Admission et inscription

MDEN

Statut de l'étudiant d'échange

Le statut d'étudiant d'échange est réservé exclusivement aux personnes qui viennent à l'UCLouvain dans le cadre des accords de mobilité (Erasmus+, Erasmus Belgica, Mercator) et qui ont été admis par la faculté d'accueil sur base d'une proposition d'une convention de stage en bonne et due forme. Les étudiant·es d'échange sont exempté·es du paiement des droits d'inscription. Leur inscription est valable pour une année académique au maximum et n'est pas renouvelable.

A l'issue de leur séjour d'études / de stage à l'UCLouvain, aucun diplôme ne leur sera délivré. Toutefois, un certificat de stage et une évaluation rédigée, accompagnée ou non d’une note sur 20, seront établis en vue d’une reconnaissance de ce stage dans l'université d'origine.

Procédure

L'admission et l’inscription de l'étudiant·e d'échange se font via la faculté. Une fois informée de la sélection d'un·e étudiant·e, la faculté envoie à celui-ci une fiche de procédure concernant l’admission et l’inscription et la liste des documents du dossier d’inscription à préparer. Ce dossier devra être renvoyé pour le 31 mai au plus tard (1er quadrimestre) ou pour le 30 novembre (2ème quadrimestre) au coordonnateur facultaire à l'UCLouvain, avec les documents suivants :

• un formulaire " Étudiants d'échange - Bulletin de demande d'admission et d'inscription" rempli et signé,
• un formulaire "Règlement - vie privée" rempli et signé,
• un stage ERASMUS : la convention de stage de l'UCLouvain qui vous sera envoyée par l'UCLouvain, à compléter ou bien celle de votre établissement (Training Agreement for Placement),
• un stage MERCATOR : la convention de stage de l'UCLouvain qui vous sera envoyée par l’UCLouvain, à compléter (ce document préparé par l'UCLouvain est obligatoire, aucun autre modèle de convention ne sera accepté à la place), signée par le coordonnateur académique de la faculté d'origine et l’étudiant,
• le formulaire "avenant à la convention de stage",
• une photocopie de la carte d'identité ou du passeport,
• une attestation d'assurance personnelle Soins de santé et rapatriement,
• une copie de votre carnet de vaccination à jour (preuve que vous êtes vacciné contre : Hépatite B, diphtérie, coqueluche, tétanos, poliomyélite, rougeole, rubéole, oreillons),
• un certificat de langue française de niveau DELF B2 Minimum.

Une fois ce dossier complet et prêt, merci de l'envoyer à :

Ecole de Médecine Dentaire 
Mme V. ABRIAL
Avenue Hippocrate, 10 - Boite 5721
1200 Bruxelles - BELGIQUE

Le coordinateur administratif le fera suivre au Service des inscriptions de l'université. 

Fin juin/fin novembre, l'étudiant recevra un mail sur son adresse personnelle lui indiquant la procédure à suivre pour activer son compte global UCLouvain et avoir ainsi accès à son bureau virtuel et autres fonctionnalités ouvertes aux étudiant·es inscrit·es. Il recevra également un email le renvoyant vers la procédure à suivre pour commander sa carte d'accès et sa carte d'étudiant (upload d'une photo d'identité). L'avis d'enregistrement qu'il pourra imprimer à partir du bureau virtuel, ainsi que tous les documents officiels mis à sa disposition comme l'attestation d'inscription par exemple, mentionneront le statut d'étudiant d'échange et les dates de début et de fin d'échange. L'étudiant ayant besoin d'un visa poura réaliser les démarches grâce à l'attestation d'inscription disponible sur son bureau virtuel.

La carte d'étudiant et la carte d'accès aux cliniques lui seront remises par la coordonnatrice de l'EMDS en échange de la présentation de la carte européenne d'assurance maladie ou d'une attestation d'assurance de soins de santé

Le coordinateur administratif mobilités se chargera de l'accueil à l'école et le guidera pour les autres formalités, notamment pour récupérer son badge et sa blouse clinique (NB : une caution de 30€ payable uniquement par CB Visa, Master Card... lui sera demandée en clinique). L'étudiant·e doit impérativement lui envoyer un mail auparavant pour fixer un rendez-vous (virginie.abrial@uclouvain.be).