Mobilité de A à Z

Plus de 85% de nos cours sont donnés en français ; le reste est donné en anglais. Il est donc essentiel de maîtriser suffisant le français pour suivre les cours chez nous.

Le niveau de langue requis est donc :

• pour les Masters, niveau B2 en français et anglais.

• pour les Bacheliers, niveau B2 en français.

   

Aucun certificat ne vous sera demandé ; c'est le rôle du(de la) coordinateur(trice) de votre université d'origine de s'assurer que vous ayez le niveau de langue adéquat pour ne pas impacter vos apprentissages chez nous.

L’École des Sciences politiques et sociales (PSAD) accueillent les étudiant.e.s qui arrivent dans le cadre d'un contrat bilatéral.

L'institution partenaire nous informe de la sélection d'un étudiant d'échange pour un échange en PSAD via la plateforme Mobility-Online. Un email d'accès est envoyé chaque année au coordinateur de l'université d'origine. Nous envoyons les accès si besoin.

Votre gestionnaire mobilité PSAD valide alors cette nomination via la plateforme Mobility-Online.

Échéances

Les nominations doivent être envoyées au plus tard le :

Dès que votre gestionnaire mobilité de l'UCLouvain confirme votre nomination, vous recevrez un email automatique, directement de la plateforme Mobility-Online, avec des codes d'accès à la plateforme Mobility-Online et les instructions pour préparer votre dossier d'admission à l'UCLouvain.

En plus de compléter votre candidature en-ligne, vous devrez télécharger les documents suivants :

  copie (Recto/Verso) de votre passport/ID (la date de validité doit couvrir la période d'échange)

  relevé de notes / transcript of records

  le formulaire de règlement de l’université et protection de la vie privée / Acceptance of UCLouvain regulations

Attention, vérifiez régulièrement vos e-mails tout au long de cette procédure au cas des informations seraient manquantes. Votre dossier d'admission pourrait être bloqué ! Celui-ci doit être finalisé au plus tard pour le :

  Faites votre DEMANDE DE VISA, si nécessaire ;

Vous n’avez pas besoin de visa si vous êtes ressortissant·e d’un des 28 pays de l’Union européenne, d’Islande, du Liechtenstein, de Monaco, de Norvège ou de Suisse.

Si vous devez demander un visa, vous joindrez au dossier que vous remettrez à l’ambassade ou au consulat de Belgique local la lettre d’autorisation d’inscription qui vous sera envoyée par le Service des inscriptions de l’UCLouvain ou que vous aurez téléchargée sur votre bureau virtuel. Dans un cas comme dans l’autre, vous devrez vous enregistrer dans votre commune de résidence en Belgique dans les huit jours qui suivent votre arrivée et remplir éventuellement certains documents complémentaires requis.

  Les étudiants qui ne sont pas citoyens de l'Union européenne et qui possèdent un visa européen non belge pour étudier dans leur université d'origine peuvent voyager dans l'espace Schengen, mais pas résider ou étudier dans un autre pays que le pays de l'université d'origine. Ils devront se rendre à la commune de Louvain-La-Neuve à leur arrivée en Belgique et remplir une Annexe 33, document qui permettra de « prolonger » le visa qu'ils ont obtenu dans le premier pays de leur mobilité pour le 2e pays de mobilité (la Belgique).

  Assurez-vous d'être couvert d'un point de vue ASSURANCE-MALADIE.

En Belgique, tous les étudiants doivent être couverts par une assurance santé.

Si vous êtes ressortissant·e de l’Union européenne (ou d’Islande, du Liechtenstein, de Norvège ou de Suisse), pensez à demander votre carte européenne d’assurance maladie. Cette carte est gratuite et vous permettra de bénéficier du même accès aux soins de santé que les Belges.

Si vous n’êtes pas ressortissant de l’Union européenne, affiliez-vous dès votre arrivée à une mutuelle (de 100 € à 120 €/an). Elle assurera le remboursement (partiel ou total selon le type de prestations) de vos soins médicaux et de l’achat de certains médicaments.

