Avant, Pendant, Après

Louvain-La-Neuve, Mons


Je connais maintenant ma destination, que dois-je faire?

Avant votre échange

  1. Dossier de candidature à l'université d'accueil et réussite en juin
  2. Inscription à l'UCL pour votre Bloc Annuel 2 de Master
  3. Enregistrement à "Ma mobilité" de votre bureau virtuel UCL
  4. Bourse
  5. Workload, charge de travail
  6. Contrat d'études signés par les 3 parties
  7. Visa
  8. Assurance
  9. Sécurité

Sur place

  1. Confirmation de votre arrivée sur place
  2. Respect des consignes de votre université d'accueil
  3. Respect des consignes administratives de la LSM (check-list: inscription UCL, inscritpion cours Master 2, inscription session de janvier,...)
  4. Contrat d'études: confirmation et/ou avenant
  5. Sécurité

Retour, après votre échange

  1. Transcript of records, conversions et visibilité des points sur votre bureau virtuel UCL
  2. Un échec en échange reste un échec à la LSM
  3. Obligation par rapport à l'ADRI

AVANT votre départ


1. Dossier de candidature à l'université d'accueil et réussite en juin

Deux conditions restent encore à satisfaire pour être définitivement sélectionné pour la destination attribuée:

> Une fois que le service international de la LSM vous aura annoncé auprès de votre université d'accueil, des informations complémentaires vous seront envoyées par la LSM ou l'université d'accueil; un dossier composé de divers documents devra leur parvenir à temps en vue d'être accepté chez eux. Vous êtes seul responsable de la constitution du dossier et du respect du délais imparti.
> Nous vous rappelons également que vous devez acquerir minimum 55 ECTS (60 ECTS pour les programmes IB, CEMS and DD) de cours de la LSM au niveau Master en juin du 1èr Bloc Annuel..

2. Inscription à l'UCL pour votre Bloc Annuel 2 de Master

Dès le lendemain des délibérations et avant votre départ à l'étranger, vous devez procéder à votre ré-inscription à l'UCL en Master 2. Procédure à faire en ligne à partir de votre bureau virtuel - Mes Etudes - Me réinscrire. Visitez aussi www.uclouvain.be/reinscription

3. Enregistrement à "Ma mobilité" sur votre bureau virtuel UCL

Afin que votre mobilité apparaisse dans votre diplôme et pour des raisons d'assurances, il faut vous inscrire à "Ma mobilité". -> Mode d'emploi Mob-i

4. Demande d'une bourse

C'est suite à votre enregistrement sur "Ma mobilité" qu'une demande automatique de bourse est introduite auprès de l'UCL.
Pour rappel: si vous êtes éligible, la bourse octroyée ne couvrira pas l'entiereté des coûts liés à votre échange.
Pour savoir si vous êtes éligible
, visitez la page www.uclouvain.be/10945
Une demande d'aide supplémentaire peut être introduite, début juillet, auprès du Service Social de l'UCL (cette aide éventuellement attribuée sera calculée et octroyée en fonction de la situation sociale de l'étudiant).

5.Workload = charge de travail

Workload imposée par la LSM (c'est-à-dire le nombre de cours et/ou de crédits locaux à suivre sur place) diffère d'une université à l'autre. Cette charge de travail équivaut à un quadrimestre à la LSM, soit 30 ECTS, soit 1/4 de votre diplôme. Il vous faudra répondre aux exigences de niveau de cours équivalent au niveau master de chez nous, qui tantot sera undergraduate ou graduate/postgraduate, tantot niveau MBA, encore une fois différent d'une université à l'autre. La charge de travail que vous devrez suivre lors de votre échange vous sera communiquée par le service international de la LSM.

6. Contrat d'études signés par les 3 parties

Accessible depuis votre bureau virtuel UCL>Mes études>Ma mobilité, ce contrat d'études doit être signé par vous-même, par l'université d'accueil et par la LSM avant votre départ -> Mode d'emploi Mob-i

Il s'agit d'un document officiel reprennant votre programme de cours que vous suivrez sur place.

Votre proposition de contrat d'études sera soumis à l'approbation de l'université d'accueil et d'un responsable académique de la LSM.

Lorsque vous introduirez votre proposition de programme de cours, il y a lieu avant tout de respecter les règles de la LSM (concernant le niveau de cours et le nombre de crédits locaux) et de suivre les informations données par l'université d'accueil.

