Depuis toujours, l’Université catholique de Louvain, tient à cœur de protéger les données personnelles des étudiant·e·s.
Cette notice d’information les informe de la manière dont sont recueillies et traitées leurs données à caractère personnel. Celles-ci sont traitées conformément à la législation applicable en la matière, et plus particulièrement au Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le Règlement général sur la protection des données ou RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.
Selon le cas, ces données sont traitées par l’Université catholique de Louvain sur base :
- De l’exécution du contrat établi entre l’Université et l’étudiant·e ;
- Des obligations légales qui lui incombent ;
- De l’exécution de sa mission d’intérêt public et
- De ses intérêts légitimes.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est l’Université catholique de Louvain dont le siège est établi à 1, Place de l’Université – 1348 Louvain-la-Neuve.
Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel par l’Université catholique de Louvain, vous pouvez contacter le délégué ou la déléguée à la protection des données de l’Université en lui écrivant à l’adresse mail privacy@uclouvain.be. Vous pouvez également le ou la contacter à l’adresse suivante :
Délégué·e à la Protection des Données de l’UCLouvain,
Place de l’Université, 1
Bte L0.01.07
1348 Louvain La Neuve
2. Données à caractère personnel traitées et finalités poursuivies
Les données suivantes sont traitées pour les finalités explicitées au point 3 du présent document :
Des données générales d’identification
Cela comprend le nom, prénom, domicile, lieux de résidence, numéros de téléphone, adresses emails personnelle et UCLouvain, sexe, date et lieu de naissance, état civil, nationalité, photographie d’identité, NOMA et autres identifiants UCLouvain.
Dans le cadre de la bonne gestion du parcours et du dossier de l’étudiant·e au sein de l’Université, ces données sont traitées pour :
- La création d’un dossier étudiant ;
- Assurer l’identification certaine de l’étudiant·e dans la gestion de son dossier ;
- Contacter l’étudiant·e ;
- Etablir les documents officiels le/la concernant ;
- Garantir l’appartenance de l’étudiant·e à la communauté universitaire dans le cadre d’applications ou systèmes de gestion et lui en permettre l’accès ;
- L’établissement de listes électorales et l’organisation d’élections participatives en son sein ;
- Assurer l’administration des instances décisionnelles et participatives, en ce compris les instances légales ;
- La gestion du contentieux ;
- Le maintien d’un réseau d’alumni ;
- La gestion des bâtiments et locaux et la sécurité sur les sites de l’Université ;
- La prévention et l’assistance psycho-médicale ;
- L’enregistrement des cercles et associations étudiants et la gestion de leurs activités sur les sites de l’Université ;
- L’organisation et la gestion d’évènements socio-culturels ;
- L’octroi et la gestion des cartes cultures et des cartes de sport ;
- La gestion des restaurants universitaires ;
- La gestion des assurances ;
- Toutes les autres finalités spécifiées dans les points ci-dessous.
Des données relatives aux études et à la formation de l’étudiant·e
Il s’agit de données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant·e en dehors de l’UCLouvain, de données relatives au parcours académique de l’étudiant·e au sein de l’UCLouvain, de données relatives aux programmes d’aide à la réussite mais également de données relatives aux besoins spécifiques de l’étudiant·e.
Dans le cadre de la bonne administration du parcours de l’étudiant·e au sein de l’Université, ces données sont traitées pour :
- S’assurer des conditions d’admission, d’inscription, de réinscription et de financement ;
- Établir les documents officiels relatifs au parcours académique ;
- Organiser les programmes annuels d’enseignement et les périodes d’évaluation ;
- La gestion des supports de cours ;
- Permettre le fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion existants ou nouveaux auxquels l’Université a souscrit, en ce compris ceux des bibliothèques ;
- Lutter contre la fraude ;
- L’organisation d’examens d’entrée ;
- L’organisation de l’enseignement, des examens et des épreuves ;
- L’orientation professionnelle ;
- L’amélioration de la qualité de l’enseignement, via l’élaboration d’indicateurs et de statistiques ;
- Assurer le bon fonctionnement de la plateforme informatique e-paysage ;
- Établir des statistiques sur les établissements d’enseignement secondaire d’où proviennent les étudiant·e·s en lien avec la politique d’information de l’Université sur son offre d’enseignement.
Les données relatives au parcours académique au sein de l’Université peuvent également, le cas échéant, être communiquées, sur leur demande, aux établissements d’enseignement supérieur tiers (belges ou étrangers) à la seule fin d’assurer le traitement de l’inscription qui y serait sollicitée par l’étudiant·e, notamment dans le cadre de programmes de mobilité étudiante.
