouver au plus vite de la sérénité dans la préparation de leurs examens.


22 mai 2020 : premiers examens à distance en MEDE et à l'ILV

Depuis le 8 mai, 6 examens écrits à distance (avec le logiciel TestWE) ont déjà eu lieu dans la faculté de médecine, ce qui correspond à près de 2.000 copies d’examens remises électroniquement. Pour 0,1% de cas, une évaluation alternative a dû être mise en place. Des examens ont également eu lieu à l’ILV (Institut des langues vivantes). Près de 200 tests sur Moodle et 300 oraux sur Teams se déroulés sans aucune difficulté. Ces premiers résultats sont très encourageants. Mais nous restons très attentifs au défi du passage à plus grande échelle. En effet, d’ici la fin juin, ce sont plus de 150.000 prestations d’évaluation qui doivent avoir lieu.


12 mai 2020 : comment se sont déroulés les premiers examens en médecine ?

Examen M3 du 8 mai : 450 étudiant·es. 1 étudiante a dû passer l’examen en oral suite à des problèmes techniques avec son ordinateur.

Examen M1 du 12 mai : (350 étudiant·es environ) 100% des étudiant·es qui ont passé cet examen ont pu le finaliser avec TestWe.


11 mai 2020 : l'ordinateur qui a posé problème

À ce jour, en dehors des 800 étudiant·es de médecine, il y a environ 1.500 étudiant·es UCLouvain qui ont installé le logiciel TestWe.  Le Service Desk de l’UCLouvain qui est ouvert pour les étudiant·es n’a reçu aucun appel ni mail pour des données perdues. L’installation d’un logiciel peut échouer et le Service Desk est là pour aider.  

Sur les 2.300 étudiant·es UCLouvain (y compris MEDE), seul un problème n’a pas pu être directement résolu et le problème a dû être pris en charge par TestWe.


11 mai 2020 : les tests à blanc

Environ 17.000 étudiant·es UCLouvain sont concerné·es par un examen avec TestWe.  Le semaine du 11 mai, environ 1.500 étudiant·es ont passé ce test à blanc.

De nouveaux tests à blanc sont programmés pour les 17.000 étudiant·es les semaines du 18 mai et 25 mai. 

Pour les étudiant·es venant passer leur examen sur site, des tests à blanc seront également programmés les premiers jours de la session (29 mai et 1 juin).


6 mai 2020 : rumeurs de destruction d’ordinateurs par le logiciel TestWe

TestWe a déjà été utilisé par l’UCLouvain pour deux vrais examens MEDE touchant 800 étudiant·es.  Aucun·e de ces 800 étudiant·es n’a perdu de données ni n’a eu son ordinateur abîmé. Nous n'avons pas non plus eu d’ordinateur inutilisable plusieurs heures après l’examen.  

Contrairement à ce qui est parfois présent sur les réseaux sociaux, TestWe n’utilise pas le micro de l’ordinateur et l’anti-virus ne doit pas être désinstallé pour l’installation de TestWe.

Nous ne pouvons garantir que le logiciel TestWe est compatible avec tous les ordinateurs.  Si pour ces raisons le logiciel ne peut être installé, l’étudiant·e pourra le signaler et venir passer son examen sur site. 

Si un·e étudiant·e ne souhaite pas installer le logiciel sur son ordinateur, elle·il pourra le signaler et venir passer son examen sur site. 

Un problème qui est parfois survenu, c’est un arrêt non prévu de TestWe lors de l’installation ou lors de son utilisation sous Windows.  Dans ce cas, il faut suivre la procédure suivante, décrite sur le site Moodle, qui garantit la restauration des paramètres de l’ordinateur.

Si vous utilisez un PC Windows et que l'application TestWe ne s'est pas fermée correctement vous devez relancer l'application TestWe et ensuite cliquer sur le bouton « restaurer les paramètres Windows » proposé par TestWe.

  • Cliquer sur le lien tout en bas à gauche « À propos de TestWe ».
  • Puis cliquer sur le menu « Options ».
  • Puis cliquer sur le bouton « Restaurer les paramètres Windows ».
  • Éventuellement rebooter l'ordinateur.