Profil
Chercheurs·euses doctorant, chercheurs·euses post-doctorant ou professeur·es invité·es :
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Souhaitant passer un séjour de recherche à l'UCLouvain sans pour autant s'inscrire au doctorat à l'UCLouvain pour autant qu'il/elle soit inscrit·e au doctorat dans un université d'origine ;
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Souhaitant effectuer un séjour de recherche à l'UCLouvain tout en restant administrativement rattaché à leur institution d'origine ;
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Invité·es par un membre de l'université et accueilli·es en qualité de chercheur·euse ou professeur·e visiteur.
Procédure administrative
Séjour d'une durée jusqu'à 3 jours
Que le visiteur soit européen ou non-européen, l'institut doit :
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compléter le modèle de lettre d'accueil et demander au visiteur de la signer ;
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envoyer une copie pour l'Administration financière (ADFI) ;
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parallèlement, un mail sera transmis au Service Risques et patrimoine financier (GERI) en mentionnant explicitement la qualité de visiteur, avec une copie pour le Service du personnel (SPER) à l'attention de Santina Bongiovanni ou Dominique Socquet.
Séjour d'une durée de 4 jours à 3 mois
Que le visiteur soit européen ou non-européen, l'institut doit :
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compléter le formulaire chercheur/visiteur et demander au visiteur de le compléter ;
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renvoyer ce formulaire, accompagné du CV du visiteur à l'attention de Santina Bongiovanni ou Dominique Socquet (SPER) ;
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le Service du personnel envoie la lettre d'accueil signée par le Recteur au visiteur avec une copie au responsable et une copie à ADFI si le séjour dépasse 30 jours.
Séjour d'une durée de plus de 3 mois
L'institut doit :
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compléter le formulaire chercheur/visiteur et demander au visiteur de le compléter ;
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renvoyer ce formulaire, accompagné du CV du visiteur à l'attention de Santina Bongiovanni ou Dominique Socquet (SPER) ;
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le Service du personnel envoie la lettre d'accueil signée par le Recteur au visiteur avec une copie au responsable et une copie à ADFI si le séjour dépasse 30 jours.
L'institut doit :
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compléter le formulaire chercheur/visiteur et demander au visiteur de le compléter ;
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compléter la convention "Certificat de recherche" et demander au/à la doctorant·e ainsi qu'à son institution de la compléter et signer ;
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envoyer ces deux documents accompagnés de la preuve d'inscription au doctorat dans l'institution d'origine et de la copie de la pièce d'identité ou du passeport du/de la doctorant·e au SPER (à l'attention de Santina Bongiovanni ou Dominique Socquet). Le SPER contactera le SIC qui établira et enverra par courrier ordinaire l'autorisation d'inscription au/à la doctorant·e, ce qui lui permettra d'obtenir son visa ;
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prévenir le/la doctorant·e qu'à son arrivée, il/elle doit impérativement se présenter au SIC et au SPER pour finaliser les démarches et être couvert au niveau des assurances ;
Le/la doctorant·e sera considéré·e comme chercheur·euse visiteur affilié·e à l'institut du professeur invitant. Si son séjour dépasse 9 mois, il est possible de demander, en plus, le statut de collaborateur·trice scientifique.
Post-doctorant·e / Professeur·e
L'institut doit :
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compléter le formulaire chercheur/visiteur et demander au visiteur de le compléter ;
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renvoyer ce formulaire, accompagné du CV du visiteur à l'attention de Santina Bongiovanni ou Dominique Socquet (SPER).
Permis de travail et visa pour les non-européens
Séjour d'une durée jusqu'à 3 mois
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Visa touriste uniquement
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Pas besoin de demander un permis de travail
Séjour d'une durée de plus de 3 mois
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Le/la doctorant·e hors UE qui vient pour une période supérieure à 3 mois sera inscrit·e au Certificat de recherche sous le couvert du statut d'étudiant·e. Ce statut lui permet de solliciter un visa de type D auprès de son ambassade.
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Pas besoin de demander un permis de travail.
Post-doctorant·e / Professeur·e
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Le SPER s'occupe de la demande du permis de travail. Attention, cela peut prendre jusqu'à 8 semaines !
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SPER envoie par DHL le oermis de travail au visiteur.
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Le visiteur peut faire sa demande de visa.
Frais d'inscription
Pas de frais SAUF pour un·e doctorant·e non-européen·ne. Le certificat de recherche est payant mais peut être financé par l'institut.
Financement
Le visiteur bénéficie d'un financement propre. L'institut peut, s'il le souhaite, intervenir pour un remboursement forfaitaire de frais de déplacement et de séjour.
L'institut peut décider de participer aux frais.
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Per diem : €/jour (max 50€/jour) ;
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Frais de logement : €/jour (max 70€/jour).
Le visiteur ne doit pas remettre de justificatifs.
Le Louvain Global College of Law peut décider de participer aux frais.
L'institut peut décider de participer aux frais en tout genre sur base des justificatifs. Les justificatifs doivent être remis à la CLC de la Faculté de droit, Sybille Descampe.
Plus d'informations :
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Lignes directrices de la Faculté (y compris le formulaire pour la demande CLC).
Période
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Pour un séjour de mois d'un mois : aucune limite de temps bien qu'il faille renouveler tous les ans (pour ceux qui restent plusieurs années).
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Pour un séjour de plus d'un mois : concerne les certificats de recherche - la convention est établie par période de stage. La durée maximale est de 12 mois. Si le séjour est à cheval sur deux années académiques, le candidat doit se réinscrire en SIC à la nouvelle année académique.
Logement
Des logements UCLouvain sont disponibles pour de courtes périodes - allant de quelques jours à quelques mois.
Le professeur invité doit faire sa demande de logement en ligne.