Cas standard
D'après la charte IRMP, tout trajet en bus, en train ou en voiture avec au moins 3 personnes (chauffeur.se inclus.e), est financé par le fonds dédié avec un plafond de 100€ (soit 200€ par aller-retour). Cela comprend les trajets en première classe, la location d’une voiture ou encore le coût d’une étape.
En pratique, pour faire appel à ce financement, il n'est pas possible de passer par l'agence Carlson Wagonlit. La personne concernée achète donc elle-même ses titres de transports et demande un remboursement par note de frais. La note devra impérativement spécifier que la personne fait appel au Fonds développement durable et préciser le montant demandé, pour une valeur respectant le plafond; la différence sera prise en charge par toute autre source de financement disponible pour cette personne. En cas de voyage en 1ère classe, outre les justificatifs usuels, il faudra ajouter au dossier de remboursement un document supplémentaire décrivant le surcoût par rapport au prix du même voyage en 2ème classe. En cas de nécessité, il est possible d'introduire une demande de remboursement anticipée, c'est-à-dire d'introduire la note de frais après l'achat du billet mais avant que le voyage ait eu lieu.
Cas non-standard
L'institut peut aussi encourager toute initiative visant à atténuer l'impact environnemental des activités de recherche menées à l'IRMP. Une telle utilisation est soumise à l'accord du "Comité développement durable" de l'institut. Il convient de solliciter cet accord avant d'engager des dépenses, en contactant le comité à l'adresse green-team-irmp@listes.uclouvain.be .