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Vice-Recteur aux affaires étudiantes

uclouvain |

Le vice-recteur aux affaires étudiantes est le relais de la communauté étudiante et des facultés en ce qui concerne la vie étudiante à l’université, dans ses dimensions académique et extra-académique. Il est également en charge de faciliter la transition vers l’université pour l’ensemble des personnes qui souhaitent s’y former.

Dans la dimension académique de son mandat de vice-recteur, il est responsable de la mise en place du Règlement Général des Études et des Examens et constitue l’instance de recours à l’encontre de certaines décisions. Il est par ailleurs en charge de la politique sociale et préside le Conseil des Affaires Sociales et Etudiantes (CASE), organisé en assemblée centrale (CASE central) et en assemblées locales à Louvain-la-Neuve, Woluwe, Mons, Tournai et Saint-Gilles. Pour mener à bien ces missions, il s’appuie sur les membres de son Cabinet.

La dimension extra-académique de sa mission concerne la politique de la vie étudiante à l’université. Il s’appuie ici également sur l’Administration de la Vie Étudiante (AVIE) dont les périmètres d’action sont l’aide sociale et la santé, le logement, les activités physiques et sportives, l’alimentation, ainsi que les relations avec l’animation et la représentation étudiante.

L’Observatoire de la Vie Étudiante, qu’il préside, est un organe à vocation participative permettant de croiser divers éléments de la vie étudiante en lien avec les CASE. L’appui aux transitions vers l’université, le lien avec les étudiant·es à profils spécifiques (PEPS), le coût des études, la veille du marché locatif et l’implémentation des dispositifs de prévention contre le harcèlement sont des priorités qu’il s’est fixées dans l’exercice de son mandat.

Cabinet du Vice-recteur aux affaires étudiantes (CVRC)

Le Cabinet est composé de cinq personnes et apporte un support de conseil, d'analyse, de préparation, de réflexion et une aide logistique au Vice-recteur aux affaires étudiantes pour la réalisation de ses missions spécifiques.

Il joue également un rôle de conseil et de support au Vice-recteur aux affaires étudiantes comme membre du Conseil rectoral, du Conseil académique et du Conseil d'administration, sur des dossiers relatifs à la gestion globale de l'Université.

Plus particulièrement :

Relations institutionnelles avec les étudiant·es

  • Secrétariat du Conseil des Affaires sociales et étudiantes (CASE) présidé par le Vice-recteur, ainsi que de plusieurs de ses groupes de travail et commissions et suivi des décisions qui y sont prises.
  • Premiers contacts avec les étudiant·es et instruction des dossiers introduits par les différentes associations étudiantes (AGL, cercles, kots à projet, régionales, CGEE …) auprès du Vice-recteur.
  • Attention à la bonne gestion des subsides accordés par l’Université aux initiatives étudiantes.
  • Organisation de la formation des responsables de l’animation à la gestion de leur surface et à l’organisation de leurs activités.
  • Encadrement des principales activités étudiantes (24h vélo, baptêmes, bals…).
  • Régulation et vigilance quant au respect de la charte Aune (Animation UNiversitaire Étudiante) par les cercles et régionales.
  • Participation à la communication de l’UCLouvain vers ses étudiant·es.

Dossiers académiques et disciplinaires

  • Instruction des dossiers individuels pour le Vice-recteur aux affaires étudiantes (demandes et recours en matière académique).
  • Synthèse et suggestions de modifications de règlement ou de procédure en vue de mieux rencontrer les situations individuelles.
  • En concertation avec les administrations concernées (Administration de l’enseignement et de la formation et Service d’études), bonne communication et une bonne compréhension des règlements et procédures académiques par l’ensemble des parties concernées (en facultés et au sein de l’administration centrale).

Organisation d’événements d’accueil et d’information

  • Accueil des nouveaux étudiant·es par les autorités.
  • Gestion administrative des cours d’été.