  Réserver un logement UCLouvain

Vous devez faire une demande de logement en ligne au plus vite via le formulaire disponible sur la page spécifique au campus de l'UCLouvain. Il y a très peu de place et il faut que votre dossier d'admission soit en ordre pour pouvoir faire une demande de logement. Nous vous conseillons donc de vous y prendre au plus vite.

  Trouver un logement privé

Si vous n'avez pas de place, d'autres options sont possibles, référez-vous à l'information sur les alternatives de logements disponibles sur la page du service des logements à Louvain-la-Neuve.

Il est temps de préparer le contrat d'études. Vous allez donc faire votre choix initial de cours; "initial", car vous pourrez toujours valider ou modifier ce choix à l'arrivée en Belgique.

  Le contrat d'études détaille la liste des cours que l'étudiant souhaite suivre pendant son séjour à l'UCLouvain. 

  Les cours choisis doivent être d'abord validé par votre université d'origine et ensuite accepté par votre gestionnaire mobilité de l'UCLouvain. Dès que ces 2 étapes sont faites, vous recevrez le document signé.

  Le contrat d'étude initial (aussi appelé "Learning Agreement") doit être signé par les 3 parties (votre université d'origine, l'UCLouvain et vous-même) idéalement 1 mois avant votre départ et au minimum avant votre arrivée en Belgique.

Il est essentiel d'accéder à votre bureau virtuel pour vous assurer que tout fonctionne bien avant votre arrivée en Belgique.

  Activation du compte global

Comme chaque étudiant·e, vous disposez d'un compte utilisateur global UCLouvain. La toute première étape en tant qu'étudiant UCLouvain est d’activer ce compte global pour accéder aux services électroniques en ligne.

  Connexion à l'adresse email UCLouvain

Tous les messages envoyés par la faculté, les enseignant·es, les services administratifs arriveront désormais sur l'adresse mail UCLouvain. Il est donc impératif d’aller consulter celle-ci. l'adresse email est automatiquement créée dans les 24 heures qui suivent l’activation du compte global.

  Personnalisation du bureau virtuel "MyUCLouvain"

Sur le site de l'UCLouvain, il faut cliquer sur MyUCLouvain. Vous aurez accès à toute l'actualité de l’Université ainsi que le Widget « Mes études » pour visualiser les cours auxquels tu seras inscrit par votre gestionnaire mobilité PSAD. Il est possible de le personnaliser pour y ajouter d’autres Widgets utiles (mail, horaire, actualités, catalogue des bibliothèques, etc.).

  Aller à la séance d'information pour les étudiants internationaux de l'UCLouvain (prochaine date disponible sur page "Dates importantes", inscription obligatoire via ce formulaire).

  Aller à la séance d'information ESPO où vous rencontrerez votre gestionnaire mobilité PSAD (prochaine date disponible sur page "Dates importantes", inscription obligatoire via ce formulaire). Vous y recevrez vos cartes d'étudiant et d'accès UCLouvain.

  Faire signer votre attestation d'arrivée/de séjour (1ière partie).

  Récupérer les clés de votre logement UCLouvain ou privé, selon votre cas.

  Aller à la commune si besoin. Toutes les informations nécessaires concernant l'arrivée des étudiants étrangers en Belgique se trouvent sur le site de la commune d'Ottignies Louvain-la-Neuve.

  Activer le wifi de l'UCLouvain au réseau Wifi eduroam disponible partout sur le campus (Login = adresse email UCLouvain & mot de passe = identifiant global UCLouvain)

  Vérifier vos horaires de cours grâce à l'agenda en ligne MonHoraire (également disponible sur ton bureau virtuel, TUTO) afin de pouvoir éventuellement changer vos cours pour éviter les conflits horaire. Et, si besoin, remplir un avenant (Annex) et le faire signer par les 3 parties (votre université d'origine, l'UCLouvain et vous-même). Les échéances pour mettre en ordre votre annexe sont :

  le 30 septembre pour le Q1
  le 25 février pour le Q2

  Vérifier vos inscriptions aux cours via votre bureau virtuel. Si vous voyez une erreur, il faut contacter au plus vote votre gestionnaire mobilité afin de mettre à jour votre dossier.

