Questions fréquemment posées

Des séances d'accueil des nouveaux étudiants de BAC1 sont organisées lors de chaque nouvelle rentrée académique. Vous trouverez toutes les informations utiles une fois votre procédure d'inscription terminée, à la page suivante.

Vous trouverez toutes informations utiles à la page suivante

Conscients que toutes les universités n'appliquent pas le système de crédits européens (ECTS), vous êtes invité·e à joindre le relevé de notes dont vous disposez.

Toutes les informations sont disponibles à la page suivante, regroupées par cycles d'études et type d'inscription. Une fois dans le cycle choisi, cliquez sur "Documents à fournir".

Lorsque vous remplissez votre formulaire d'inscription en ligne pour un programme CAPAES, il vous est demandé de télécharger ce document ("Fiche signalétique du candidat" et "Attestation de fonction") et de joindre celui-ci à votre demande d'inscription en ligne, dûment complété et signé .

Il s'agit d'une copie d'un document original que votre administration communale (ou mairie), un notaire ou l'université peut certifier conforme à l'original par l'apposition d'un cachet.

Une fois certifié conforme, un document le reste éternellement.

Le Service des inscriptions se réserve le droit d’exiger la production de copies certifiées conformes de vos diplômes et relevés de notes durant le processus d’analyse ou lors de l’inscription.

Tous les documents doivent être rédigés en langue originale. S'il s'agit toutefois d'une langue autre que le français, le néerlandais, l'anglais, l'allemand, l'italien, l'espagnol ou le portugais, ces documents doivent être accompagnés d'une traduction par un traducteur-juré. Un traducteur juré est un traducteur officiel.

Je rédige une déclaration stipulant pourquoi le document n'est pas nécessaire, je la scanne et la joins à la place de la pièce demandée.

- Je ne possède pas encore mon diplôme d'études secondaires, mon diplôme universitaire, d'école supérieure ou autres : je joins une attestation d'inscription dans l'institution durant l'année d'études actuelle ou une attestation de réussite si je ne dispose pas encore de mon diplôme.

Pour tout diplôme d’études secondaires issu d’un pays hors Union européenne, la demande d’admission doit contenir l’équivalence de votre diplôme délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française de Belgique). Pour toute information relative à l’obtention d’une équivalence, veuillez vous référer au service compétent. ATTENTION : Tout dossier concerné ne comportant pas l'équivalence de votre diplôme d'études secondaires sera refusé.

- Je ne possède pas encore mon relevé de notes de l'année académique en cours : je joins le dernier relevé de notes reçu

- Il me manque une attestation de réussite d'au moins un test (DELF, DALF, TCF, ... , GMAT, TageMage, TOEFL, IELTS, Examen d'entrée ARES ou Examen d'entrée médecine/sciences dentaires, ...) : je produis la preuve d'inscription au test ou je joins un document rédigé de ma main et qui déclare sur l'honneur la raison pour laquelle je ne dois pas présenter ce test.

Dans ce cas, il n'est pas utile d'envoyer ce document par mail. En effet, aucun document ne sera accepté par mail s'il n'a pas été demandé par le Service des inscriptions au préalable.

Si la taille du fichier PDF est trop importante, il est impératif de la réduire en utilisant, par exemple, un outil de réduction de pdf comme celui-ci.

Votre demande en ligne doit correspondre à votre situation actuelle: en cas de changement de statut, veuillez en avertir le service dès que possible et fournir les justificatifs correspondants.

Pour que votre demande soit analysée, il suffit de confirmer votre demande en ligne (et de payer les frais d'analyse de dossier si vous appartenez au public concerné), ce qui permettra au Service des inscriptions de la prendre en charge.

Une fois confirmée, votre demande n’est plus modifiable. Veuillez contacter le Service des inscriptions si vous souhaitez apporter un complément d’information au sujet de votre candidature

La confirmation finale par vos soins de votre candidature en ligne suffit.