Réflexions transversales

  • Participations aux réflexions politiques de l’Université à propos de la transition vers l’enseignement secondaire ou l’ouverture à l’international.
  • Animation de l’Observatoire de la vie étudiante, outil d’analyse interne des aspects extra-académiques de la vie étudiante actuelle.

CVRC

Cabinet du Vice-recteur aux affaires étudiantes
Autorités et services
 

Demande de recours

 

Recours auprès du Vice-recteur aux affaires étudiantes

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Recours - CVRC

Un recours est un acte par lequel une personne conteste une décision prise à son égard et demande la révision de cette décision à une instance supérieure.

À l’UCLouvain, les décisions administratives et académiques sont prises en application de différentes dispositions et notamment  le Décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études et du Règlement général des études et des examens.

Tout·e étudiant·e inscrit·e à l’Université est censé·e avoir pris connaissance de ce règlement interne et est tenu·e de s'y conformer.

Qu'est-ce qu'un recours ?

Un recours est un acte par lequel une personne conteste une décision prise à son égard et demande la révision de cette décision à une instance supérieure.

Dans quel cas puis-je introduire un recours auprès du Vice-recteur aux affaires étudiantes ?

Les situations dans lesquelles il est possible d'introduire un recours sont définies par le Règlement général des études et des examens.

Le recours auprès du Vice-Recteur est possible lorsque que toutes les autres voies d’appel interne ont été épuisées. 

► Plus d'informations sur les différents types de recours.

Quels sont les délais pour introduire un recours ?

Les recours doivent être introduits selon un calendrier précis fixé par le règlement précité. 

Les dossiers déposés en-dehors de ces délais ne seront pas traités. Plus d'informations sur le Calendrier.

Comment puis-je introduire une demande et un recours ?

Les dossiers de demande et de recours doivent être introduits selon une procédure particulière. A défaut, aucune suite ne leur sera donnée. 

► Plus d'informations sur la procédure.

De quels documents ai-je besoin pour constituer mon dossier de recours ?

Selon le type de recours envisagé, le contenu du dossier devant être remis au Vice-recteur aux affaires étudiantes est différent.

L'objectif de ce dossier est de permettre l'analyse et l'instruction de la demande dans les meilleures conditions. Il est indispensable qu'il contienne l'ensemble des documents demandés. Aucun document ne pourra être ajouté au dossier après le dépôt ou l'envoi sauf à la demande expresse du Vice-recteur aux affaires étudiantes. 

►Plus d'informations sur les Dossiers.

Comment connaître la suite réservée à ma demande ?

La décision est envoyée au demandeur, et seulement à celui-ci, par courrier recommandé ou courrier électronique une fois la procédure d'analyse et d'instruction clôturée. Elle est transmise selon les modalités prévues par le règlement. Aucune information n'est communiquée durant la procédure.

 

Types de recours ou de demandes

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Le Vice-recteur ne tiendra compte que des demandes introduites après que toutes les procédures et les voies de recours internes prévues au Règlement des études et des examens aient été épuisées et pour autant que le calendrier de dépôt soit respecté.

Le Vice-recteur aux affaires étudiantes est compétent pour traiter les demandes et recours suivants :

Inscriptions

  • Recours contre un refus d’inscription lorsque celui ou celle qui en fait la demande n’est pas finançable
  • Recours contre un refus d’inscription lorsque la demande vise des études qui ne donnent pas lieu à financement
  • Recours contre un refus d’inscription par application du décret « résidents » du 16/06/2006 régulant le nombre d’étudiant·es dans certains cursus
  • Recours contre un refus d’inscription au motif d’une exclusion d’un établissement d’enseignement supérieur pour faute grave
  • Recours contre un refus d’inscription au motif d’une exclusion d’un établissement d’enseignement supérieur pour fraude à l’inscription ou pour fraude aux évaluations (uniquement en cas de vice de procédure)
  • Recours contre un refus administratif de réduction des droits ordinaires d’inscription (uniquement en cas de vice de procédure)
  • Demande d’exonération des droits majorés => Seront examinés par la Commission d’exonération des droits majorés les cas individuels d’étudiant·es internationaux·ales non-finançables par la Communauté française qui sont confronté·es en cours de cursus, c’est-à-dire après avoir reçu une attestation d’inscription, à une situation de crise imprévisible non couverte par les conditions d’exonération systématiques (par exemple : cessation de paiement soudaine de l’organisme qui finance la bourse d’étude). 
  • Demande d'inscription tardive entre le 1er novembre et le 15 février (après l'accord des autorités académiques de la faculté d'accueil - doyen·ne/vice-doyen·ne ou président·e de jury)

