Lors de la procédure d'inscription aux examens (sur le bureau virtuel), vous devez vous inscrire à l'évaluation du mémoire/TFE uniquement si vous souhaitez déposer votre mémoire/TFE à la session concernée par cette inscription.
Dates de clôture du dépôt des mémoires/TFE
-
Pour la session de janvier : jeudi 15 décembre 2022 à 23h59
-
Pour la session de juin : lundi 22 mai 2023 à 23h59
-
Pour la session de septembre : mercredi 16 août 2023 à 23h59
Tout dépôt ultérieur aux délais ci-dessus est automatiquement rattaché à la session d'examens suivante. Par exemple, si vous déposez votre mémoire le 5 janvier, il sera considéré que votre dépôt concerne la session de juin. Veillez à bien respecter les délais.
Autorisation de dépôt
Pour les domaines d'études ETHI et FILO, vous devez avoir une autorisation de dépôt signée par votre promoteur ou promotrice pour pouvoir déposer votre mémoire/TFE (même en version électronique). Plus d'informations.
Les autres domaines d'études (ARKE, CLAS, GENR, GERM, FLE, HORI, HIST, INTP, LAFR, LING, MULT, MUSI, ROGE, ROM, THEA et TRAD) ne nécessitent pas d’autorisation de dépôt.
Conseils pratiques pour préparer le dépôt de votre mémoire/TFE
-
Préparez un fichier PDF unique non protégé pour l’ensemble du mémoire/TFE (hors annexes).
-
Anticipez la rédaction d’un résumé de votre mémoire/TFE dans la langue de rédaction de celui-ci et, lorsqu’il est rédigé dans une autre langue que l’anglais, en anglais (de 10 lignes à une page A4). Ces deux résumés doivent être encodés dans le formulaire de dépôt électronique, séparés par une double interligne.
-
Préparez les mots-clés que vous devrez également encoder au moment du dépôt électronique (maximum 10 mots-clés).
-
Téléchargez le modèle de couverture.
N.B. : Si vous ne connaissez pas votre lecteur ou lectrice au moment du dépôt, cette ligne peut être supprimée du modèle de couverture.
Consignes pour le dépôt électronique
Bien que le formulaire soit compatible avec tous les navigateurs courants, il est recommandé d’utiliser Chrome et Firefox pour un affichage optimal.
Le dépôt doit se faire d’une traite. Tant que vous n’avez pas finalisé le dépôt, vous pouvez l’interrompre ou l’annuler et en recommencer un nouveau plus tard. Dans ce cas, les données introduites précédemment seront perdues : tous les jours à minuit, les fichiers des dépôts non-finalisés sont définitivement supprimés.
Le dépôt comporte :
-
Le texte du mémoire (couverture comprise) déposé en un unique fichier PDF (de préférence PDF/A) non protégé et renommé de la façon suivante : Nom_NOMA_Année de défense.pdf.
-
L'annexe ou les annexes qui peuvent être déposées séparément. Dans ce cas, chaque fichier d'annexe doit être renommé de la façon suivante : Nom_NOMA_Année de défense_Annexe1.pdf (Annexe2, Annexe3, etc. s’il y a plusieurs annexes).
La version électronique déposée en ligne constitue la version officielle de votre mémoire/TFE qui sera communiquée aux membres du jury.
La version électronique est en outre celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCLouvain. Si l’auteur·trice l’autorise, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, l’auteur·trice a la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers qu’il/elle dépose (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :
-
Aucun accès : personne ne pourra consulter le document mais il sera archivé dans le dépôt ;
-
Accès restreint : le fichier pourra être consulté à l’intérieur du réseau informatique de l’UCLouvain ;
-
Accès libre : le fichier pourra être consulté partout dans le monde ;
-
Embargo : le fichier sera interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur·trice.
Chaque étudiant·e ne peut déposer qu’un seul mémoire par session et le dépôt, une fois finalisé, est définitif. En fin de procédure, l'étudiant·e est invité·e à vérifier l’ensemble des informations déposées et à confirmer le dépôt. Après cette confirmation, il n'est plus possible d'accéder au formulaire, ni pour modifier le dépôt ni pour réaliser un second dépôt. FIAL n’accepte pas le dépôt de fichier d’errata.
Après avoir finalisé le dépôt, chaque étudiant·e reçoit un e-mail accusant réception du mémoire électronique et comportant en annexe une attestation officielle de dépôt. Cette attestation reprend la date du dépôt, le nom de l'étudiant·e et les principales données descriptives encodées, notamment la liste des fichiers déposés et le type d’accès autorisé par l'étudiant·e en cas de réussite. Cette attestation de dépôt doit être imprimée, signée et remise par l'étudiant·e à sa gestionnaire de parcours auprès du secrétariat de son programme dans un délais de 3 jours ouvrables (soit par impression, signature et scan, soit en utilisant la fonction « remplir et signer » un PDF). En cas de difficulté pour imprimer et/ou scanner et/ou signer électroniquement ce document, il ou elle prend contact avec sa gestionnaire de parcours.
Diffusion du mémoire
Le mémoire sera rendu public dans DIAL.mem si à la fois l’étudiant·e et l’institution l’ont accepté. La note minimum pour la diffusion d'un mémoire/TFE en FIAL a été fixée à 14/20 par le Bureau de Faculté. Il est donc possible qu’un fichier ne soit pas rendu public même si l’étudiant·e avait choisi cette option.