Rules for EPL master theses

Règlement des travaux de fin d’études à l’Ecole Polytechnique de Louvain

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1. Introduction

1.1 Ce règlement s’applique aux travaux de fin d’études proposés dans le cadre de l’un des programmes de master organisés par l’Ecole Polytechnique de Louvain (EPL), dont la liste est reprise en annexe et précise les commissions de programmes responsables.

1.2 Les modalités d’organisation et les procédures relatives à ces travaux de fin d’études sont harmonisées au niveau de l’EPL. Le site web de l’EPL rassemble l’ensemble de ces informations. 

1.3 Le travail de fin d'études (mémoire) est un travail personnel original ; il donne à l'étudiant l'occasion de développer et appliquer des compétences et des capacités d'analyse, de synthèse et de présentation dans le cadre de la résolution d’un problème complexe d’ingénierie. Les objectifs transversaux et les acquis d’apprentissage visés par le travail sont décrits dans les fiches de cours correspondantes.

1.4 Le travail de fin d’études comporte une part de recherche (fondamentale ou appliquée) et d’innovation : l’étudiant doit réaliser une étude bibliographique, situer son travail par rapport à l’état de l’art et explorer des pistes théoriques ou pratiques avec l’objectif final d’améliorer l’état des connaissances sur un sujet donné.

1.5 Les dates des différentes échéances relatives au travail de fin d’études ainsi que ses modalités d’organisation sont arrêtées par le bureau EPL pour les trois sessions de l’année académique au plus tard lors de sa réunion de septembre, puis sont publiées sur le site des travaux de fin d’études.

2. Encadrement

2.1 La responsabilité de l’encadrement du travail de fin d’études incombe à un ou deux promoteurs.

2.2 Un travail peut également être encadré par un nombre plus élevé de promoteurs, après dérogation accordée par le responsable de la commission de programme.

2.3 Les membres du personnel académique de l’EPL en fonction complète, les chercheurs qualifiés affectés à l'EPL et les académiques invités (pour charge incomplète) confirmés affectés à l'EPL sont autorisés à être promoteurs de tout travail de fin d’études relevant d’un des programmes de master organisés par l’EPL.

2.4 Les professeurs invités en général, les membres académiques de l'UCLouvain hors EPL et ceux d’une autre université, les chercheurs avec thèse de l’UCLouvain, les logisticiens de recherche (dans les limites de leur statut) et les personnes extérieures du monde professionnel disposant d’une thèse ou d’une expertise équivalente sont aussi autorisés à être promoteurs à condition que le travail de fin d’études soit également supervisé par un promoteur issu de l’EPL tel que décrit au point 2.3 (une dérogation à cette condition peut être accordée par le responsable de la commission de programme, dans le respect des statuts des personnes concernées).

2.5 Le promoteur assure la direction du travail et en prend la responsabilité. Le suivi du travail peut être délégué partiellement par le promoteur à une autre personne. Il appartient au promoteur de définir l'ampleur du travail demandé afin que celui-ci corresponde au nombre de crédits demandé. En particulier, ce travail doit pouvoir être terminé à temps pour la session de juin (ou pour la session de janvier lorsque les crédits liés au travail de fin d’études peuvent être entièrement affectés au premier quadrimestre).

2.6 L'étudiant est invité à établir clairement avec son promoteur, dès le début de l'année académique, les modalités et la fréquence de leurs contacts. La responsabilité d'assurer des contacts suffisamment fréquents avec les personnes qui assurent l'encadrement du mémoire incombe à l'étudiant qui l'effectue. Les personnes qui assurent cet encadrement veillent à garantir une disponibilité suffisante (par exemple en proposant, lorsqu'ils sont sollicités, un rendez-vous dans les deux semaines).

3. Choix du sujet

3.1 Les sujets des travaux de fin d’études sont proposés par les promoteurs potentiels au cours du second quadrimestre de l’année qui précède l’année académique où le travail de fin d’études est réalisé. Chaque membre du personnel académique de l’EPL en fonction complète propose au moins un sujet.

3.2 Des sujets de travaux de fin d’étude peuvent être proposés par des industriels extérieurs à l’EPL, qui fourniront un descriptif précis des objectifs visés et des moyens requis, une proposition de planning et les noms des personnes qui contribueront à l’encadrement. Dans ce cas, un promoteur issu de l’EPL tel que décrit au point 2.3 doit valider la proposition de sujet afin qu’elle permette à l’étudiant de développer un travail de recherche tel que décrit au point 1.4 ; le promoteur EPL assure la direction et la responsabilité académique du travail de fin d’études. 

3.3 Les promoteurs précisent à quel(s) programme(s) sont destinés leurs sujets. Le responsable de chaque commission de programme vérifie a posteriori l’adéquation entre les sujets affectés aux étudiants de son programme et le contenu et les objectifs de leur formation.

