Avant votre arrivée

Sélection : Dès que vous avez été sélectionné-e par votre institution, celle-ci informe l’UCL de votre nomination pour un programme d’échange. Vous pourrez dès lors envoyer à la coordinatrice des échanges votre dossier concernant votre demande de séjour d’échange qui comprendra les documents suivants:

  • le bulletin d'admission et d'inscription ou Student Application Form qui vous aura été envoyé préalablement par la coordinatrice des échanges et que vous aurez complété et signé ainsi que l’attestation de sélection établie par votre Institution;
  • une lettre de motivation;
  • une copie de votre passeport ou carte d’identité;
  • votre curriculum vitae avec vos coordonnées;
  • vos relevés de notes relatives à vos années d’études antérieures;
  • votre niveau de connaissance en français et en anglais;
  • votre contrat d’études ECTS ou Learning agreement, complété et signé par vous et par le coordinateur académique de votre institution (un quadrimestre = 30 ECTS).

Validation du dossier : Dès que votre dossier aura été validé par la coordinatrice des échanges à l’UCL, vous serez invité-e à compléter votre dossier avec deux autres documents :

  • le document « règlement vie privée » à renvoyer signé,
  • la demande pour une carte d’accès avec une photo passeport en couleur sur fond blanc collée sur le document (pas de photo électronique ni de scan).

Ces deux derniers documents sont à renvoyer par courrier postal au plus tard le 31 mai (1e quadrimestre) ou le 30 novembre (2e quadrimestre) à

Université catholique de Louvain
Faculté des Bioingénieurs AGRO Louvain
Cellule internationale c/o Mme Adeline Paulet
Croix du Sud, 2 – Bte L7.05.01
B-1348 Louvain-la-Neuve - Belgique

Mail - Tél. : +32 10 47 94 80

Autorisation d’inscription : https://uclouvain.be/fr/etudier/inscriptions

Dès que votre dossier sera complet, la cellule mobilité transmettra votre dossier au Service des inscriptions qui vous enverra un mail sur votre adresse personnelle vous indiquant la procédure à suivre pour activer votre compte global et ainsi avoir accès à votre bureau virtuel et autres fonctionnalités offertes aux étudiants inscrits.
L'attestation d'inscription peut être imprimée à partir du bureau virtuel ainsi que tout autre document mis à votre dispostion mentionnant votre statut d'échange.

Pour les étudiants non-européens et ayant besoin d'un visa, l'attestation d'inscription disponible sur le bureau virtuel permet d'obtenir celui-ci.
Les étudiants non-européens présenteront leur visa en Faculté à la coordinatrice administrative des échanges dès leur arrivée.

https://uclouvain.be/fr/etudier/inscriptions

Réserver votre logement : La réservation d’un logement UCL se fait en ligne via le lien https://www.uclouvain.be/fr/etudier/logement

  • Cliquer sur Louvain-La-Neuve
  • Cliquer sur étudiant d’échange Erasmus et autres
  • Cliquer sur demande de logement en ligne

N’hésitez pas à consulter le site pour trouver les différentes formules de logement possibles.

Connaissance de la langue française : Pour réussir votre échange, une bonne connaissance de la langue française est requise.

Liste des documents à apporter avec vous :

  • votre carte d’identité ou votre passeport ;
  • l’attestation de l'Université d'origine prouvant que les études à l'UCL se réalisent dans le cadre d'une convention d'échange Erasmus (ou une copie certifiée conforme) ;
  • la preuve de votre assurance médicale – soins de santé. L'étudiant·e d'échange doit être couvert·e par une assurance soins de santé valable en Belgique. La preuve lui en sera demandée lors de l'inscription en faculté (formulaire E 111, ...). De par son inscription au rôle à l'UCL, il/elle est couvert·e pour les accidents corporels qui surviendraient dans le cadre strict de ses activités académiques.
  • l'autorisation d’inscription de l’UCL pour les étudiants hors UE, ayant besoin d’un VISA ( Schengen D).