Avant votre arrivée

Informations COVID-19 Belgique et à l'UCLouvain

1. Admission et enregistrement de l'échange

2. Autorisation d'inscription

3. Documents à emmener avec vous

4. Réserver votre logement

5. Journée d'accueil des étudiants internationaux

 

1. Admission et enregistrement de l'échange

A. Dès votre sélection

Dès que vous avez été sélectionné-e par votre institution, celle-ci informe l’UCL de votre nomination pour un programme d’échange. Vous pourrez dès lors envoyer à la coordinatrice des échanges votre dossier concernant votre demande de séjour d’échange qui comprendra les documents suivants (au plus tard pour le 1er mai (1er semestre) ou le 1er novembre (deuxième semestre)):

  • une copie de votre passeport ou carte d’identité;

  • votre contrat d’études ECTS ou Learning agreement, complété et signé par vous et par le coordinateur académique de votre institution (importantmerci de bien vouloir veiller à vérifier l'horaire des cours choisis avant de nous envoyer votre learning agreement voir point B.).

  • vos relevés de notes relatives à vos années d’études antérieures;

  • un certificat de votre niveau de français (≥ B1) et un certificat de votre niveau d'anglais (≥ B1);

  • le bulletin d'admission et d'inscription complété et signé;

  • le formulaire "règlement-vie privée" (à signer);

Ces documents sont à envoyer par e-mail dans un document pdf unique (si non votre dossier ne pourra pas être traité) à mobilite-agro@uclouvain.be au plus tard le 1er mai (1e quadrimestre) ou le 1er novembre (2e quadrimestre).

B. Informations/liens utiles
Comment vérifier mon horaire de cours?
Utilisateur : etudiant
Mot de passe : student
Projet : 2023-2024
Semaine : Choisir dans les onglets, la semaine à afficher
Différentes recherches sont possibles :
  • par Etudiants
  • par Enseignants
  • par Auditoires
  • par Cours
Informations complémentaires :
  • Etudiants = année d'études
  • Un code cours suivi de -1 (ou -2, -3, ...) signifie qu'il s'agit d'un cours magistral (ex. : LBIR1150-1)
  • Un code cours suivi de _Ex1 (ou _Ex2, _Ex3, ...) signifie qu'il s'agit d'une séance d'exercices (ex. : LBIR1110_Ex1)
  • Un code cours suivi de _Labo1 (ou _Labo2, _Labo3, ...) signifie qu'il s'agit d'une séance de labortaoire (ex. : LBIR1121_labo1)
  • Vous souhaitez faire apparaître conjointement dans le planning une année d'études et un cours? Sélectionnez l'année d'études et en maintenant la touche "CTRL", sélectionnez le code cours. Les plannings se superposeront.

2. Autorisation d’inscription

Dès que votre dossier sera complet, la cellule mobilité transmettra votre dossier au Service des inscriptions qui vous enverra un mail sur votre adresse personnelle vous indiquant la procédure à suivre pour activer votre compte global et ainsi avoir accès à votre bureau virtuel et autres fonctionnalités offertes aux étudiants inscrits.

Tous les documents officiels mis à la disposition de l'étudiant mentionnent son statut d'étudiant d'échange.
L'attestation d'inscription peut être imprimée à partir du bureau virtuel ainsi que tout autre document mis à votre dispostion mentionnant votre statut d'échange. L'attestation d'inscription mentionnera également les dates de début et de fin d'échange.

Pour les étudiants non-européens et ayant besoin d'un visa: l'attestation d'inscription disponible sur le bureau virtuel permet d'obtenir celui-ci. L'attestation mentionnera les dates de début et de fin de l'échange. 
Les étudiants non-européens présenteront leur visa en Faculté à la coordinatrice administrative des échanges dès leur arrivée.

Vous recevrez également un mail renvoyant vers la procédure pour commander votre carte d'accès et d'étudiant (upload d'une photo d'identité). La carte sera envoyée à la Faculté et vous sera remise lors de votre arrivée en début de quadrimestre.

3. Documents à emmener avec vous

  • Votre carte d'identité ou passeport;

  • Le document reçu de votre université prouvant que vous êtes un étudiant d'échange;

  • Les documents de votre assurance santé;

  • Votre visa Schengen D si vous êtes concerné.

4. Réserver votre logement

La meilleure façon de participer à la vie étudiante est de vivre sur le campus même. En effet, Louvain-la-Neuve est un campus piétonnier atypique qui compte plus de 19 000 étudiants et 20 000 habitants.
Cependant en raison des contraintes de logement, importantnous conseillons vivement à tous les étudiants de réserver leur chambre bien à l'avance auprès du Service des Logements de l'UCL (LOGE). En effet, toutes les chambres d'étudiants sont attribuées selon le principe du "premier arrivé, premier servi", il est donc dans votre intérêt d'envoyer votre formulaire de demande de logement le plus tôt possible !

La réservation d’un logement UCL se fait en ligne via le lien https://www.uclouvain.be/fr/etudier/logement

  • Cliquer sur Louvain-La-Neuve
  • Cliquer sur étudiant d’échange Erasmus et autres
  • Cliquer sur demande de logement en ligne

Pour la "Demande de logement" dans le champ "Provenance" sélectionnez "étudiant d'échange".
 
Comment contacter le service du logement : inforlogementlln@uclouvain.be  

N'hésitez pas à élargir vos recherches au-delà de Louvain-la-Neuve, à Ottignies, Wavre, Bruxelles par exemple, si vous ne pouviez pas vous loger à Louvain-la-Neuve.
Soyez attentif aux démarches administratives avec les propriétaires privés pour éviter tout abus.

Des pistes de logements temporaires/alternatifs sont proposées dans notre guide d'accueil de la Faculté.

 

5. Journée d'accueil des étudiants internationaux

 

Nous accueillerons les étudiants du premier semestre de l'année académique 2023-2024 lors de notre journée d'accueil des étudiants d'échanges internationaux 15 septembre 2023 (à confirmer). Les détails seront bientôt envoyés !