Politique de protection des données

SIC

Depuis toujours, l’Université catholique de Louvain, tient à cœur de protéger les données personnelles des étudiant.e.s.

Avant de pouvoir confirmer leur demande d’admission, d’inscription ou de réinscription, les étudiant·e·s doivent déclarer être conscient·e·s qu’au cours de ce processus d’inscription et tout au long de leur cursus, nous récoltons les données nécessaires à la bonne gestion administrative de leur dossier.

La présente politique les informe de la manière dont nous recueillons et traitons leurs données à caractère personnel. Celles-ci sont traitées conformément à la législation applicable en la matière et au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le Règlement général sur la protection des données ou RGPD).

Ces données sont traitées par l’UCLouvain notamment sur base des obligations légales qui lui incombent et sur base de sa mission d’intérêt public.

 

 

Qui est le responsable des traitements de vos données ?

 

Le responsable des traitements est l’Université catholique de Louvain dont le siège est établi à 1, Place de l’Université – 1348 Louvain-la-Neuve.

 

A cet égard, l’Université a désigné un délégué à la protection des données que vous pouvez contacter à l’adresse : privacy@uclouvain.be

 

Quelles sont les données que nous recueillons ?

 

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec les étudiant.e.s, ces dernier.e.s peuvent être amené.e.s à nous communiquer des informations qui les concernent.

 

Ces données sont notamment le prénom, le nom, le adresse, le numéro de téléphone, le numéro de carte d’identité ou de passeport, les adresses emails, les données d’identification bancaire, les moyens financiers, les éventuelles aides et transactions financières, l’activité professionnelle, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la photographie d’identité, la nationalité, le statut d’immigration, la composition de ménage, les études et formations suivies et le matricule attribué à l’inscription.

 

Pour quelles finalités utilisons-nous ces données ?

 

Nous traitons ces données notamment pour :

 

  • La gestion des étudiants

Cela comprend notamment la création d’un fichier d’étudiants, l’attribution et la gestion des accès intranet, adresses email, l’organisation de l’enseignement (stages et échanges), l’organisation des examens et épreuves, l’enregistrement des résultats et des résultats des délibérations, le calcul, la facturation et la perception des montants dus, le suivi du parcours des étudiants, la délivrance des diplômes, certificats et attestations, la gestion des demandes d’inscription, l’assistance aux étudiants (octroi d’aides financières, de taux boursiers, d’allocations KAP, d’allocations repas, d’allocations syllabus, de bourses linguistiques, d’étalement de paiement), la gestion des supports de cours, le suivi nécessaire dans la gestion des diplômes, le maintien d’un réseau alumni, l’organisation d’évènements spécifiques, la création de fichiers liés à la prospection permettant l’information sur les formations dispensées par l’université et à l’invitation à des activités, la lutte contre la fraude, la gestion des examens d’entrée, la gestion du contentieux et la gestion des logements étudiants.

 

  • La gestion de la vie du campus et du bien-être

Cela comprend notamment l’octroi et la gestion des cartes culture et des cartes sport, la gestion des activités liées à l’organisation d’activités sociales ou culturelles sur les campus par des membres de la communauté universitaire ou des tiers et la gestion des restaurants universitaires mais aussi la gestion et la sécurité des bâtiments et locaux sur les campus.

 

  • L’offre des soins de santé

Cela comprend notamment le diagnostic et le traitement paramédical, en ce compris l’évaluation des soins accomplis et à accomplir.

 

  • La gestion des assurances

Cela comprend notamment la gestion d’assurances de personnes, la gestion d’assurances incendie, accidents et risques divers, la gestion des assurances en cas d’accidents de travail et la gestion des risques alourdis (le traitement couvrant les diverses branches d’assurances, de données qui se rapportent à des personnes présentant un risque alourdi, afin d’éviter des excès de risques et de fraude).

 

  • Les besoins statistiques

Cela comprend tout acte visant à la collecte et au traitement de données à caractère personnel nécessaires à la réalisation d’enquêtes statistiques ou à l’obtention d’un résultat statistique.

 

  • La recherche et activités scientifiques

Cela vise les activités liées à des demandes de subsides ou de fonds pour un projet de recherche auprès d’un bailleur de fonds public ou privé ou les activités liées à l’organisation de colloques, conférences et débats.

 

Combien de temps conservons-nous les données ?

 

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou conforme aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Qui est susceptible d’avoir accès aux données que nous recueillons ?

 

Accès aux données au sein de l’Université

Les collaborateurs des services administratifs ont accès à des données personnelles, et cela dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leur mission.

 

L’accès à ces données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité.

Les personnes ayant un accès sont soumises à une obligation de confidentialité.

 

Transmission de données

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de ces données :

 

  •  Nos sous-traitants

 

Ils assurent des prestations pour notre compte, notamment la gestion des appels téléphoniques, l’envoi de courriers postaux, la confection de badges, l’impression de documents, etc.

L’accès de nos sous-traitants aux données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

 

  •  Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives

 

Les autorités publiques peuvent être amenées à avoir accès à des données à caractère personnel lorsqu’il existe une obligation légale à cet égard ou afin de garantir l’intégrité des biens et des personnes au sein de l’Université catholique de Louvain.

 

  •  L’Académie de Recherche et Enseignement Supérieur (ARES), le Conseil des Recteurs francophones (CRef) ainsi qu’à d’autres tiers (administrations, éditeurs, établissements d’enseignement, employeurs potentiels, etc.) dans la mesure où l’Université y est légalement tenue ou dans la mesure où cette transmission est jugée utile au bon déroulement des études ou de la carrière professionnelle des étudiant.e.s, auquel cas les autorités académiques devront l’avoir autorisée.

 

Comment vos données sont-elles protégées ?

 

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger les données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

 

  • La nomination d’un délégué à la protection des données
  • La constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information
  • La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à des données personnelles
  • La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques
  • La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique
  • La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données
  • Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lorsque que nous sélectionnons nos sous-traitants et partenaires

 

Quels sont les droits des étudiant.e.s ?

 

  • Un droit d’accès à leurs données personnelles

Il s’agit du droit d'obtenir la confirmation que des données personnelles les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, le droit d’obtenir l'accès auxdites données.

 

  • Un droit de rectification

Il s’agit du droit d'obtenir la rectification de leurs données à caractère personnel inexactes, et ce dans les meilleurs délais.

 

Il s’agit également du droit d'obtenir qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes.

 

  • Un droit à la limitation du traitement

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, ils/elles peuvent obtenir la limitation du traitement de données à caractère personnel les concernant.

 

  • Un droit d’opposition

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, ils/elles peuvent s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, à un traitement de leurs données personnelles lorsque celui-ci est basé sur l’intérêt public ou notre intérêt légitime.

 

  • Un droit à l’effacement

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, ils/elles peuvent demander l’effacement des données personnelles les concernant.

 

  • Un droit à la portabilité

Sous réserve des conditions limitatives prévues par la réglementation applicable, ils/elles peuvent demander d’exercer leur droit à la portabilité de leurs données, c’est-à-dire le droit de recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements.

 

Comment exercer ces droits ?

 

Afin d’exercer ces droits ou pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel, nous les invitions à nous envoyer un mail à l’adresse privacy@uclouvain.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de leur demande. Nous y répondrons dans les meilleurs délais.