UNIQUEMENT POUR LES DEMANDES D’ADMISSION (diplôme d’accès non belge): Une fois votre dossier confirmé, il sera analysé et le cas échéant, soumis au jury facultaire qui évaluera si votre dossier remplit les différentes conditions d’accès au programme choisi. Selon la décision de la faculté, une autorisation ou un refus d’inscription vous sera alors transmis par mail par le Service des inscriptions. Veuillez suivre attentivement les indications mentionnées sur le document que vous recevrez. Nous vous informons que l’analyse peut prendre plusieurs semaines en fonction de la complexité de votre dossier.

UNIQUEMENT POUR LES DEMANDES D'INSCRIPTION (diplôme d'accès belge): Une fois votre dossier confirmé entre le 1^er novembre et le 31 mai pour l'année académique suivante , le Service des inscriptions l'analysera à partir du mois de juin et il ne manquera pas de vous faire part de ce suivi dans les meilleurs délais.

Une fois inscrit, vous recevrez une confirmation par mail du Service des inscriptions via votre adresse mail privée. Le courriel de confirmation vous invitera, notamment, à activer votre accès à votre bureau virtuel afin d'accéder à des informations utiles à la poursuite de vos études. Les courriels suivants vous seront transmis via votre adresse "student". Attention: les étudiants qui sont également membres du personnel doivent consulter leurs deux adresses mail UCLouvain (étudiant et membre du personnel).

D'autres informations utiles sont également disponibles, après identification, sur une page de l'intranet du Service des inscriptions.

Exemples :

• Quand reçoit-on la carte d'accès ?
• Quand reçoit-on sa carte d'étudiant·e et ses attestations d'inscription ?
• Quand et comment effectuer le paiement des droits d'inscription ?
• ...

• En cas de crédits résiduels restant pour l'obtention du grade de bachelier:
  Si le grade de bachelier a été suivi hors UCLouvain:
  • une copie du dernier relevé de notes de ce grade de bachelier mentionnant les crédits inscrits et acquis.
  • une copie de l’attestation d'inscription à ce grade de bachelier pour la nouvelle année académique avec mention des crédits restant à acquérir.

  Si le grade de master a été suivi hors UCLouvain :
  une copie du dernier relevé de notes de ce master, mentionnant les crédits inscrits et acquis.
   

• En cas d'obtention du diplôme de bachelier:
  Si le grade de bachelier a été suivi hors UCLouvain :
  une copie de l'attestation de réussite mentionnant l'obtention du diplôme avec mention des crédits inscrits, des crédits acquis, ainsi que du grade obtenu.

  Si le grade de master a été suivi hors UCLouvain :
  une copie du dernier relevé de notes de ce master mentionnant les crédits inscrits et acquis, et en cas d'obtention du diplôme, une copie de l'attestation de réussite mentionnant le grade obtenu.

C’est la Communauté française de Belgique (CfB) qui finance la plus grande part du coût d’une année d’étude. Le minerval de 835 euros ne permet pas de couvrir l’intégralité du coût d’une année d’études. L’autre part de ce coût est prise en charge par la Communauté française, sous forme de subsides versés à l’université. La CfB finance les études sous certaines conditions : les règles de finançabilité. Lorsque ces règles ne sont pas respectées, l’étudiant est déclaré non finançable et la CfB ne financera plus son inscription. Sa demande d’inscription peut alors être refusée par l’université. Il est à noter que lorsqu’on n’est plus finançable, cette décision s’applique pour tout cycle d’études (bachelier/master), tout programme (sous réserve de réorientation possible, voir plus bas), et tout établissement de la CfB.

La finançabilité n'est analysée que sur base d'une demande d'inscription complète. Les étudiants non finançables en seront personnellement avertis par notre service. Des informations utiles sur la finançabilité sont disponibles sur cette page .

Cette dérogation doit être sollicitée auprès de la faculté concernée qui vous indiquera comment l’obtenir. Il est important d’inclure à votre demande une copie du courriel envoyé par le Service des inscriptions.