  Télécharge l'app mobile UCLouvain

L'application mobile te permettra de consulter rapidement ton horaire de cours, le plan de ton campus, le planning des activités du service des sports… L'application est disponible sur Google Play et sur l'App Store, à partir du 8 septembre.

  Les cartes étudiant.e.s (sport, bibliothèque, salles didactiques, resto U) seront remis lors de la séance d'information PSAD ou en prenant rendez-vous avec votre gestionnaire mobilité PSAD.

  Quels sports peut-on pratiquer à l'UCLouvain et quelles sont les conditions ?
Visitez la page reprenant toutes les information nécessaires sur les sports pratiqués à l'UCLouvain

Vous pouvez vous connecter au réseau Wifi eduroam disponible partout sur le campus, en utilisant les accès suivant :

  Login = adresse email UCLouvain

  Mot de passe = identifiant global UCLouvain)

  En cas de problème, vous devrez contacter :

  soit via le Service Desk

  soit par téléphone de 8.30 à 17.30 tous les jours ouvrables au numéro: 010/47.82.82

  Plus d'information sur la connexion au Wifi de l'UCLouvain.

  Vérifier régulièrement vos emails UCLouvain car vous serez toujours contacter par cette adresse email et non votre adresse email personnelle.

  Vous inscrire vous-même sur MOODLE, notre plateforme d'enseignement utilisée par les professeurs comme outil de communication durant le quadrimestre.

  connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe UCLouvain et recherchez le code du cours que vous voulez suivre

  les professeurs informeront les étudiants s'ils utilisent cet outil lors de leur premier cours. À ce moment-là, ils vous donneront également la « clé d'inscription », s'ils en utilisent une.

  Aller au cours !

  Vous serez inscrit aux examens automatiquement par votre gestionnaire mobilité. Vous devrez vérifier que l’inscription aux examens est correct via votre bureau virtuel. Si vous ne souhaitez pas passer l'examen, il faut en avertir votre gestionnaire mobilité afin de mettre à jour vos inscription aux examens.

  Les contrat d'étude initial (Learning Agreement) doit être signé par les 3 parties (votre université d'origine, l'UCLouvain et vous-même) idéalement 1 mois avant votre départ et au minimum avant votre arrivée en Belgique.

  Les cours choisis doivent être validé par votre université d'origine et accepté par la gestionnaire mobilité PSAD.

  Vous devez vérifier que vous n'avez pas de conflit horaire grâce à l'agenda en ligne MonHoraire

  Si vous avez un conflit horaire ou que le cours ne correspond simplement pas à vos attentes, vous aurez 15 jours en début de semestre pour changer votre choix de cours si nécessaire. 

  L'enregistrement de vos cours dans l'application UClouvain est assuré par votre gestionnaire mobilité PSAD sur base du contrat d'études initial ou de l'annexe. Vous n'avez PAS les accès pour vous inscrire vous-même aux cours de votre programme.

  Attention, vous devez vous inscrire vous-même sur MOODLE

  Si vous êtes inscrit à un cours de Bachelier, vous devrez peut-être suivre des TPs (= Travaux Pratiques). Renseignez-vous auprès de votre professeur pour savoir si vous devez ou non les suivre !

  Information générale

  L'inscription aux examens est faite de manière automatique en janvier et en juin.

  Si vous souhaitez vous désinscrire, il faut en faire la demande par email à votre gestionnaire de mobilité PSAD.

  Chaque examen peut être présenté 2 fois par année académique. Pour les examens de 2ième session en septembre, il est de votre responsabilité de vous y inscrire et de vous organiser pour pouvoir le passer. Votre gestionnaire mobilité PSAD n'organisera pas d'examen à distance.