Décisions de la Faculté / du Jury

  • Recours contre un refus facultaire de réorientation en cours d’année académique (avant le 15 février) en première année des études de bachelier
  • Recours contre un refus facultaire d’octroi d’un allègement de programme annuel (pour le 30 septembre au plus tard)
  • Recours contre la décision du président ou de la présidente du jury ayant statué sur le recours de l’étudiant·e invoquant une irrégularité dans les décisions du jury (relatif aux examens et/ou aux missions du jury) 
  • Recours contre un refus d’inscription aux examens (en application des articles 72, 73 et 74 du Règlement général des études et des examens; aucun recours en cas de non respect de la procédure d'inscription aux examens définie par la Faculté conformément à l'article 75 du règlement précité). 

Spécificité relative à l'Enseignement Supérieur Inclusif

Conformément aux articles 53 à 55/2 du Règlement général des études et des examens, les étudiant·es PEPS porteurs de handicap, maladie grave ou trouble peuvent introduire un recours en lien avec leur demande de reconnaissance de la situation de handicap, leur demande d'aménagement de cursus, la modification ou la fin de leur plan d’accompagnement individualisé.

 

Procédure d'introduction des recours/demandes

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Attention :

  • Avant d'introduire un recours auprès du Vice-recteur aux affaires étudiantes, toutes les procédures internes doivent avoir été épuisées.
  • Seuls les recours relevant de la compétence du Vice-recteur aux affaires étudiantes seront pris en considération : types de recours/demandes.
  • Veillez à prendre connaissance du Règlement général des études et des examens vous concernant.

Étapes de la procédure

1. Pré-enregistrement en ligne

Tout recours ou demande particulière doit faire l'objet d'un pré-enregistrement en ligne au moyen du formulaire d'introduction de recours/demande. ► Ce pré-enregistrement ne constitue pas le dépôt formel du recours.

La procédure de recours telle que définie au Règlement général des études et des examens débute au moment de la réception du dossier papier par le secrétariat du Vice-recteur aux affaires étudiantes.

2. Dépôt/Envoi du dossier papier

En application du Règlement général des études et des examens, le dossier sera envoyé par recommandé ou déposé au secrétariat du Vice-recteur aux affaires étudiantes contre accusé de réception ou, si le Règlement général des études et des examens ne prévoit aucune modalité particulière quant au mode d'introduction par simple courrier (pas par courrier électronique). 

Sélectionnez votre profil pour afficher l’adresse d'envoi du dossier papier (par recommandé) et l’horaire à respecter pour le dépôt correspondant à votre dossier 
Adresse courrier (pour envoi recommandé)Vice-recteur aux affaires étudiantes
Recours
Place de l'Université, 1 Bte L0.01.04
1348 Louvain-la-Neuve
Heures de dépôtAttention, afin d'en assurer un traitement optimal, merci de respecter les heures mentionnées pour déposer votre dossier. 
Lundi de 14h00 à 16h00 
Mardi de 9h00 à 12h00 
Mercredi de 9h00 à 12h00 
Jeudi de 14h00 à 16h00 
Vendredi de 9h00 à 12h00 
 
Adresse de dépôtSecrétariat du Vice-recteur aux affaires étudiantes
Halles universitaires (Madame Nathalie Van Iseghem)
Place de l'Université, 1/1er étage/aile C (Bureau C112)
1348 Louvain-la-Neuve
Adresse courrier (pour envoi recommandé)Vice-recteur aux affaires étudiantes
Recours - A l’attention du SAE
Boulevard du Jardin Botanique, 43
B – 1000 Bruxelles
Heures de dépôtAttention, afin d'en assurer un traitement optimal, merci de respecter les heures mentionnées pour déposer votre dossier.