Les études supérieures sont principalement financées par la Communauté française de Belgique. En effet, les droits d'inscription ordinaires réclamés à l'étudiant.e ne permettent de couvrir qu'une partie du coût d'une année d'étude. Pour pouvoir s'inscrire à l'université et être financé par la Communauté française de Belgique, tout.e étudiant.e doit remplir les conditions de finançabilité prévues par celle-ci. Certains de ces critères sont liés à la nationalité de l'étudiant (conditions de nationalité / assimilation), d'autres se rapportent directement au parcours académique de l'étudiant.e (conditions académiques). Vous pouvez consulter ces critères ici.

Si vous ne respectez aucun des critères, vous n'êtes pas finançable. Cependant, en application de l’article 96 § 1er du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études, les Autorités de l’UCLouvain peuvent décider de participer exceptionnellement au financement de certains étudiants qui répondent à des critères académiques particuliers. Votre admission à l’Université nécessite donc une dérogation. L’article 3 susmentionné n’est pas en rapport avec votre capacité de financer vos études.

Non, un.e étudiant.e non finançable ne pourra se réinscrire que s'il.elle obtient une dérogation de l'université, qu'il.elle ait ou non la capacité financière de prendre en charge la totalité du coût d'une année d'étude.

Toute année d’études supérieures réalisée auprès d’un établissement de l’enseignement supérieur. Cela comprend donc également les années d’études effectuées auprès d’une Haute École ou d’une École supérieure des Arts. Sont également prises en compte, les inscriptions prises en dehors de la Communauté française de Belgique. L’année 2019-2020, dit « année covid », ne compte pas lors du décompte des années d’inscription.

Elle le permettait sous l’ancien décret. Ce n’est plus le cas sous le nouveau. En effet, l'analyse s'effectue dorénavant par cursus. Si un étudiant souhaite reprendre des études à l’université après avoir étudié en promotion sociale, les résultats obtenus en promotion sociale seront ignorés. Toutefois, si l’étudiant va jusqu’au bout de ses études de promotion sociale et obtient le diplôme, il remet ses compteurs de finançabilité à zéro.

Pour redevenir finançable, plusieurs options sont envisageables :

• L’introduction d’une demande de dérogation auprès de la faculté : si cette demande est acceptée, tu seras réinscrit·e en tant qu’étudiant·e non finançable. Pour redevenir finançable, il faudra alors rattraper le retard pris sur les balises grâce à cette année sous dérogation.
• L'interruption de tes études pendant une durée d’au moins 5 ans (à compter de cette année) : ce délai passé (sans inscription à l’université ou en haute école), les compteurs de finançabilité seront remis à zéro.
• La réorientation et l’obtention d’un diplôme : une réorientation te permet de rester finançable (si celle-ci n’est pas faite top tard dans ton parcours, cf les règles de finançabilité). L’obtention consécutive d’un diplôme remettra tes compteurs à zéro, à condition que l’un ou l’autre cours du 1er programme puisse être valorisé dans le cadre de 2e programme (= le programme vers lequel tu te réorientes).

Le décret ne limite pas le nombre de réorientations. Toutefois, tu ne peux te réorienter qu’au cours des 4 premières années académiques :

• Après 1 an dans un cursus : tu devras avoir acquis / valorisé les 60 crédits de bloc 1 au terme de ta 3e inscription en bachelier ;
• Après 2 ans dans un cursus : tu devras avoir acquis / valorisé 60 crédits de bloc 1 au terme de ta 4e inscription en bachelier ;
• Un étudiant peut même cumuler les réorientations en début d’année avec celles en cours d’année :
  • 22-23 : A=>B
  • 23-24 : C=>D
  • 24-25 : E=>F
  • 25-26 : G=>H ==> doit acquérir 60 crédits de bloc 1 de H au terme de 25-26
• Dès la 5e année en bachelier, il est plus difficile de se réorienter : en effet, tu devras déjà avoir acquis ou valorisé les 60 crédits de bloc 1 du cursus d’accueil. Et même si les crédits acquis antérieurement étaient valorisés par le jury d’accueil (il faudrait pour cela que les programmes de bloc 1 soient identiques), tu serais rapidement confronté à la balise des 120 crédits (à atteindre en 4+1 = 5 ans) et à la balise des 180 crédits (à atteindre en 5+ 1 = 6 ans). Le seul moyen de contourner les balises suivantes (120 crédits en 4 ans et 180 en 5 ans) est alors d’acquérir la totalité des crédits inscrits à son PA.