  Détails pratiques

  Pour les examens écrits avec plusieurs auditoires, l’auditoire où vous devrez vous présenter sera spécifié dans « Mon Horaire » (via une note dans la plage horaire de l’examen) avant la fin du quadrimestre.

  Les étudiants d’échange doivent se présenter aux examens écrits intitulés « MAJ » lorsque deux sessions d’examens écrits sont organisées.

  Le cours LPOLS1319 uniquement (Q1),  ayant des examens écrit et oral organisés simultanément, les étudiants d’échange sont inscrits par défaut à l’écrit (intitulé « MIN ») ; sauf si vous avez suivi les TPs, vous serez inscrit par défaut à l’oral (intitulé « MAJ »).

  Pour les examens oraux, les plages horaires visibles dans « MonHoraire » tiennent en compte le temps nécessaire à tous les étudiants inscrits au cours concerné pour passer leur examen oral individuel. Vous recevrez des consignes d'organisation de votre titulaire de cours ou du secrétariat de l’école s’occupant de votre examen. À l’UCLouvain, il y a deux façons d’organiser les examens oraux :

  le secrétariat de la faculté/école gérant le cours établit l’horaire et en informe les étudiants ;

  ou, il est demandé à chaque étudiant de s’inscrire individuellement à un créneau horaire (souvent via Moodle) pendant des plages horaire prédéfinies.

  Bon à savoir pour les examens oraux

  Pour des problèmes de conflits horaire pour des examens oraux des Bacheliers ESPO, veuillez contacter par email le Secrétariat SESP :

  JANVIER Pour connaître votre ordre de passage, vous devez aller sur le site des Bac ESPO pour y vérifier votre ordre de passage (LIEN session de janvier, onglet « Horaire »). Fin décembre, vous y trouverez un fichier appelé « dossier individuel » où, en faisant une recherche sur base de votre Noma, vous trouverez votre ordre de passage définitif ;

  JUIN Pour connaître votre ordre de passage, vous devez aller sur le site des Bac ESPO pour y vérifier votre ordre de passage (LIEN session de juin, onglet « Horaire »). Fin mai, vous y trouverez un fichier appelé « dossier individuel » où, en faisant une recherche sur base de votre Noma, vous trouverez votre ordre de passage définitif ;

  Pour les examens oraux des cours EURO ou LEUSL, veuillez contacter par email Christine Van Hove ;

  Pour les examens oraux en THER, vous trouverez toutes les informations sur leur site. Il faut ouvrir le lien du fichier qui y sera disponible (intitulé « Horaires des examens de… ») et faire une recherche sur votre nom ;

  Pour les examens oraux en FIAL, vous trouverez toutes les informations sur leur site ;

  Pour les examens oraux en DROIT, vous trouverez toutes les informations sur leur intranet. Vous devrez dans ce cas contacter le professeur afin qu’il vous assigne un horaire de passage.

Règlement général des études et des examens

  Faire signer votre attestation de départ/de séjour (2ième partie).

  Vérifier avec votre gestionnaire de mobilité que tout est bien en ordre dans votre dossier UCLouvain.

  Rendre les clés de votre logement UCLouvain ou privé.

  Vous recevrez votre relevé de notes par email automatique sur votre adresse email UCLouvain. Si celui-ci doit être envoyé par email à votre université d'origine, merci de le faire savoir par email à votre gestionnaire mobilité (aucune version papier n'est envoyée). Ce document est exclusivement destiné à la reconnaissance académique des cours suivis à l'UCLouvain. 

  Si vous avez raté un examen en 1ière session (janvier / juin), il est possible de le repasser, mais nous n'organisons pas d'examen à distance. 

Comment procéder pour repasser un examen en 2ième session (septembre)?

  Vous devez vous y inscrire vous-même ;

  Et, vous devez vous organiser pour pouvoir le passer en Belgique.