Le dépôt sera possible aux heures d’ouverture de l’accueil du lundi au vendredi de 8h30 à 13h00 et de 14h00 à 17h30
Adresse de dépôtAccueil du site Saint-Louis
Local 43.04
Boulevard du Jardin botanique, 43
B – 1000 Bruxelles

 

Le dossier devra être complet au moment du dépôt et avoir été déposé dans les délais prescrits ► Calendrier et délais d'introduction des recours/demandes.

Selon le type de recours/demande, le contenu du dossier peut varier : Contenu du dossier
Mentions sur le courrier : cf. « Adresse courrier » en fonction de votre profil ci-dessus.

Sauf demande expresse du Vice-recteur aux affaires étudiantes, aucun document complémentaire ne pourra être ajouté au dossier une fois ce dernier déposé.  Les demandeurs sont invités à être particulièrement attentifs à la préparation de leur dossier. Pour information, aucun document joint au dossier et transmis au Cabinet du Vice-recteur aux affaires étudiantes ne peut être réclamé après l'analyse de la demande.

Les documents demandés dans le dossier et qui ne seraient pas, pour des raisons de force majeure, disponibles au moment du dépôt, pourront être déposés ultérieurement à la condition que leur absence et la justification de cette dernière aient été signalées par écrit dans la lettre de motivation au moment du dépôt. 

Modalités de réponse

À l'issue de l'ensemble de la procédure, les réponses sont notifiées au demandeur soit par courrier électronique (à l'adresse qui figure au répertoire des étudiant·es de l'université - @student.uclouvain.be - ou, à défaut, à l'adresse mentionnée dans le dossier d'inscription ou le formulaire de recours), soit par courrier recommandé ou contre reçu lorsque le Règlement général des études et des examens le prévoit (à l'adresse mentionnée dans le formulaire de recours).

Aucune information ne sera communiquée au demandeur pendant la procédure d'évaluation de la demande et ce par quelque moyen que ce soit.

 

Calendrier et délais

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Les dossiers complets doivent être déposés ou envoyés au Vice-recteur aux affaires étudiantes dans les délais fixés par le Règlement général des études et des examens repris ci-dessous.

Attention:

  • en cas de dépôt, il est tenu compte de la date de réception.
  • en cas de recommandé, le cachet de la poste fait foi.

Calendrier et délais par type de recours/demande

TYPE DE RECOURS/DEMANDE CALENDRIER D'INTRODUCTION REMARQUE

Inscriptions

Refus d’inscription pour non finançabilité de l’étudiant·eDans les 5 jours suivant la notification de la décision de refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)

Pour rappel, l'ensemble de la procédure d'inscription est clôturée le 30/09. Toute demande introduite en-dehors de ce délai doit également faire l'objet d'une demande spécifique d'inscription tardive auprès de la Faculté.

=> Cfr articles 5, 21 à 23 du Règlement général des études et des examens.

=> Un contrôle quant à la finançabilité de l'étudiant·e peut être opéré par le Délégué du Gouvernement allongeant le cas échéant le délai de réponse du Vice-recteur aux affaires étudiantes.

Refus d’inscription pour non finançabilité des étudesDans les 5 jours suivant la notification de la décision de refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)

Pour rappel, l'ensemble de la procédure d'inscription est clôturée le 30/09. Toute demande introduite en-dehors de ce délai doit également faire l'objet d'une demande spécifique d'inscription tardive auprès de la Faculté.

=> Cfr articles 5, 21 à 23 du Règlement général des études et des examens.

