FAQ surveillants

FAQ surveillants

Cette FAQ complète les consignes de surveillance. Elle répond aux situations les plus fréquentes lors des examens organisés par le Secteur des sciences de la santé à Bruxelles Woluwe.

Votre rôle

Quelles sont les attentes envers le surveillant pendant l’examen ?
La surveillance est un travail à part entière et une surveillance active. Pendant toute la durée de l’examen, vous n’utilisez ni GSM, ni ordinateur, et vous ne corrigez ni ne lisez rien. Vous circulez régulièrement entre les rangées, veillez au silence, vérifiez que les mains et les oreilles des étudiants restent dégagées et annoncez le temps restant 1 heure, 30 minutes, 15 minutes et 5 minutes avant la fin.

À quelle heure dois-je arriver ?
À l’heure indiquée par le secrétariat organisateur dans votre planning de surveillance. Le délai peut varier selon l’examen (nombre d’étudiants, QCM, consignes particulières).

Avant le début de l’examen

Où les étudiants déposent-ils leurs affaires ?
En bas de l’auditoire, sac fermé. Rien ne reste sous le siège ni dans les poches. Vérifiez-le pendant l’installation, avant la distribution des questionnaires.

Comment gérer les appareils électroniques des étudiants ?
Avant le début de l’examen, tous les appareils (GSM, montre connectée ou digitale, écouteurs…) doivent être éteints et rangés dans le sac, en bas de l’auditoire. Seule la montre à aiguilles est autorisée. Aucun appareil ne peut se trouver sur l’étudiant, même éteint ou en mode avion.

Un étudiant porte des bouchons d’oreilles. Est-ce permis ?
Non. Les oreilles doivent rester dégagées pour permettre le contrôle. Demandez-lui de les retirer et de les déposer avec ses affaires.

Identité et présences

Comment dois-je prendre les présences ?
Contrôlez l’identité à l’aide du document déposé sur la tablette : carte d’identité, carte d’accès UCLouvain, attestation d’inscription imprimée ou impression de la carte d’étudiant digitale (RGEE, art. 98). Cochez la présence sur la liste, sans demander de signature.

Un étudiant n’a sa carte d’étudiant que sur son smartphone. Que faire ?
Le smartphone n’est pas admis comme document d’identification, et il ne peut de toute façon pas se trouver sur l’étudiant. Demandez-lui un autre document (carte d’identité ou carte d’accès). S’il n’en a aucun, laissez-le composer, notez son nom et signalez le cas à l’enseignant ou au secrétariat.

Le prénom sur la carte d’identité ne correspond pas à la liste. Que faire ?
Il peut s’agir d’un étudiant engagé dans un changement de prénom d’usage. Ne refusez pas l’accès et ne faites aucune remarque devant les autres étudiants : notez le cas et transmettez-le discrètement au secrétariat après l’examen.

Pendant l’examen

Que faire si un étudiant arrive en retard ?
Acceptez-le jusqu’à 30 minutes après le début de l’examen, sans prolongation du temps, à condition qu’aucun étudiant ayant pris connaissance des questions n’ait quitté la salle.

Que faire si un étudiant a une question pendant l’examen ?
Ne répondez à aucune question sur le contenu. En cas de besoin (erreur dans l’énoncé, problème matériel), faites appel à l’enseignant concerné.

Un étudiant peut-il aller aux toilettes pendant l’examen ?
Non. Les étudiants ne peuvent pas quitter l’auditoire avant d’avoir remis leur copie.

Examens sous forme de QCM

Quelles sont les consignes pour la surveillance d’un QCM ?
Préparez les tablettes en alternant rangées et places. Assurez-vous que les instructions sont clairement relayées et comprises par tous les surveillants et par les étudiants au début de l’examen.

Comment les étudiants doivent-ils gérer leurs réponses ?
Ils peuvent utiliser les feuilles de questions comme brouillon, puis reporter leurs réponses sur la grille de QCM, seule prise en compte pour la correction.

Fraude et incidents

Que faire si je découvre un appareil électronique ou du matériel non autorisé ?
La découverte d’un appareil électronique ou de tout matériel non autorisé sur un étudiant, même éteint, est considérée comme une tentative de fraude. Notez le nom de l’étudiant, l’heure et la nature des faits, puis prévenez l’enseignant. Ne confisquez rien et ne sanctionnez pas vous-même : le dossier est transmis au jury de délibération, qui décide des suites conformément au RGEE.

À qui signaler un incident ?
À l’enseignant responsable de l’examen ou, à défaut, au secrétariat organisateur. Pour toute question sur votre planning : raphael.degand@uclouvain.be.