Avant votre arrivée

 

1. Admission et enregistrement de l'échange

2. Autorisation d'inscription

3. Documents à emmener avec vous

4. Réserver votre logement

5. Journée d'accueil des étudiants internationaux

 

1. Admission et enregistrement de l'échange

A. Dès votre sélection

Dès que vous avez été sélectionné-e par votre institution, celle-ci informe l’UCL de votre nomination pour un programme d’échange. Vous pourrez dès lors envoyer à la coordinatrice des échanges votre dossier concernant votre demande de séjour d’échange qui comprendra les documents suivants (au plus tard pour le 1er mai (1er semestre) ou le 1er novembre (deuxième semestre)):

  • une copie de votre passeport ou carte d’identité;

  • votre contrat d’études ECTS ou Learning agreement, complété et signé par vous et par le coordinateur académique de votre institution (merci de bien vouloir veiller à vérifier l'horaire des cours choisis avant de nous envoyer votre learning agreement voir point B.).

  • vos relevés de notes relatives à vos années d’études antérieures;

  • un certificat de votre niveau de français (≥ B1) et un certificat de votre niveau d'anglais (≥ B1);

  • le bulletin d'admission et d'inscription complété et signé;

  • le formulaire "règlement-vie privée" (à signer);

  • le formulaire de demande de carte d'accès et une photo couleur (taille photo (35 sur 45 mm) avec fond blanc: type passeport).

Ces documents sont à envoyer par scan dans un document pdf unique à mobilite-agro@uclouvain.be au plus tard le 1 mai (1e quadrimestre) ou le 1 novembre (2e quadrimestre).

! Attention: concernant le formulaire de demande de carte d'accès: nous avons besoin spécifiquement d'une photo originale, nous vous demandons de nous envoyer le formulaire original avec la photo par courrier postal à l'adresse:

Université catholique de Louvain
Faculté des Bioingénieurs AGRO Louvain
Cellule internationale c/o Mme Adeline Paulet
Croix du Sud, 2 – Bte L7.05.01
B-1348 Louvain-la-Neuve - Belgique

E-mail: mobilite-agro@uclouvain.be

Tél.: +32 10 47 94 80 - Fax: + 32 10 47 47 45

B. Informations/liens utiles

Comment vérifier mon horaire de cours?

Lien vers l'outil: http://horaire.uclouvain.be/direct/index.jsp

Utilisateur : etudiant
Mot de passe : student

Projet : 2020-2021
Semaine : Choisir dans les onglets, la semaine à afficher

Différentes recherches sont possibles :

  • par Etudiants

  • par Enseignants

  • par Auditoires

  • par Cours

Informations complémentaires :

  • Etudiants = année d'études
  • Un code cours suivi de -1 (ou -2, -3, ...) signifie qu'il s'agit d'un cours magistral (ex. : LBIR1150-1)
  • Un code cours suivi de _Ex1 (ou _Ex2, _Ex3, ...) signifie qu'il s'agit d'une séance d'exercices (ex. : LBIR1110_Ex1)
  • Un code cours suivi de _Labo1 (ou _Labo2, _Labo3, ...) signifie qu'il s'agit d'une séance de labortaoire (ex. : LBIR1121_labo1)
  • Vous souhaitez faire apparaître conjointement dans le planning une année d'études et un cours? Sélectionnez l'année d'études et en maintenant la touche "CTRL", sélectionnez le code cours. Les plannings se superposeront.

2. Autorisation d’inscription

Dès que votre dossier sera complet, la cellule mobilité transmettra votre dossier au Service des inscriptions qui vous enverra un mail sur votre adresse personnelle vous indiquant la procédure à suivre pour activer votre compte global et ainsi avoir accès à votre bureau virtuel et autres fonctionnalités offertes aux étudiants inscrits.

Tous les documents  officiels mis à la disposition de l'étudiant mentionnent son statut d'étudiant d'échange.
L'attestation d'inscription peut être imprimée à partir du bureau virtuel ainsi que tout autre document mis à votre dispostion mentionnant votre statut d'échange.

Pour les étudiants non-européens et ayant besoin d'un visa: l'attestation d'inscription disponible sur le bureau virtuel permet d'obtenir celui-ci. L'attestation mentionnera les dates de début et de fin de l'échange. 
Les étudiants non-européens présenteront leur visa en Faculté à la coordinatrice administrative des échanges dès leur arrivée.

https://uclouvain.be/fr/etudier/inscriptions

3. Documents à emmener avec vous

  • Votre carte d'identité ou passeport;

  • Le document reçu de votre univesité prouvant que vous êtes un étudiant d'échange;

  • Les documents de votre assurance santé;

  • Votre visa Schengen D si vous êtes concerné.

4. Réserver votre logement

Il existe plusieurs possibilités pour trouver un logement à Louvain-la-Neuve.
La meilleure façon de participer à la vie étudiante est de vivre sur le campus même. En effet, Louvain-la-Neuve est un campus piétonnier atypique qui compte plus de 19 000 étudiants et 20 000 habitants.
En raison des contraintes de logement, nous conseillons vivement à tous les étudiants de réserver leur chambre bien à l'avance auprès du Service des Logements de l'UCL (LOGE). En effet, toutes les chambres d'étudiants sont attribuées selon le principe du "premier arrivé, premier servi", il est donc dans votre intérêt d'envoyer votre formulaire de demande de logement le plus tôt possible !

La réservation d’un logement UCL se fait en ligne via le lien https://www.uclouvain.be/fr/etudier/logement

  • Cliquer sur Louvain-La-Neuve
  • Cliquer sur étudiant d’échange Erasmus et autres
  • Cliquer sur demande de logement en ligne

Pour la "Demande de logement" dans le champ "Provenance" sélectionnez "étudiant d'échange".
 
Lorsque la demande est créée :
Si disponibilité du logement : Les étudiants recevront un courriel les informant d'une réservation provisoire en attendant la confirmation de leur inscription à l'UCL.
En cas d'indisponibilité de logement : Les étudiants seront informés que leur demande est mise sur une liste d'attente et recevront des informations sur les autres secteurs de logement à Louvain-la-Neuve.

Comment contacter le service du logement : Mme Laurence Mairesse - laurence.mairesse@uclouvain.be
Des logements temporaires sont proposés dans notre guide d'accueil de la Faculté.

5. Journée d'accueil des étudiants internationaux

Le 29 janvier 2021, nous accueillerons les étudiants du deuxième semestre de l'année académique 2020-2021 lors de notre journée d'accueil des étudiants d'échanges internationaux. Les détails seront bientôt envoyés !

La date de la journée d'accueil pour le premier quadrimestre 2021-2022 sera confirmée sous peu.