Pays européens: charge de travail en échange sera de 30 ECTS (système selon le traité de Bologne):
Pays hors Europe: nombre de crédits locaux équivalent à 30 ECTS (pour cet équivalence, voir le service international de la LSM)

Règles applicables pour tous:

  • cours de niveau Master ou équivalent sur place (voir service international de la LSM)
  • hors cours de langues
  • dans le domaine de vos études (peut compléter votre finalité spécialisée)
  • non redondants à ce que vous avez déjà étudié

Le non-respect de l'ensemble de ces règles mettra en péril l'obtention de votre diplôme LSM.

Une fois le contrat d'études signés par les 3 parties, tous les cours mentionnés sur celui-ci apparaitront alors sur votre bureau virtuel UCL dans votre parcours. Il n'est plus possible de modifier votre contrat d'études après le 30 octobre. Nous vous rappelons que tous les cours qui apparaissent dans votre parcours doivent être réussis; un échec en échange reste un échec à la LSM.

7. Visa

Selon la destination et la nationalité, il vous faudra peut-être un visa. Attention vous êtes dans l'obligation de respecter les consignes données par l'université d'accueil et l'ambassade à ce sujet; si un visa étudiant est demandé, prenez un visa étudiant. Ne prenez pas un visa touristique (éventuellement moins cher) cela pourrait porter préjudice à la reconnaissance de vos cours sur place, qui reste votre premier objectif.

-> Ambassades et consulats étrangers en Belgique

8. Assurance

Les accidents corporels lors des voyages d'études effectués en accord avec l'UCL sont couverts. Nous attirons votre attention sur le fait que la maladie n'est pas couverte. Nous conseillons dès lors de souscrire une assurance assistance. Le service des assurances de l'UCL peut vous en proposer.  
Des informations complémentaires sur www.uclouvain.be/271696 (après identification)

9. Sécurité

Pour toutes les destinations, nous vous conseillons vivement:

  • de prévenir l'ambassade ou le consulat belge de votre présence dans le pays (Ambassades et consulats belges à l'étranger),
  • de faire les vaccins si nécessaire,
  • d'être constamment en possession:
    • de vos papiers d'identité: carte d'identité ou passeport (au moins copie de ceux-ci),
    • du numéro de client et numéro de téléphone d'urgence de votre assurance (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone),
    • de votre carte, document et/ou numéro de soins de santé (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone),
    • de numéros de téléphones de personnes à contacter sur place et en Belgique en cas de problème (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone), 
    • du numéro de téléphone de l'ambassade ou consulat sur place (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone),
    • du numéro de téléphone et nom du responsable des étudiants incomings de votre université d'accueil,
    • de vos médicaments, tous traitements médicamenteux personnels,...

Sur place, dans l'université d'accueil

1. Confirmation de votre arrivée

-> Mode d'emploi Mob-i

2. Respect des consignes de votre université d'accueil

Soyez attentif à bien respecter les consignes données par votre université d'accueil: consignes de sécurité, consignes administratives, délais d'inscription/désinscription aux cours, délais d'inscription aux examens,...

3. Respect des consignes administratives de la LSM (check-list: inscription UCL, inscription cours Master 2, inscription session de janvier,...)

Malgré le fait que vous soyez loin de la LSM, vous êtes néanmoins toujours lié à celle-ci, il vous faut donc obligatoirement respecter les consignes administratives suivantes:

-> Ré-inscription online en Master 2 à l'UCL dès le 1er juillet via votre bureau virtuel UCL, (si pas encore fait) visitez www.uclouvain.be/reinscription
-> Inscription online aux cours de Master 2 via votre bureau virtuel UCL: Mémoire, Séminaire d'accompagnement au Mémoire, stage ou cours (programme du 2ème quadri), visitez www.uclouvain.be/373595
-> Confirmaton online de votre arrivée via votre bureau virtuel UCL>Mes études>Ma mobilité
-> Avenant ou confirmation définitive du contrat d'études via votre bureau virtuel UCL>Mes études>Ma mobilité
-> Inscription online aux examens de la session de janvier de la LSM via votre bureau virtuel UCL<Mes études (inscription aux examens de vos cours d'échange en vue d'obtenir les points obtenus), visitez www.uclouvain.be/79989
-> Modification d'inscriptions aux cours du Q2 de la LSM, visitez www.uclouvain.be/373595

Sans oublier les obligations liées au séminaire d'accompagnement au mémoire, visitez Moodle.

4. Contrat d'études: confirmation définitive ou avenant

-> Mode d'emploi Mob-i

5. Sécurité

Nous insistons sur le fait que vous êtes responsable de vous-même, de vos choix, de vos déplacements, de vos escapades. Ne mettez pas votre sécurité et celle des autres en péril par simple prétexte que c'est l'aventure. Profitez mais soyez vigilant, responsable et adulte.
Respectez les consignes de sécurité qui vous sont renseignées à tout moment.

