Cartes et attestations

SIC

A toutes fins utiles, le Service des inscriptions transmet aux étudiant·e·s inscrit·e·s différentes attestations d’inscription, ainsi que deux cartes adaptées à leur situation

De quelles attestations s’agit-il ? Quand et où sont-elles disponibles ?

Il s'agit:

Pour plus de détails, le Service des inscriptions invite les étudiant·e·s à consulter les informations reprises ci-dessous :

Carte d’accès

Cette carte vous donne accès à diverses ressources de l'UCLouvain (notamment aux bibliothèques).
Vous trouverez toutes les informations utiles y relatives sur le site smartcard (son activation, son usage, son renouvellement en cas de perte ou de vol, ...). Attention, il faudra vous identifier pour accéder à cette page.

  1. Si vous n'en disposez pas encore, votre carte vous sera envoyée par le Service des inscriptions par pli distinct à votre domicile légal en Belgique, ou à défaut à votre résidence en Belgique (*). Les étudiants n'ayant ni domicile, ni résidence en Belgique seront contactés par le Service des inscriptions dès que leur carte sera disponible.
  2. Si vous en disposez déjà, sachez que votre carte est valable durant toute la période de vos études.

(*) Exception pour les étudiants d'échange

Remarques complémentaires:

  • Si vous conservez votre inscription à l'UCLouvain, votre carte restera valable jusqu'au 30 novembre de l'année civile suivante.
    Sa validité sera automatiquement prolongée d'un an après chaque réinscription à l'année académique suivante.
    Nous vous invitons, de ce fait, à la conserver précieusement car son remplacement est relativement onéreux et vous sera facturé (20€ le renouvellement).
  • En cas de perte, de vol ou de détérioration de la carte d'accès, veuillez suivre les modalités de renouvellement reprises sur le site smartcard
  • En cas de non réception ou de défectuosité de la carte d'accès, veuillez vous rendre au Service des inscriptions.
  • Si vous êtes étudiant ET membre du personnel de l'UCLouvain, vous devez alors disposer d'une carte d'accès particulière émise par le Service du personnel.

Carte d’étudiant·e

La carte d'étudiant définitive atteste de votre inscription régulière à l'Université catholique de Louvain (ex : réduction "étudiant"). Le cas échéant, elle mentionne également votre affiliation aux activités sportives.

Depuis l’année académique 2019-2020, la carte d’étudiant·e UCLouvain donne accès gratuitement à une multitude d’avantages culturels. Vous trouverez plus d'informations sur la page dédiée

Cette carte est annuelle et est renouvelée lors de chaque inscription/réinscription à l'année académique suivante.

Quand et où vais-je recevoir ma carte étudiant·e ?

Après l'enregistrement de votre inscription, le Service des inscriptions vous transmet, via votre bureau virtuel, une attestation nommée "Carte d'étudiant provisoire" dans l'attente du paiement de vos droits d'inscription. Dès l'enregistrement de vos droits d'inscription, le Service des inscriptions vous transmet une carte d'étudiant·e définitive par voie postale (*)

En cas de perte de cette carte, veuillez prendre contact avec le Service des inscriptions de votre site d'études (Le renouvellement de la carte ne peut se faire que sur demande par mail et maximum 2x/année académique).

(*) Exception pour les étudiants d'échange qui en prendront possession dans leur faculté.

Attestations d’inscription

Quelques jours après acceptation et enregistrement de votre inscription, le Service des inscriptions mettra à disposition, sur votre bureau virtuel (Consultez : le widget "Mes études" > Mes attestations d'inscription), vos attestations officielles d'inscription (Avis d'enregistrement de votre inscription accompagné de la facture de vos droits d'inscription et deux attestations pour les transports en commun). Un mail sera automatiquement envoyé sur votre adresse mail UClouvain pour vous avertir de la disponibilité des documents et/ou de leur mise à jour.

L'avis d'enregistrement vous renseignera, notamment, les modalités de réception de vos attestations d'inscription complémentaires valables, le cas échéant, pour :

Pour les étudiants internationaux:

(*)Le Service des inscriptions ne complète pas les documents fournis par les Caisses d'allocations familiales. Le document nommé "ABC" et portant la mention "Allocations familiales", présent sur votre bureau virtuel, est suffisant pour confirmer votre inscription à l'Université.

Pour toutes autres attestations justifiant vos études, veuillez consulter le point attestations particulières.

  • les allocations familiales(*)
  • la mutuelle,
  • le service des allocations d'études,
  • l'attestation destinée à l'Administration communale.

Abonnement pour les transports en commun

Après enregistrement de leur inscription par le Service des inscriptions de l'UCLouvain, les étudiants reçoivent automatiquement un avis d'enregistrement accompagné de différents documents officiels, dont deux attestations destinées aux transports en commun reprenant notamment le numéro FASE de l'UCLouvain nécessaire en cas de demande d'abonnement train ou bus.

Cette attestation reste valable tout au long de l'année académique.

Néanmoins, les étudiants qui souhaitent obtenir une carte train doivent joindre à cette attestation un document complémentaire, non fourni par défaut, et à télécharger ici ou sur simple demande.

ATTENTION: Ce document complémentaire doit uniquement être complété par l'étudiant demandeur, et en aucune façon par le Service des inscriptions de l'UCLouvain. L'étudiant doit, par ailleurs, y joindre l'attestation destinée aux transports en commun fournie par le Service des inscriptions de l'UCLouvain après enregistrement de son inscription, dont question ci-dessus.

Attestations particulières

Le Service des inscriptions peut, à votre demande, délivrer d'autres attestations particulières à destination d'institutions, d'employeurs, ou pour obtenir certaines réductions,...

Il s'agira par exemple:

  • d'une attestation de réussite;
  • d'une attestation de fréquentation;
  • d'une attestation d'apurement de dette;
  • d'une attestation reprenant le curriculum universitaire complet;
  • d'une attestation pour la valorisation des périodes d'études pour le calcul de la pension;
  • ... .

Remarque : En application de loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, toute demande doit être introduite par mail à l'adresse accueil-sic@uclouvain.be avec la copie recto-verso de la carte d'identité en pièce-jointe. Merci également d'indiquer votre NOMA dans l'objet dudit mail.

Les Facultés et les Commissions doctorales de domaine (CDD) sont, quant à elles, compétentes pour la délivrance des diplômes et suppléments au diplôme (et annexes éventuelles), les relevés de notes, les attestations d'inscription et d'assiduité relatives au congé-éducation payé.