3.4 Seuls les étudiants titulaires du diplôme de bachelier sont éligibles à l’attribution d’un sujet.

3.5 Les sujets collectés auprès des promoteurs sont diffusés simultanément auprès des étudiants à la date du second quadrimestre publiée en début d’année académique. Des sujets supplémentaires peuvent être ajoutés après cette date. Les commissions de programme peuvent organiser des séances de présentation des sujets une fois ceux-ci diffusés.

3.6 A la suite de cette diffusion, il est proposé aux étudiants de rencontrer les promoteurs des sujets qui retiennent leur attention. Chaque étudiant enregistre ensuite son choix de trois sujets (ordonnés par ordre de préférence), au plus tard à la date communiquée en début d’année. Il est obligatoire d’avoir rencontré le promoteur du sujet proposé en premier choix. Chaque promoteur s’engage à proposer un rendez-vous dans un délai raisonnable (par exemple deux semaines) à tout étudiant qui le contacte, et les étudiants tiennent compte de ce délai pour respecter de la date limite de l’enregistrement de leurs choix.

3.7 Dans une première phase, les étudiants éligibles se voient affecter un sujet, selon une procédure concertée entre les commissions de programme. La confirmation et la diffusion des affectations de cette première phase s’effectuent au plus tard à la fin du mois de juin.

3.8 Une dernière phase d’affectation est organisée au moment de la rentrée académique pour les étudiant éligibles n’ayant pas encore reçu un sujet (suite à l’obtention récente du diplôme de bachelier, ou pour d’autres raisons). Les affectations déjà décidées peuvent également être complétées ou révisées à ce moment avec l’accord de toutes les parties.

4. Jury et composition

4.1 Le travail de fin d’études est évalué par un jury composé du ou des promoteurs et d’un ou plusieurs lecteurs.

4.2 Le jury comporte entre trois et cinq membres, dont au moins deux membres du personnel académique, sauf dérogation accordée par le responsable de la commission de programme. Il comporte obligatoirement un lecteur n’ayant pas participé à la supervision du travail (idéalement choisi hors de l’équipe du promoteur).

4.3 Dans le cas d’un travail de fin d’études réalisé en collaboration avec une entreprise, le jury peut comporter au maximum un représentant de l’entreprise, sauf dérogation de la commission de programme  ; dans ce cas, les membres du jury issus de l’entreprise remettront une seule note commune pour l’évaluation du manuscrit.

4.4 L’étudiant se concerte avec son promoteur quant au choix des lecteurs puis, après s’être assuré de leur accord et leur disponibilité lors des dates de défense, transmet une proposition de composition de son jury avant la date qui lui a été communiquée.

4.5 La composition de chaque jury est formellement approuvée par le responsable de la commission de programme dont relève l’étudiant.

5. Rédaction et dépôt du travail de fin d'études

5.1 L’étudiant est responsable du travail fourni et du texte rédigé. Dans le cas de l’utilisation d’intelligence artificielle générative, l’étudiant doit se conformer aux règles en vigueur à l’UCLouvain.

5.2 Le format du manuscrit (couverture standardisée, table des matières et organisation du contenu) est décrit dans les modalités d’organisation. Les aspects liés à la mise en page, tels que le choix de la police, la taille des caractères, l'interligne, ainsi que la longueur du texte (à l'exception de la page de garde), ne sont soumis à aucune norme imposée. L'étudiant est tenu de produire un travail de qualité, dont la longueur est laissée à son appréciation. Ce travail doit être une production personnelle et originale, reposant sur un processus rigoureux de citation pour tout contenu inspiré de sources externes

5.3 Le dépôt du travail de fin d’études est effectué électroniquement sur la plate-forme dial.mem au plus tard à la date limite annoncée en début d’année. Aucune dérogation ne peut être accordée. Le détail de la procédure à respecter (forme du texte, format du fichier, remise de l’attestation de dépôt) est communiqué au préalable aux étudiants.

5.4 Une demande de retrait du travail de fin d’études de la session d’examens peut être acceptée pour autant qu’elle parvienne au plus tard la veille du premier jour de la session d’examens ainsi que au moins une semaine avant la date limite de dépôt.

5.5 Une version imprimée du manuscrit (identique à la version déposée électroniquement) est fournie par l’étudiant aux membres du jury qui en font la demande.

6. Défense publique

6.1 Le travail de fin d’études fait l'objet d'une défense publique. L’ensemble des défenses est organisé lors de journées communes à tous les programmes, aux dates annoncées en début d’année. Les défenses sont organisées en sessions regroupant en principe trois défenses portant idéalement sur des thématiques proches.

6.2 Chaque travail de fin d’études donne lieu à une présentation d’une durée maximale de 20 minutes suivie d’une séance de questions et de discussion avec le jury d’une durée de 15 minutes. Ces durées sont identiques pour un travail de fin d’études réalisé par plus d’un étudiant.

7. Evaluation

7.1 Le travail de fin d’études est évalué par le jury lors d’une délibération organisée à l’issue de la session dans laquelle le travail a été défendu, présidée par un modérateur désigné par le responsable de la commission de programme organisatrice de la session.

