Au plus tard un mois avant la date retenue, le candidat fait parvenir le texte provisoire de sa thèse aux membres du jury et informe la gestionnaire des doctorats de la date, de l’heure et du lieu retenus pour cette défense. Il/elle mettra également à jour le fichier excel de formation doctorale.
Le jury est présent au complet lors de la défense privée (physiquement ou par le biais d'une vidéoconférence par exemple). En cas de force majeure, un membre absent fait parvenir au président, avant la séance, un rapport écrit avec son avis motivé sur la valeur de la thèse et l’inventaire des questions qu’il souhaite poser au candidat.
Le doctorant peut présenter un bref résumé de son projet de recherche. La thèse est ensuite discutée chapitre par chapitre. Le promoteur prend note des remarques formulées par le jury.
A la fin de la discussion, le candidat se retire et le jury délibère. Le résultat de la délibération, rédigé dans un procès-verbal et signé par les membres du jury, est communiqué immédiatement au candidat et transmis à la gestionnaire.
Si la thèse est jugée recevable, le jury fixe avec le candidat la date et l’heure de la soutenance publique, qui aura lieu au moins un mois après la défense privée, et il communique cette information à la gestionnaire.
Si la thèse est jugée recevable moyennant des modifications à apporter au texte, le ou les promoteurs sont chargés de vérifier et d’approuver ces modifications avant la date de la soutenance publique. La mise en oeuvre de ces modifications ne peut excéder trois mois de travail à temps plein. Dans le cas contraire, une nouvelle défense privée doit être organisée.
Le jury valide également la formation doctorale du candidat. La formation doctorale est réputée acquise lorsque le doctorant peut se prévaloir auprès du jury de l’obtention des 60 crédits (en ce compris les 5 crédits maximum attribués à l'issue de la soutenance publique à venir). En cas de non-recevabilité, le jury fixe un délai avant une nouvelle défense privée.