Dépôt mémoire / TFE

Louvain-La-Neuve

Dépôt des mémoires et TFE - Consignes à l’attention des étudiants

Depuis l'année académique 2016-2017, la Faculté a décidé de s’engager dans le dépôt électronique des mémoires et TFE. Le dépôt électronique est obligatoire pour tous les étudiants de la Faculté. Le dépôt d’exemplaires papier reste par ailleurs obligatoire.

Le dépôt de votre mémoire se fera donc en deux étapes consécutives d’abord le dépôt électronique, ensuite le dépôt papier.

 

Dates de clôture du dépôt des mémoires et TFE

  • Pour la session de juin : lundi 28 mai 2018
  • Pour la session de septembre : jeudi 16 août 2018

 

Conseils pratiques pour préparer le dépôt de votre mémoire/TFE

  • Préparez un fichier PDF unique non protégé pour l’ensemble du mémoire (hors annexes).

  • Anticipez la rédaction d’un résumé de votre mémoire/TFE dans la langue de rédaction de celui-ci, en français et facultativement en anglais (de 10 lignes à une page A4). Ce résumé sera à encoder dans le formulaire de dépôt électronique.

  • Préparez les mots-clés que vous devrez également encoder au moment du dépôt électronique (maximum 10 mots clés).

  • Téléchargez le modèle de couverture.

  • Vous devrez impérativement avoir effectué le dépôt électronique avant le dépôt papier. Soyez attentifs à la gestion de votre temps pour l’impression de votre mémoire !

 

Consignes pour le dépôt papier

  • L’attestation de dépôt électronique devra impérativement être fournie au moment du dépôt papier.

  • Les exemplaires papier doivent obligatoirement être imprimés à partir des fichiers PDF déposés en ligne.

  • Les mémoires/TFE sont de préférence imprimés en recto/verso, sur papier recyclé ou certifiés FSC. Pas de couverture plastique.

  • Le nombre d’exemplaires varie selon votre programme et le nombre de promoteurs/co-promoteurs/lecteurs.

  • 2 exemplaires pour les programmes : CLAS2M1, FLE2M, GERM2M, GERM2M1, HIST2M1, HORI2M, LAFR2M1, LING2M, MULT2M, ROM2M, ROM2M1, ROGE2M, ROGE2M1, VISU2MC.

  • 3 exemplaires pour les programmes : ARKE2M, ARKE2M1, CLAS2M, ETHI2M, FILO2M, FILO2M1, HIST2M, HORI2M, INTP2M, LAFR 2M, MUSI2M, MUSI2M1, ROGE2M et ROGE2M1 (si copromotion),  ROM2M et ROM2M1 (si copromotion), THEA2M, TRAD2M.

  • Les dépôts avant les jours de clôture sont à faire auprès de vos secrétariats pendant leurs heures de permanence.

  • Les dépôts réalisés le jour de clôture sont à faire exclusivement à la Salle du Conseil du Collège Erasme aux heures de permanence prévues à cet effet :

    • Le 28 mai 2018 : de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00

    • Le 16 août 2018 : de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00

  • Aucun dépôt papier ne sera accepté en dehors de cette permanence. En cas de retard, l’étudiant devra prendre contact avec son président de jury.

  • Pour les étudiants d’EFIL, l’autorisation de dépôt signée par le promoteur devra être remise au moment du dépôt papier.

 

Consignes pour le dépôt électronique

Pourquoi une version électronique du mémoire

Grâce au formulaire de dépôt en ligne, vous enregistrez la version finale de votre mémoire (.pdf) et vous complétez l'intitulé précis de votre mémoire tel qu'il figurera sur l'annexe de votre diplôme ainsi que les clauses de diffusion de votre travail en bibliothèque. Vous validez ensuite votre enregistrement.

Le dépôt comporte :

  • Le texte du mémoire (couverture comprise) déposé en un unique fichier PDF (de préférence PDF/A) non protégé et renommé de la façon suivante : Nom_NOMA_Année de défense.pdf.
  • L'annexe ou les annexes qui peuvent être déposées séparément. Dans ce cas, chaque fichier d'annexe doit être renommé de la façon suivante : Nom_NOMA_Année de défense_Annexe1.pdf (Annexe2, Annexe3, etc. s’il y a plusieurs annexes).

La version électronique déposée en ligne constitue la version officielle de votre mémoire qui sera communiquée aux membres du jury. Les exemplaires papier doivent obligatoirement être imprimés à partir des fichiers déposés.

La version électronique est en outre celle qui, en cas de réussite, sera répertoriée et conservée par les bibliothèques de l’UCL. Si l’auteur l’autorise, c’est celle qui sera éventuellement communiquée au public. Au moment du dépôt, l’auteur a la possibilité de choisir parmi 4 types de diffusion pour chacun des fichiers qu’il dépose (le type peut varier d’un fichier à l’autre) :

  • Aucun accès : personne ne pourra consulter le document mais il sera archivé dans le dépôt
  • Accès restreint : le fichier pourra être consulté à l’intérieur du réseau informatique de l’UCL
  • Accès libre : le fichier pourra être consulté partout dans le monde
  • Embargo : le fichier sera interdit de consultation jusqu’à la date choisie par l’auteur

Accès au formulaire

> http://dial.academielouvain.be/cgi-bin/Memoire/submit.cgi

Le formulaire de dépôt en ligne est accessible à partir de n’importe quel poste après identification au moyen de l’identifiant global et du mot de passe associé. Bien que le formulaire soit compatible avec tous les navigateurs courants, il est recommandé d’utiliser Chrome et Firefox pour un affichage optimal.

Chaque étudiant ne peut déposer qu’un seul mémoire par session et le dépôt, une fois finalisé, est définitif. En fin de procédure, le déposant est invité à vérifier l’ensemble des informations déposées et à confirmer le dépôt. Après cette confirmation, il n’a techniquement plus accès au formulaire, ni pour modifier son dépôt ni pour réaliser un second dépôt. La Faculté de philosophie, arts et lettres n’accepte pas le dépôt de fichier d’errata.

Le dépôt doit se faire d’une traite. Tant que vous n’avez pas finalisé le dépôt, vous pouvez l’interrompre ou l’annuler et en recommencer un nouveau plus tard (mais les données introduites précédemment seront perdues : tous les jours à minuit, les fichiers non-finalisés seront définitivement supprimés).

Attestation de dépôt

Après avoir finalisé le dépôt, chaque auteur reçoit un email accusant réception du mémoire électronique et comportant en annexe une attestation officielle de dépôt. Cette attestation reprend la date du dépôt, le nom du déposant et les principales données descriptives encodées, notamment la liste des fichiers déposés et le type d’accès autorisé par le déposant en cas de réussite.

L’attestation doit être imprimée, signée et remise avec les versions imprimées du mémoire/TFE par l’auteur de celui-ci (voir les consignes pour le dépôt papier)

N’hésitez pas à consulter les bulles d’informations présentes dans le formulaire !

 

Diffusion du mémoire

La référence du mémoire sera rendue publique dans DIAL.mem après validation par la faculté (après la délibération et proclamation des résultats).
Les fichiers ne seront communiqués au public que si à la fois l’auteur et l’institution l’ont accepté (il est donc possible qu’un fichier ne soit pas rendu public même si l’auteur avait choisi cette option). La note minimum pour la diffusion d'un mémoire en FIAL a été fixée à 14/20.