Refus d'inscription par application du décret "résidents" régulant le nombre d'étudiant·es dans certains cursusDans les 5 jours suivant la notification de la décision de refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)Cfr articles 5, 21 à 23 du Règlement général des études et des examens.
Refus d’inscription au motif d'une exclusion pour faute graveDans les 5 jours suivant la notification de la décision de refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)Cfr articles 5, 21 à 23 du Règlement général des études et des examens.
Refus d'inscription au motif d'une exclusion pour fraude à l'inscription ou fraude aux évaluations - uniquement en cas de vice de procédureDans les 5 jours suivant la notification de la décision de refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)Cfr articles 5, 22 à 24 du Règlement général des études et des examens.
Refus administratif de réduction des droits ordinaires d'inscription, uniquement en cas de vice de procédureDans les 5 jours suivant la notification du Service d'aide aux étudiants (attention par lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)

Voir page thématique sur le site Web de l'université:

https://uclouvain.be/fr/etudier/inscriptions/reduire-cout-etudes.html

Demande d'exonération des droits majorésAvant le 30 septembre Seront examinés par une Commission d’exonération des droits majorés les cas individuels d’étudiant·es internationaux·ales non-finançables par la Communauté française qui sont confronté·es en cours de cursus (après avoir reçu une attestation d’inscription) à une situation de crise imprévisible non couverte par les conditions d’exonération systématiques (par exemple : cessation de paiement soudaine de l’organisme qui finance la bourse d’étude). 
Demande d'inscription tardive Entre le 1er novembre et le 15 févrierCfr article 10 al. 2 du Règlement général des études et des examens.

Décisions de la Faculté / du Jury

Refus facultaire de réorientation, avant le 15 février, en première année des études de bachelierDans les 5 jours suivant la notification du refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)Cfr articles 5, 12/1 et 23 du Règlement général des études et des examens.
Refus facultaire d'octroi d'un allègement de programme annuel (pour le 30 septembre au plus tard)Dans les 5 jours suivant la notification du refus (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)

Pour rappel, l'ensemble de la procédure d'inscription est clôturée le 30/09. Toute demande introduite en-dehors de ce délai doit également faire l'objet d'une demande spécifique d'inscription tardive.

=> Cfr articles 5 et 45 du Règlement général des études et des examens (enregistrement de la modification d'inscription pour le 31 octobre au plus tard).

Décision du président ou de la présidente du jury ayant statué sur le recours d'un·e étudiant·e invoquant une irrégularité dans la décision du juryDans les 5 jours suivant la notification du président du jury (attention lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception au plus tard à 16.00)Articles 5 et 158 du Règlement général des études et des examens.
Refus d'inscription aux examens en application des art. 72, 73 et 74 du Règlement général des études et des examensDans les 5 jours suivant la notification du président du jury (attention par lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)

Articles 5 et 74 du Règlement général des études et des examens. 

Pour rappel, aucun recours en cas de non respect de la procédure d'inscription aux examens définie par la Faculté conformément à l'article 75 du règlement précité.

Spécificité relative à l'Enseignement Supérieur Inclusif
Refus de reconnaissance de la situation de handicap, de mise en place d'aménagements raisonnables, de modification du plan d'accompagnement, ou de résiliation du plan d'accompagnementDans les 5 jours suivant la notification de la décision  (attention par lettre recommandée ou dépôt contre accusé de réception)Articles 5, 54, 55, 55/1 et 55/2 du Règlement général des études et des examens. 

 

 