7.2 Les jurys d’un même programme sont idéalement présidés par un petit nombre de modérateurs expérimentés. Cependant, en cas de difficulté, le responsable de la commission de programme peut désigner le modérateur d’un jury parmi ses lecteurs non promoteurs.

7.3 L’attribution de la note finale est basée sur trois composantes, chacun obtenue via le remplissage d’une grille d’évaluation spécifique :

- une note évaluant le travail de l’année, attribuée par le ou les promoteurs qui peuvent se concerter avec l’équipe encadrante pour l’attribuer ; la note unique est remise par le promoteur issu de l’EPL avant la défense

- une note évaluant le manuscrit, obtenue par le calcul de la moyenne de chacune des notes attribuées par les lecteurs, en ce compris le(s) promoteur(s) ; ces notes sont remises au plus tard au début de la défense

- une note évaluant la prestation de l’étudiant lors de la défense (présentation et réponses aux questions), que le modérateur recueille durant la délibération en consultant l’ensemble des membres des jurys présents lors de la défense.

7.4 Le modérateur anime la discussion qui conduit à l’attribution de la note finale. Il commence par annoncer une proposition de note basée sur la moyenne obtenue par la combinaison des trois composantes décrites plus haut selon la pondération 40% (année) - 40% (manuscrit) - 20% (défense). Le jury peut dévier de cette note moyenne s’il l'estime justifié, sans modifier les notes transmises par le promoteur et les lecteurs ; une déviation de plus d’un demi-point est en principe exceptionnelle et doit être dûment motivée sur le PV de la délibération.

8. Travail de fin d'études en binôme

8.1 Un travail de fin d’études peut être réalisé conjointement par deux étudiants.

8.2 Un travail de fin d’études peut également être réalisé conjointement par trois étudiants, après dérogation accordée par le responsable de la commission de programme.

8.3 L’ampleur du travail réalisé est adaptée au nombre d’étudiants qui le réalisent. Un unique manuscrit est rédigé et le travail donne lieu à une seule présentation publique (de la même durée que les autres défenses). L’évaluation du travail conduit à l’attribution d’une note unique pour l’ensemble des étudiants. Le promoteur (pour l’évaluation du travail de l’année) et le jury (pour la note finale) peuvent toutefois y déroger en cas de circonstances exceptionnelles.

9. Travail de fin d’étude avec mobilité étudiante

9.1 Un travail de fin d’études réalisé en partie dans le cadre d’une mobilité OUT d’un étudiant de l’EPL est régi par les mêmes règles que celles qui définissent le travail de fin d’études à l’EPL si celui-ci n’est pas inscrit au PAE de l’étudiant dans un programme de mobilité.

9.2 Un travail de fin d’études réalisé en entièrement dans le cadre d’une mobilité OUT d’un étudiant de l’EPL et donc inscrit au PAE de l’étudiant dans un programme de mobilité est régi par les règles définies dans l’accord de mobilité.

9.3 Les mobilités IN ne permettent pas la réalisation d’un travail de fin d’études sauf dérogation de la commission de programme, en cas d’accord entre un promoteur EPL et un co-promoteur de l’université d’origine ; dans ce cas, le travail de fin d’études est régi par les règles définies dans l’accord de mobilité. 

10. Confidentialité

10.1 Le manuscrit envoyé aux membres du jury pour évaluation d’un travail de fin d'études est réputé confidentiel.

10.2 Une fois le travail de fin d’études défendu avec succès, la version électronique du manuscrit devient en principe consultable publiquement sur la plate-forme dial.mem.

10.3 Cependant, après discussion avec son promoteur, l’étudiant peut demander au moment du dépôt de son manuscrit d’en restreindre l’accès. Lors de la délibération le jury examine cette demande et détermine le niveau de diffusion du manuscrit permis sur la plate-forme dial.mem. L'accès au manuscrit peut être restreint à l'UCLouvain ou totalement interdit, le plus souvent durant une période d'embargo de durée limitée (en principe au maximum 5 ans).

10.4 Lorsqu’il est nécessaire de garantir la confidentialité d’une présentation, il est proposé de faire signer un accord de non divulgation (NDA) à toutes les personnes présentes (jury inclus).

11. Langue

11.1 Le manuscrit est rédigé en anglais ou en français, au choix de l’étudiant. La défense a également lieu dans l’une de ces langues, au choix de l’étudiant ; il en va de même pour les supports utilisés lors de la présentation. Ces trois choix de langue sont indépendants.

12. Dérogations

12.1 Les travaux de fin d’études réalisés dans le cadre de l’option INEO (Formation interdisciplinaire en entrepreunariat) sont régis par des règles distinctes propres à ce programme.

(version approuvée par le bureau de faculté BEPL-507 du 18 septembre 2017 
puis modifiée par les bureaux de faculté BEPL-517 du 18 juin 2018, BEPL-529 du 9 décembre 2019 et BEPL-576 du 10 février 2025)