Les données relatives aux programmes d’aide à la réussite sont traitées pour assurer la gestion des programmes spécifiques d’aide à la réussite au sein de l’Université et l’établissement de divers rapports imposés par le Gouvernement.
Les données relatives aux besoins spécifiques de l’étudiant·e sont traitées pour assurer l’examen des demandes de reconnaissance du statut d’étudiant·e à besoins spécifiques par les instances compétentes et pour la mise en œuvre d’aménagements nécessaires liés aux études et à l’accessibilité aux différents sites.
Des données financières et des données relatives au paiement des droits d’inscription
Cela vise notamment les moyens financiers, les aides financières, l’état du paiement des droits d’inscription et les données d’identification financières.
Le traitement de ces données permet de :
- Déterminer le montant des droits ;
- De suivre l’état des paiements ;
- De valider ou invalider l’inscription en tant compte du respect des obligations financières et
- D’effectuer d’éventuels remboursements.
Des données relatives au statut de l’étudiant·e en Belgique
Des données relatives au statut d’immigration peuvent être collectées.
Ces données sont traitées pour déterminer le régime de financement éventuellement spécifique de l’étudiant·e, établi soit en vertu de conventions internationales soit de la législation interne, ainsi que le montant des droits d’inscription qui peut lui être réclamé.
Des données médicales
Le cas échéant, des données médicales sont récoltées dans le cadre d’examens médicaux imposés par la loi ou les règlements ou dans le cadre de consultations sollicitées par l’étudiant·e pour des soins de santé.
Le traitement de ces données permet d’établir un dossier médical et sont traitées dans le respect des obligations légales et déontologiques applicables.
Des données sociales
Le cas échéant, des données à caractère social sont collectées par le service d’aide aux étudiant·e·s.
Il s’agit d’informations concernant la situation familiale, sociale et financière de l’étudiant·e telles que l’avertissement-extrait de rôle, la composition de ménage ou tout autre document financier ou social.
Ces données sont traitées aux fins de gestion des demandes d’aide introduites par l’étudiant·e auprès de l’Université et notamment pour :
- Enquêter de manière objective sur la situation de l’étudiant·e, de manière à prendre une décision adéquate d’octroi ou de refus d’aide ;
- Exécuter la décision prise et, le cas échéant, assurer le paiement de l’aide.
Des données relatives à l’hébergement de l’étudiant·e
Les contrats de logement conclus avec le service de logistique et logement de l’UCLouvain, avec leurs éléments essentiels (durée, loyer, etc.), sont conservés avec les correspondances qui les concernent relativement au déroulement du bail, tels que les relevés des dettes de loyers ou de charges ou les relevés d’incidents.
Le traitement de ces données permet d’assurer la gestion des locations de logements étudiants en ce compris le paiement des loyers et charges, leur éventuel renouvellement, le respect des conditions contractuelles de location, la fin des contrats ainsi que la gestion des éventuelles procédures de recouvrement et des litiges.
3. Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales applicables ou conforme aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Pour toute question à ce sujet, les étudiant·e·s sont invité·e·s à contacter le/la délégué·e à la protection des données de l’UCLouvain à l’adresse privacy@uclouvain.be.
4. Finalités ultérieures
Les données collectées par l’UCLouvain peuvent être traitées pour des finalités ultérieures compatibles avec celle ayant justifié la collecte, telles que notamment pour permettre l’attribution par les services publics compétents des documents nécessaires à l’exercice, par les diplômé·e·s, de professions réglementées ainsi que l’utilisation des données générales d’identification de l’étudiant·e afin de lui adresser directement des informations utiles relatives :
- Aux activités et manifestations académiques, scientifiques, culturelles et sociales organisées par l’Université ou soutenues par elle ;
- À l’offre de services internes à l’Université.
Par ailleurs, l’Université peut communiquer certaines données relatives à l’étudiant·e à ses chercheurs ou services de recherche universitaires, pour répondre aux demandes légitimes dans le cadre d’enquêtes scientifiques ou statistiques, pour autant que ces données aient été rendues anonymes ou aient été pseudonymisées.
5. Accès aux données
Accès aux données au sein de l’Université
Les collaborateurs des services administratifs ont accès aux données dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leur mission.
L’accès à ces données se fait sur la base d’autorisations d’accès individuel et limité.
Les personnes ayant un accès sont soumises à une obligation de confidentialité.
