Procédure et calendrier pour la mobilité "cours"

Les différentes étapes nécessaires pour aboutir à un séjour d'échange (l'année académique prochaine) sont :

1. Dossier de présélection

Si vous êtes décidé.e à partir en échange, vous devez compléter le Questionnaire de (pré)sélection et l'envoyer par email à Mme Stephenne pour le  7  Février 2025 à 16 heures (départ en cours). 
La sélection s’effectuera sur base principalement de vos résultats académiques, mais aussi de votre motivation et connaissances de la langue du pays choisi ou, particulièrement pour les stages de recherche, de l’anglais.

2. Sélection

Les étudiants (pré)sélectionnés et les destinations attribuées seront affichés sur la page web des programmes d’échange de la Faculté des sciences le 24 février 2025 (destinations hors-Union européenne) à 17 heures ou le 28 février 2025 (départs pays union européenne et associés)  à 17 heures. Les étudiant.e.s présélectionné.e.s doivent participer à la réunion d’information OBLIGATOIRE qui aura lieu le 4 mars 2025 à 13h. L'information sur le lieu vous sera envoyée par email après confirmation de votre pré-sélection.

3. Démarches pour les étudiants pré-sélectionnés

3.1 Départs Hors-Europe:

Veuillez vérifier les dates et la procédure de soumission de candidatures de l’institution d’accueil (via son site web).

En règle générale, pour un départ vers une destination HORS-Europe pendant le premier quadrimestre, le dossier de candidature doit être prêt à l’envoi entre le mois de mars et avril. Si l’envoi doit être fait par la Faculté de sciences, contactez Mme Stephenne le plus rapidement possible et ce afin qu’elle vous communique les modalités et les échéances.

Si des relevés de notes ou d’autres documents sont nécessaires, adressez-vous à Mme Stephenne.

Le dossier de candidature doit inclure  une proposition de programme de cours acceptée par votre responsable académique à l'UCLouvain. Ce contrat d'études doit être créé via votre bureau virtuel étudiant ("Ma mobilité"). Comment faire? Lisez le guide de gestion de la convention d'études via le bureau virtuel.

3.2 Départs en Europe :

Veuillez vérifier les dates et la procédure de soumission de candidatures de l’institution d’accueil (via son site web).

En règle générale, pour un départ vers une destination Europe pendant le premier quadrimestre, le dossier de candidature doit être prêt à l’envoi entre le mois de avril et mai. Si l’envoi doit être fait par la Faculté de sciences, contactez Mme Stephenne le plus rapidement possible et ce afin qu’elle vous communique les modalités et les échéances.

Si des relevés de notes ou d’autres documents sont nécessaires, adressez-vous à Mme Stephenne

Le dossier de candidature doit inclure  une proposition de programme de cours acceptée par votre responsable académique à l'UCLouvain. Ce contrat d'études doit être créé via votre bureau virtuel étudiant (OSIS-Mobi mon

4. Quand est-on certain de partir ?

Lorsque l'Institution étrangère aura signé pour acceptation le formulaire de candidature et que vous aurez réussi votre programme annuel en session de juin.
 Attention: la Faculté des sciences peut autoriser aux étudiants, réussissant en session de septembre, à partir.

Pour les départs pendant le premier quadrimestre,  tout étudiant présélectionnée en février, n'ayant pas réussi en juin son programme annuel, mais souhaitant maintenir son séjour d'échange devra introduire une lettre de motivation pour le maintien de la bourse. Cette lettre en version électronique sera adressée (par email) au responsable académique de l'école respective et à Mme Stephenne au plus tard pour le XX juillet 2025 (départ pendant le premier semestre 2023/24).

La lettre de motivation doit mettre en évidence votre engagement à maintenir votre départ et les aménagements qui seront mis en place pour que le départ soit libre de toute contrainte "cours" ou "examen" à l'UCLouvain.

Pour le départs pendant le deuxième semestre, la tout étudiant présélectionnée en juin, n'ayant pas réussi en septembre son programme annuel, mais souhaitant maintenir son séjour d'échange  devra introduire une lettre de motivation pour le maintien de la bourse. Cette lettre en version électronique sera adressée (par email) au responsable académique de l'école respective et à Mme Stephenne au plus tard pour le XX septembre 2025.

5. Dates de séjour et les coordonnées sur place.

Tout étudiant UCLouvain partant en mobilité est tenu d'enregistrer les dates de son séjour ainsi que le moyen de transport utilisé via OSIS-Mobi.

Ces informations nous permettront d'assurer un suivi adapté de votre séjour de mobilité, et notamment pour la gestion d'une éventuelle demande d'avenant au contrat d'études ECTS.

Par ailleurs, afin de pouvoir vous contacter rapidement en cas d'urgence, nous vous invitons à enregistrer vos coordonnées sur place.

Pour tout voyage dans le cadre d'un projet de mobilité, l’étudiantˑe est invitéˑe à :

• Suivre strictement les mesures sécuritaires en vigueur dans le pays d’accueil et respecter les mesures de sécurité souhaitées par le référent de l’institution partenaire.
• Prendre une assurance voyage adaptée aux circonstances sanitaires et sécuritaires mondiales ; à noter que l’assurance de l’université ne couvre que les accidents de travail, voir
  • https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adfi/etudiants-en-mobilite.html
  • https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adfi/voyages-a-l-etranger.html
• S'informer sur et respecter les codes culturels locaux (il est particulièrement important de connaitre les tenues vestimentaires tolérées ainsi que les gestes, attitudes, sujets de conversation qui sont interdits ou tabous).
• Respecter les recommandations et les restrictions locales (couvre-feux, mesures en vigueur dans l'établissement local, etc.) et plus généralement les recommandations du gouvernement belge sur les comportements à adopter ou à éviter sur place (conseils par destination sur le site www.diplomatie.belgium.be/fr) pour assurer sa propre sécurité
• S’inscrire sur le site Travellersonline pour bénéficier des services diplomatiques locaux (pour les ressortissantˑes belges). Pour les ressortisant·es non belges, s'inscrire auprès de leur représentation diplomatique. Sur place, il est conseillé de confirmer son arrivée dans le pays