L’UCLouvain recrute un·e Secrétaire de recherche
Référence du poste : SF 27722
Publication interne et externe jusqu'au 26/01/2021
Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat à temps partiel (40%) pour une durée indéterminée (possibilité d'un complément éventuel en CDD sur ressources extérieures)
Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
- assurer un support administratif et logistique aux activités et processus liés à l’organisation et à la gestion administrative de l’institut;
- apporter un support administratif aux activités de recherche de l’institut.
Fonction
Sous la responsabilité du Président d’institut, et par délégation de la coordinatrice administrative d’institut, le/la titulaire de la fonction aura pour fonctions principales :
- Secrétariat Général : Gestion des contacts (courrier, e-mails, téléphone); prise en charge des demandes d'information; gestion du courrier; planification et organisation de réunions (réservation de salles, catering); reproduction de documents,…
- Accueil des visiteur·euses, assistant·es et chercheur·es
- Gestion de la procure et des fournitures en collaboration avec la Cellule Logistique et Comptable (CLC)
- Suivi des contacts avec les services généraux compétents (ARH, ASSU, GPLO, ADRE, …)
- Gestion de l'information : maintenance des bases de données; classement et archivage de documents; mise à jour des documents/vadémécum relatifs aux procédures administratives en vigueur dans l’institut
- Gestion administrative des chercheur·es et suivi de la mobilité : préparation et suivi des demandes d’engagement des chercheur·es; support administratif à la mobilité des chercheur·es; gestion des dossiers des collaborateur·rices scientifiques
- Assistance à la recherche : aide à la rédaction de rapports (mise en page, relecture, correction et impression de documents...); soutien administratif dans le cadre de projets de recherche
- Support à la promotion et à la communication : aide à l'organisation logistique et administrative de manifestations scientifiques (colloques, conférences, séminaires, etc.)
Qualifications et aptitudes requises
- Diplôme de l'enseignement supérieur de type court ou expérience équivalente (assistant·e/secrétaire de direction, …)
- Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, File Maker Pro, …) et disposition à se former aux applications informatiques administratives de l’UCLouvain
- Excellente connaissance du français. Une bonne connaissance de l'anglais est demandée (B2 min.)
- Intérêt pour la gestion de la recherche
- Capacité à s’intégrer et à collaborer dans une équipe
- Sens de l’accueil et facilité de contact
- Esprit d’initiative et sens des responsabilités
- Rigueur dans l’organisation et la finition des dossiers