Ceci implique :
- L’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leur mission ;
- L’interdiction de divulguer les données personnelles dont ils ont connaissance hors de ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
Transmission de données à des tiers
Dans le cadre des obligations qui lui incombent, l’Université est susceptible de transmettre des données à caractère personnel à des tiers si elle est y contractuellement ou légalement tenue.
Sont notamment susceptibles d’avoir accès à des données personnelles :
Les sous-traitants de l’Université
Ils assurent des prestations pour le compte de l’Université, notamment la gestion des appels téléphoniques, l’envoi de courriers postaux, la confection de badges, l’impression de documents, etc.
L’accès des sous-traitants aux données se fait sur la base de contrats signés faisant mention des obligations leur incombant en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.
Les autorités publiques belges
Dans le cadre des obligations légales qui lui incombent, l’Université est susceptible de transférer des données personnelles de l’Étudiant aux autorités publiques belges dont le Délégué du gouvernement de la Communauté française.
Les organismes et institutions de stage
Elle communique les données d’identification et relatives au parcours académique aux organismes et institutions au sein desquels l’étudiant·e effectue un stage.
Les organismes assureurs
Elle communique aux organismes assureurs les données d’identification d’un étudiant·e dont la situation particulière implique une couverture spécifique.
Le Conseil des Recteurs francophones (CRef)
Elle communique, à des fins statistiques, des données relatives au parcours académique de l’étudiant·e au Conseil des Recteurs francophones (CRef).
Les établissements d’enseignement supérieur tiers
Elle communique aux établissements d’enseignement supérieur tiers (belges ou étrangers), et à leur demande, des données relatives à l’identification et au parcours académique de l’étudiant·e au sein de l’Université, et ce à la seule fin d’assurer la gestion de la candidature qui y serait sollicitée par l’étudiant·e concerné, notamment dans le cadre de programmes de mobilité étudiante.
Les autorités de police, autorités judiciaires ou administratives
Les autorités publiques peuvent être amenées à avoir accès à des données à caractère personnel lorsqu’il existe une obligation légale à cet égard ou afin de garantir l’intégrité des biens et des personnes au sein de l’Université catholique de Louvain.
L’Académie de Recherche et d’Enseignement Supérieur (ARES)
Certaines données sont fournies à l’ARES via la plateforme e-paysage gérée par cette dernière, qui regroupe l’accès à des sources de données labellisées authentiques et alimentées par les établissements d’enseignement supérieur et l’administration. Pour plus d’informations à ce sujet, merci de consulter la page www.ares-ac.be/fr/vie-privee/e-paysage.
Pourraient également avoir accès à des données à caractère personnel l’Agence pour l’Evaluation de la Qualité de l’Enseignement Supérieur (AEQES) ainsi que d’autres tiers (administrations, bailleurs de fonds, éditeurs, organismes publics, organismes assureurs, etc.).
6. Protection des données à caractère personnel
En tant que responsable du traitement, l’UCLouvain met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel des étudiant·e·s contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Parmi ces mesures, on retrouve :
- La nomination d’un·e délégué·e à la protection des données ;
- La constitution d’une cellule consacrée à la sécurité des systèmes d’information ;
- La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à des données personnelles ;
- La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques ;
- La mise en œuvre d’une politique générale de sécurité informatique ;
- La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données et
- Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection des sous-traitants et partenaires.
7. Droits des étudiant·e·s
Comme le prévoit la législation applicable (articles 15 à 23 du RGPD), l’étudiant·e UCLouvain justifiant de son identité a le droit :
a) D’obtenir, sans frais, une copie des données à caractère personnel le concernant faisant l’objet d’un traitement par l’Université et, le cas échéant, toute information disponible sur leur finalité, leur origine et leur destination ;
b) D’obtenir sans frais, la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte le concernant ainsi que d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;
c) D’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, l’effacement de données à caractère personnel le concernant ;
d) D’obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, la limitation du traitement de données à caractère personnel le concernant ;
e) D’obtenir, sans frais, la portabilité des données à caractère personnel le concernant qu’il a fournies à l’Université, c’est-à-dire de recevoir les données dans un format structuré couramment utilisé, à la condition que le traitement soit fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il soit effectué à l’aide de procédés automatisés ;
f) De s’opposer, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au traitement des données à caractère personnel le concernant ;
g) D’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.
8. Exercice des droits
Afin d’exercer ces droits ou pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, les étudiant·e·s sont invité·e·s à envoyer un mail à l’adresse privacy@uclouvain.be en étant le plus précis possible quant à l’objet de leur demande. Nous y répondrons dans les meilleurs délais.