Mémoire et TFE

• Téléchargez le modèle de couverture.
  N.B. : Si vous ne connaissez pas votre lecteur ou lectrice au moment du dépôt, cette ligne peut être supprimée du modèle de couverture.

• Insérez impérativement la déclaration sur l’honneur complétée et signée immédiatement après la page de couverture (en version française ou en version anglaise, au choix).   Cette déclaration est obligatoire : tout mémoire/TFE déposé sans elle sera considéré comme incomplet. 

• Préparez un fichier PDF unique non protégé pour l’ensemble du mémoire/TFE (hors annexes).

• Anticipez la rédaction d’un résumé de votre mémoire/TFE dans la langue de rédaction de celui-ci et, lorsqu’il est rédigé dans une autre langue que l’anglais, en anglais (de 10 lignes à une page A4). Ces deux résumés doivent être encodés dans le formulaire de dépôt électronique.

• Préparez les mots-clés que vous devrez également encoder au moment du dépôt électronique (maximum 10 mots-clés).

• Veillez à consulter régulièrement votre boîte mail après le dépôt de votre mémoire, au cas où votre  gestionnaire devrait vous contacter.

Pour démarrer un dépôt, rendez-vous sur la plateforme DIAL.mem  et identifiez-vous avec votre compte UCLouvain. 

Bien que le formulaire soit compatible avec tous les navigateurs courants, il est recommandé d’utiliser Chrome et Firefox pour un affichage optimal.

Le formulaire de dépôt comporte 3 volets : la zone « fichiers », la zone « informations sur le mémoire » et la zone « licence ».

La zone « fichiers » se compose :

• Du texte du mémoire (couverture et déclaration sur l’honneur comprises) déposé en un unique fichier PDF (de préférence PDF/A) non protégé et renommé de la façon suivante : Nom de famille_NOMA_Année de défense.pdf.

• De l'annexe ou des annexes qui peuvent être déposées séparément. Dans ce cas, chaque fichier d'annexe doit être renommé de la façon suivante : Nom de famille_NOMA_Année de défense_Annexe1.pdf (Annexe2, Annexe3, etc. s’il y a plusieurs annexes).

La taille des fichiers est actuellement limitée à 250 Mo.

La version électronique déposée en ligne constitue la version officielle de votre mémoire/TFE qui sera communiquée aux membres du jury.

La version électronique est en outre celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCLouvain. Si l’auteur·trice l’autorise, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, l’auteur·trice a la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers qu’il/elle dépose (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :

• Accès interdit : personne ne pourra consulter le document mais il sera archivé dans le dépôt ;

• Accès restreint UCLouvain : le fichier pourra être consulté à l’intérieur du réseau fermé de l’UCLouvain ;

• Accès libre : (type sélectionner par défaut par l’application) le fichier pourra être consulté partout dans le monde ;

• Accès [avec] Embargo : le fichier sera interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur·trice.

Chaque étudiant·e ne peut déposer qu’un seul mémoire par session et le dépôt, une fois finalisé, est définitif. En fin de procédure, l'étudiant·e est invité·e à vérifier l’ensemble des informations déposées et à confirmer le dépôt. Après cette confirmation, il n'est plus possible d'accéder au formulaire, ni pour modifier le dépôt ni pour réaliser un second dépôt. 

La zone « informations sur le mémoires » reprend les informations essentielles à l’identification, la recherche et le référencement de votre mémoire. Ces champs doivent obligatoirement être complétés à l’exception des mots-clés qui sont optionnels. Pratiquement, toutes ces données seront rendues publiques que vous autorisiez ou non la consultation des fichiers (voir les accès mentionnés ci-dessus). Soyez dès lors particulièrement attentif·ive à ne pas reprendre d’informations personnelles et/ou confidentielles notamment dans le résumé du mémoire.

La zone « licence » est obligatoire. En la signant, vous autorisez l’UCLouvain à conserver une copie de votre mémoire au moins à des fins de conservation.

Après avoir finalisé le dépôt, chaque étudiant·e reçoit un mail accusant réception du mémoire électronique et comportant en annexe une attestation officielle de dépôt. Cette attestation reprend la date du dépôt, le nom de l'étudiant·e et les principales données descriptives encodées, notamment la liste des fichiers déposés et le type d’accès autorisé par l'étudiant·e en cas de réussite. Cette attestation de dépôt doit être imprimée, signée et remise par l'étudiant·e à sa gestionnaire de parcours dans un délai de 3 jours ouvrables (soit par impression, signature et scan, soit en utilisant la fonctionnalité « remplir et signer » un PDF). En cas de difficulté pour imprimer et/ou scanner et/ou signer électroniquement ce document, il ou elle prend contact avec sa gestionnaire de parcours.

La version électronique est celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCLouvain. Si vous l’autorisez, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, vous avez la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers que vous déposez (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :

• Accès interdit : personne ne pourra consulter le document mais il sera archivé dans le dépôt ;

• Accès restreint UCLouvain : le fichier pourra être consulté à l’intérieur du réseau fermé de l’UCLouvain ;

• Accès libre : (type sélectionner par défaut par l’application) le fichier pourra être consulté partout dans le monde ;

• Accès [avec] Embargo : le fichier sera interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur·trice.

Votre choix de diffusion doit bien entendu être guidé par le respect des éventuelles clauses de confidentialité qui vous lieraient à des tiers du fait d’une convention spécifique que vous auriez signé (par ex. avec une entreprise dont les données sont citées dans le mémoire ou son/ses annexe(s)), des dispositions légales relatives au droit d’auteur (par ex. pour la reproduction d’images, de photographies ou de textes) et à la protection des données à caractère personnel (par ex. entretiens, données médicales).

Le mémoire sera rendu public si à la fois l’étudiant·e et l’institution l’ont accepté. La note minimum pour la diffusion d'un mémoire/TFE en FIAL a été fixée à 14/20 par le Bureau de Faculté. Il est donc possible qu’un fichier ne soit pas rendu public même si l’étudiant·e avait choisi cette option.