Tout changement de programme emportant une modification de l’intitulé principal du diplôme. Ne sont pas pris en compte les changements de finalités (M1, MD, MS et MA) et autres qualifications d’une finalité spécialisée (/IU, /ET, …) liées à un programme en particulier.

Voici quelques exemples de réorientation :

• HE en droit -> Université en droit ;
• Bachelier en droit -> Bachelier en histoire ;
• Master 120 -> Master 60.

Voici quelques exemples qui ne sont pas une réorientation :

• Master en histoire à finalité spécialisée A -> Master en histoire à finalité spécialisée B ;
• Bachelier de transition en droit à l’UCLouvain -> Bachelier de transition en droit à l’ULB.

Le PASS (Parcours accès spécifique santé) et la LAS (Licence accès santé) sont des formations préparatoires aux études dans le domaine de la santé en France. Au terme de ces formations, les étudiants présentent un concours. En cas de réussite de ce concours, ils peuvent poursuivre dans l’une des filières de la santé. Dans le cas contraire, ils doivent se réorienter vers une licence ordinaire. Les universités belges n’organisent pas de PASS/LAS. Cependant, ces deux formations peuvent être assimilées à certaines formations organisées en Communauté française de Belgique. Concrètement, le PASS et la LAS peuvent être assimilés aux formations auxquelles ils donnent accès, c’est-à-dire :

• Médecine
• Dentisterie
• Pharmacie
• Kinésithérapie

/ ! \ Le passage de PASS / LAS à l’une de ces formations ne constitue pas une réorientation.

Cependant, le PASS et la LAS ne sont pas assimilables à un bachelier en sciences biomédicales ou à un bachelier en sciences de la motricité, orientation générale.
/ ! \ Le passage d’un PASS / LAS à l’une de ces formations constitue une réorientation.

Les crédits acquis dans le cadre du PASS et/ou de la LAS ne pourront être pris en compte dans l’analyse de finançabilité que s’ils ont été valorisés (c’est-à-dire qu’une dispense aura été octroyée) par le jury du programme d’accueil.
Par ailleurs, un étudiant qui aura présenté et échoué deux fois au concours en France ne sera plus finançable pour les programmes assimilés en Belgique.

En cas de poursuite dans le même cursus, c’est la réussite de 100% du PAE qui prime : autrement dit, si tu valides tous les crédits d’un PAE, tu es d’office finançable pour une réinscription dans le même cursus, que tu aies atteint les balises ou non. Cette règle devrait permettre aux étudiants ayant déjà quelques années d’études derrière eux de terminer le bachelier/ Master entamé.
En revanche, en cas de réorientation, la condition de réussite de 100% du PAE ne s’applique pas : on retombe donc sur les balises. Et donc, dans ce cas, il est presque impossible de se réorienter au-delà de 4 années de bachelier, à cause de la balise des 60 crédits, (voir ici).

Ces règles sont expliquées sur la page de notre site consacrée à la finançabilité.

La demande d’inscription en ligne est entièrement gratuite. A noter que pour certains profils de nationalité hors Union européenne, des frais de dossiers d’un montant de 200 euros seront demandés lors de la confirmation de la candidature.

Vous devez d’abord introduire votre demande en ligne. Une fois celle-ci confirmée vous recevrez un mail contenant le document récapitulatif de votre demande. Vous trouverez toutes les informations bancaires à la dernière page de ce celui-ci.

Les frais de dossier de 200 € sont à payer pour chaque dossier (chaque demande).

Vous trouverez les informations sur cette page.

En principe, il ne peut être accordé d'allocation d'études à l'étudiant.e qui a déjà obtenu un diplôme d'un niveau égal ou supérieur*, qu'il.elle ait ou non bénéficié.e, à cette fin, d'une allocation d'études. Par ailleurs, il ne peut être accordé d'allocation d'études en cas d'inscription à des études de doctorat. (Source: article 3 du décret réglant les allocations d'études).