Constitution du dossier

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TYPE DE RECOURSCONTENU DU DOSSIER AU MOMENT DU DEPÔT OU DE L'ENVOI, outre toutes pièces que vous souhaitez joindre. Attention : certaines demandes doivent être introduites par recommandé : voir calendrier et délais de dépôt
Refus d’inscription pour non finançabilité de l'étudiant·e
  • une lettre de motivation
  • le refus officiel du Service des inscriptions
  • les notes détaillées obtenues au cours des trois dernières années académiques 
  • les nouveaux éléments qui n'ont pas été précisés à la faculté et leur justification
Refus d'inscription pour non finançabilité des études
  • une lettre de motivation
  • le refus officiel du Service des inscriptions
  • les notes détaillées obtenues au cours des trois dernières années académiques 
  • les nouveaux éléments qui n'ont pas été précisés à la faculté et leur justification
Refus d'inscription par application du décret "résidents" régulant le nombre d'étudiant·es dans certains cursus
  • une lettre de motivation
  • le refus officiel du Service des inscriptions
  • les éléments qui n'auraient pas été pris en considération par le Service des inscriptions, en temps voulu
Refus d'inscription au motif d'une exclusion pour faute grave
  • une lettre de motivation
  • le refus officiel du Service des inscriptions
  • les éléments expliquant la situation et permettant d'instruire la demande
Refus d'inscription au motif d'une exclusion pour fraude à l'inscription ou fraude aux évaluations - uniquement en cas de vice de procédure
  • une lettre de motivation
  • le refus officiel du Service des inscriptions
  • l'élément de procédure contesté
  • les éléments permettant d'instruire la demande
Refus administratif de réduction des droits d’inscription ordinaires - uniquement en cas de vice de procédure
  • une lettre de motivation
  • le courrier de refus du Service des inscriptions
  • l’objet de la contestation
  • les pièces justificatives
Demande d’exonération des droits majorés
  • une lettre de motivation décrivant des circonstances exceptionnelles et imprévisibles motivant la demande
  • une copie de l’attestation d’inscription pour l’année académique (inscription provisoire ou définitive) ou du mail de confirmation de SIC
  • les notes détaillées obtenues au cours des trois dernières années académiques précédentes
  • les documents prouvant le caractère imprévisible de la situation à laquelle l’étudiant·e est confronté
  • une identification des moyens de financement des études
Demande d'inscription tardive (entre le 1er novembre et le 15 février)
  • une demande motivée
  • une copie des éléments remis pour l'examen de la demande auprès du Services des inscriptions ou auprès de la faculté
  • l'accord des autorités académiques de la faculté d'accueil (doyen·ne/vice-doyen·ne ou président·e de jury)
  • les éléments à prendre en considération et les documents les attestant
Refus facultaire de réorientation, avant le 15 février, en première année des études de bachelier
  • une lettre de motivation
  • le courrier du refus facultaire
  • les éléments contestés
  • les nouveaux éléments
  • les notes détaillées obtenues au cours de la session de janvier, voire des sessions précédentes dans l'enseignement supérieur 
Refus facultaire d'octroi d'un allègement de programme annuel (pour le 30 septembre au plus tard) 
  • une lettre de motivation
  • le courrier du refus facultaire
  • les éléments à prendre en considération et les documents les attestant
Décision du président ou de la présidente du jury ayant statué sur le recours de l'étudiant·e invoquant une irrégularité dans la décision du jury
  • une lettre de motivation
  • le courrier (ou courriel) du président ou de la présidente du jury
  • les éléments contestés et les documents les attestant
Refus d'inscription aux examens en application des articles 72, 73 et 74 du Règlement général des études et des examens
  • une lettre de motivation
  • le courrier du président ou de la présidente du jury confirmant la décision du jury
  • les éléments dont le jury n'aurait pas tenu compte et les documents les attestant
Refus de reconnaissance de la situation de handicap, de mise en place d'aménagements raisonnables, de modification du plan d'accompagnement, ou de résiliation du plan d'accompagnement
  • une lettre de motivation
  • le courrier du refus  
  • les éléments contestés et les documents les attestant

 

 

 

Formulaire de recours auprès du Vice-recteur aux affaires étudiantes

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La procédure de recours débute en complétant le formulaire prévu à cet effet. Soyez attentif·ve à le compléter le plus précisément possible.

Nous attirons votre attention sur le fait que ceci ne constitue que la première étape d'introduction du recours, la deuxième étant le dépôt ou l'envoi du dossier papier.

L'analyse de votre dossier ne pourra débuter qu'à la réception du dossier complet.