N'oubliez pas:

  • de prévenir l'ambassade ou le consulat belge de votre présence dans le pays (Ambassades et consulats belges à l'étranger),
  • d'être constamment en possession:
    • de vos papiers d'identité: carte d'identité ou passeport (au moins copie de ceux-ci),
    • du numéro de client et numéro de téléphone d'urgence de votre assurance (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone),
    • de votre carte, document et/ou numéro de soins de santé (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone),
    • de numéros de téléphones de personnes à contacter sur place et en Belgique en cas de problème (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone), 
    • du numéro de téléphone de l'ambassade ou consulat sur place (copie papier dans votre portefeuille avec vos papiers d'identité + encodé dans votre téléphone),
    • du numéro de téléphone et nom du responsable des étudiants incomings de votre université d'accueil,
    • de vos médicaments, tous traitements médicamenteux personnels,...

APRES votre échange

1. Transcript of records, conversions et visibilité des points sur votre bureau virtuel UCL

Votre transcript of records (= relevé de notes) nous sera envoyé par votre université d'accueil dans le courant du 2ème quadrimestre. La conversion sera ensuite réalisée par le bureau international de la LSM, vérifiée et approuvée par un responsable académique pour enfin êre encodée sur votre bureau virtuel UCL.
Ces points ne seront visibles dans le courant du 2ème quadrimestre que si vous vous êtes inscrits pour ceux-ci à la session de janvier.


Les conversions:

Les notes obtenues pour les examens présentés durant votre séjour d'échange sont adaptées au système UCL sur base des grilles de conversion dont nous disposons pour chaque université partenaire.

Le système ECTS est d'application pour les universités européennes: Le Conseil académique (10 février 2003 Cac 424/B/04) a décidé d’adopter une échelle de notation unique. Cette échelle est construite en prenant l’ensemble des notes de tous les programmes (tous cycles confondus). Cette décision se base sur la faible disparité intra-UCL observée suite à une étude statistique et s’inscrit  dans un souci de communication interne et externe.
Cette échelle de notation est revue annuellement. Elle est reprise sur chaque relevé de notes.

Note    20    19    18    17     16     15     14     13     12    11    10   <10

 % d'étudiants qui ont obtenu la note

   0.4    1.3    3.9    7.1    12.0    14.1    16.2    15.0    13.4    8.9   7.3      -
 Note ECTS                   A            B           C          D     E     F

2. "Un échec en échange reste un échec à la LSM"

En cas d'échec en échange après conversion de vos notes par la LSM, note(s) en-dessous de 10/20, les règles de l’université d’accueil s’appliquent, à savoir:
  • Si une seconde session, lorsque vous êtes encore sur place, est possible, vous devez vous arranger avec le secrétariat des étudiants de l'université d'accueil en nous tenant également informé.
  • Si un arrangement avec le professeur du cours échoué, lorsque vous êtes encore sur place, est possible, vous devez vous arranger avec le secrétariat des étudiants de l'université d'accueil en nous tenant également informé.
  • Si une seconde session n'est possible que sur place mais en dehors de la période de séjour, les frais liés au déplacement sont à votre charge. 
  • Si une seconde session est possible à distance -> la LSM facilite l'organisation du passage de l'examen.
  • S'il n'y a pas de possibilité de seconde session, vous gardez votre échec qui sera soumis à l'appréciation du jury (vous devez alors documenter votre échec à l’attention du jury)

 Si l'étudiant échoue sa deuxième session en échange, la règle de l'UCL s'applique, à savoir l'ajournement.

3. Obligations par rapport à la bourse d'échange

Pour rappel, vous avez des obligations à respecter auprès de l'ADRI - Administration des Relations Internationales de l'UCL - en charge de la gestion des bourses:

  • Soumettre une proposition de cours dans Mob-I et la faire signer par votre université d'accueil pour obtenir le statut "contrat" dans Mob-I, un mois avant votre départ en échange. Les dernières modifications sont permises 2 semaines après votre arrivée sur place.
  • Complétez online votre rapport d’évaluation, à partir de votre bureau virtuel UCL,
  • Renvoyez à l’ADRI, et non à la LSM, l’attestation de séjour dûment complétée et signée.

Les obligations respectées conditionnent, entre autres, les versements de votre bourse.

 

Les informations qui "circulent entre étudiants" sont parfois erronées et ne sont en aucun cas des informations officielles validées par la LSM.
Chaque étudiant est responsable de s'enquérir des informations officielles.
Si, malgré les informations données sur ce site, vous n'avez pas trouvé réponse à votre question, contactez le service international de la LSM.