*Le Master et le Master de spécialisation sont des études de même niveau (niveau 7). L'agrégation constitue également une formation de niveau 7.

Le dépôt de garantie bancaire est géré par le service ADRI (administration des relations internationales) de l'UCLouvain. Pour toute information, nous vous invitons à lire leur page dédiée.

Vous pouvez également les contacter à cette adresse : international@uclouvain.be

 

Pour effectuer un paiement, il y a trois chemins d’accès possibles :

• Sur le bureau virtuel, dans le « widget (encadré) » « Mes études », il faut cliquer sur le lien « Mon paiement en ligne »
  
  Image 1

  
• Le deuxième moyen est de passer par « Mon dossier étudiant » et aller dans l’onglet “Mes attestations”. Une nouvelle facture sera alors disponible, avec un nouveau lien amenant vers le service de payement en ligne Mollie (voir images 2)
  
  Images 2

  
• Le 3e moyen est de télécharger votre avis d’enregistrement et de cliquer sur le lien en bas de document (image 3)
  
  Image 3

  

   

Dans tous les cas, vous arriverez sur l’interface de paiement en ligne et vous devrez cliquer sur « Mes dossiers de paiement » (image 4)

Vous arriverez sur une liste reprenant les différents soldes ouverts. Pour introduire une demande, il faudra cliquer sur "détails" afin d'afficher l'historique des paiements. (Image 5)

Vous verrez un écran similaire à celui-ci :

Vous pouvez choisir de payer la totalité du solde (bouton bleu) ou de payer un montant libre de min. 100 euros (bouton gris).

L’option « Payer un acompte » est disponible jusqu’au 10 novembre. Par conséquent, le bouton disparait pour les étudiants qui se voient refuser la bourse après cette date ou qui s’inscrivent tardivement.
A partir du 11 novembre, seuls les boutons « Payer la totalité du montant » et « Payer une tranche du montant » sont présents. Dans « Payer une tranche du montant », vous pouvez payer par tranches de 100 € minimum jusqu’au 10 février.
A partir du 11 février, seule l'option « Payer la totalité du montant » demeure.

Après avoir choisi l’option de paiement, vous serez redirigé·e vers Mollie et quitterez donc l'espace "UCLouvain" du paiement en ligne. Mollie est le prestataire externe gérant les paiements en ligne.

Selon votre profil, il y a jusqu'à trois moyens de paiement :

1. Paiement par virement : vous pouvez envoyer l’information et les coordonnées bancaires affichées par le système de paiement (compte, SWIFT et communication à utiliser) à une personne de la zone SEPA qui peut effectuer le virement. La personne doit :

• Faire un virement direct de son compte sur le compte affiché. Il ne faut pas faire le virement à partir d’un compte de chèques ou d’un compte Visa.
• Il faut indiquer uniquement la référence dans la description. Il ne faut pas utiliser d’autres informations (comme par exemple nom, prénom, etc.). Il n’est pas obligatoire (mais nous le conseillons) d’utiliser le même format que celui affiché. En indiquant simplement la référence (sans les "+" et les "/"), le paiement sera accepté.
• Il est OBLIGATOIRE de payer le montant identique à celui initialement choisi. Toute différence induira un retour du paiement.
• Sur le document, un QR code peut être scanné avec une application bancaire qui précomplètera la demande de paiement. (Image 6)
  
  Image 6

  

2. Paiement par Bancontact : pour payer à partir d’un compte belge uniquement

3. Paiement par carte de crédit : pour tout payement d’un compte étranger (hors SEPA inclus)

Selon votre moyen de paiement, le délai peut varier. Les délais moyens par type de paiement sont :

• De 5 à 7 jours pour les paiements par Bancontact
• De 7 à 10 jours pour les paiements par virement
• De 10 à 15 jours pour les paiements par carte de crédit

Ces délais sont donnés à titre indicatif et sont donc susceptibles de varier.

En effet, il est indispensable de se connecter à son bureau virtuel étudiant afin d'accéder à son dossier de paiement en ligne. Ceci implique également le passage par la double authentification, garantissant la sécurité du paiement. Si vous demandez à une autre personne d'effectuer le paiement, deux options s'offrent à vous :
- Transmission des informations de paiement via l'option "virement" (Cf question 1).
- Paiement via le bureau virtuel en présence de la tierce personne.

Non, chaque paiement dispose de ses propres informations et il faut donc refaire une nouvelle demande pour chaque nouveau paiement.
Pour faire un parallèle, il faut voir chaque paiement comme une commande en ligne : chaque paiement est un produit que vous "achetez" et si vous désirez faire un autre achat, il faut faire une nouvelle "commande".
Ce sytème est imposé par notre prestataire de services.

Une des raisons possibles à cela est que la somme versée au prestataire de services (Mollie) ne correspond pas au montant que vous avez choisi initialement. Il faut alors recommencer une nouvelle demande, en indiquant votre nouveau choix. Le montant choisi lors de la demande de paiement doit correspondre au versement.

Non, il ne s’agit pas de phishing. Le traitement des paiements en ligne est externalisé auprès d’un prestataire de services (Mollie). Ce dernier possède plusieurs comptes de nationalités différentes. Tant que vous êtes directement passé·e·s par l’interface de paiement en ligne de votre bureau virtuel, ou que vous avez repris les informations reçues dans le mail envoyé par ladite plateforme (voir question 8), il s’agit bien de la demande de paiement officielle.

A l'heure actuelle, la version francophone du service de paiement en ligne comporte des erreurs de traduction. Nous tentons de résoudre ces problèmes avec notre prestataire de services.
Si vous avez suivi les procédures susmentionnées, nous vous confirmons qu'il ne s'agit pas de phishing.

L’objet du mail est : Informations de paiement pour votre commande "12349876" (ce nombre est le NOMA -numéro de matricule- de l’étudiant·e et peut se vérifier, entre autres, sur la carte étudiant·e)
Le corps de texte type généré par le prestataire de services (Mollie) est le suivant :

Les informations bancaires (communication et numéro de compte) peuvent varier d'une demande de paiement à une autre. Il ne faut JAMAIS réutiliser les informations d'une précédente demande. (Cf question 4).

Si vous avez déjà un paiement ouvert dans votre espace en ligne, il ne vous sera pas possible d'en faire un nouveau. Vous pouvez soit :

• Effectuer le paiement ouvert et une fois celui-ci validé, en faire un nouveau
• Attendre que le paiement ouvert expire pour ensuite en introduire un nouveau (attention, le délai d'expiration varie de quelques heures pour bancontact/visa, à plusieurs mois pour le virement)
• (UNIQUEMENT à l'approche d'une échéance de paiement) Contacter la comptabilité du service des inscriptions pour demander l'annulation de la demande en cours afin d'en faire une nouvelle. Veillez à ce qu'aucun paiement n'ait été effectué sur base de cette demande, sinon quoi ce dernier sera refusé par Mollie

Trouvez toutes les informations nécessaires sur la page "Premiers pas à l'UCLouvain"

Découvrez notre vidéo explicative

Toute modification d'une donnée personnelle doit être communiquée au Service des inscriptions par mail en produisant une photocopie recto/verso de sa carte d'identité intégrant cette modification.

Remarques: une modification de nom et/ou prénom peut avoir une incidence sur :

• L'adresse mail UCLouvain de l'étudiant et son identifiant UCLouvain. Le cas échéant, une fois que le Service des inscriptions aura effectué la modification dans son dossier, l'étudiant devra contacter le service desk pour adapter ces éléments.
• La carte d'accès et la carte d'étudiant. Le cas échéant, une fois que le Service des inscriptions aura effectué la modification dans son dossier, l'étudiant demandera au GSPP le renouvellement de sa carte d'accès et au Service des inscriptions le renouvellement de sa carte d'étudiant. Il devra en assumer le coût.

Les procédures de modification d'inscription et de réorientation sont présentées sur la page dédiée.

Soit en nous envoyant un mail via le formulaire contact. Soit sur place à l’accueil du Service des inscriptions (si la demande est faite par une personne tierce, cette dernière doit avoir la copie de la carte d’identité de l’étudiant et une procuration).

Soit sur place à l’accueil du Service des inscriptions, si la demande est faite par une personne tierce, cette dernière doit avoir la copie de la carte d’identité de l’étudiant et une procuration. Soit par mail à l'adresse de l'accueil du Service des inscriptions.

L’attestation pour les transports en commun se trouve sur le bureau virtuel dans mes études > mes attestations.

L’attestation pour les allocations familiales se trouve sur le bureau virtuel dans mes études > mes attestations après paiement de minimum 10% de votre minerval ou après communication de votre numéro de dossier de demande de bourse auprès de la DAPE.

Les relevés de notes sont à demander en faculté.

Il faut suivre la procédure indiquée dans le document de la Fédération Wallonie Bruxelles

Veuillez prendre connaissance de la circulaire du gouvernement concernant la marche à suivre. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site de la fédération Wallonie Bruxelles.

Pour obtenir des copies certifiées conformes d’un document, il vous faudra

• Si vous êtes à l’étranger, vous adresser au consulat ou à l’Ambassade de Belgique dans le pays concerné
• Si vous êtes en Belgique, vous adresser à l’administration communale de votre domicile ou à une personne assermentée (notaire, …).

NB : Le secrétariat des inscriptions ne certifie pas la conformité d’un document à un original.

Les dispositions de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel nous interdisent de répondre à ce type de demande sans l'accord explicite de la personne concernée. Pour toute requête, il est impératif de nous transmettre les informations suivantes :

• Nom – Prénom
• Date et lieu de naissance
• Intitulé de la ou des formations concernées et année(s) académique(s) concernée(s).
• Autorisation écrite et signée par de la personne concernée

Toutefois sur la base d’un document fourni, nous pouvons, le cas échéant, en attester l’authenticité.

La demande devra être introduite sur la base d’une adresse personnalisée et non générique.

Veuillez adresser celle-ci à l'adresse suivante : authentification@uclouvain.be

Secrétariat à la Direction
Service des Inscriptions
Université catholique de Louvain
Place de l'Université, 1 bte L0.01.10
1348 Louvain-la-Neuve
Belgique
Tél: 00 32 (0)10 47 38 84

Un délai de trois semaines peut s’avérer nécessaire si une recherche complémentaire doit être entamée.

Remarque : Avant toute demande, veuillez vérifier l’origine des documents concernés. En effet, ne pas confondre l’Université catholique de Louvain avec notre homologue néerlandophone Katholieke Universiteit Leuven.

La carte d’étudiant et la carte "sport" ne sont qu’une seule et même carte. Si vous avez demandé la carte "sport", un bandeau de couleur avec la mention "sport" est imprimé sur la partie supérieure de votre carte d’étudiant(e).

Pour cette question, nous vous conseillons de contacter le Service des inscriptions

Toute demande de renouvellement doit être introduite auprès du Service des inscriptions par mail, avec, en pièce jointe à ce mail, le formulaire suivant dûment complété et signé. Aucun montant ne sera réclamé pour le renouvellement de votre carte étudiant. Cependant, seules deux demandes de renouvellement par an seront acceptées par notre Service. Au-delà de deux demandes, il faudra utiliser votre carte d'identité ou votre carte d'étudiant virtuelle pour vous identifier.

La carte d’accès coûte 20€ et doit être recommandée via votre bureau virtuel

Pour LLN, Saint-Gilles, Mons, Tournai: la demande de remplacement de la photo doit être introduite au pôle des accès de Louvain-la-Neuve cartesacceslln@uclouvain.be et coûte 20€.

Pour Woluwe: la demande doit être introduite au pôle des accès de Woluwe pour les inscriptions de Woluwe cartesacceslew@uclouvain.be et coûte 20€.

Pour toute question sur la carte solidaire, vous pouvez prendre contact Louvain Coopération

Pour toutes questions sur la carte culture, vous pouvez prendre contact avec l’AREC