Bravo, vous avez été sélectionnés à un échange international !
C'est VOTRE ECHANGE: il est donc indispensable que vous soyez acteurs de votre échange et pro-actifs!!!!!!
To do list avant ton départ
Pré-sélection
Une fois la pré-sélection affichée, merci de suivre les étapes suivantes:
Etape 1 : Le secrétariat PSAD informe l'université partenaire de votre nomination.
Etape 2 : L'université partenaire prend contact avec vous: soyez très attentifs à vos e-mails afin de respecter les délais d'inscription annoncés par votre contact ainsi que toutes les exigences requises pour votre départ.
Les délais varient du 1° mars au 1° mai pour un départ au Q1 N+1 et du 1°juin au 1°septembre pour un départ au Q2 N+1
Etape 3 : Proposez un contrat d'études à suivre en échange.
CONSIGNES:
- Soyez cohérents avec le programme de l’UCLouvain mais les équivalences de cours ne sont pas à trouver à tout prix. L’échange est l’occasion d’un enrichissement.
- Pour encoder vos choix, connectez vous à l'application Mob-I https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adri/mob-i.html
Voir le Mode d'emploi, à la page 6 "Créer une convention d'études"
Il y a 6 statuts et actions attendues: Brouillon / Soumise / Rouverte / Acceptée / Envoyée / Convention
NOTE pour l'étape Brouillon - Ajout des cours (page 9):
Lors de l’ajout des cours, une liste donne accès aux cours pré-encodés dans l’application pour
l’université partenaire. Si le cours est marqué d’un v vert, cela signifie qu’il a déjà été validé dans des
conventions d’études au sein de votre faculté ou école. La recherche de cours se fait par titre ou par
code cours (code chez le partenaire). Si aucun cours n’apparaît, l’étudiant peut créer un cours via le
lien « Le cours ne se trouve pas dans la liste ? ». Faites attention à ne pas créer de doublon et à ne
pas encoder d’informations erronées.
La liste de ces cours = votre Learning Agreement
- L'octroi de la bourse est conditionnel à l'encodage des cours et dates du séjour dans Mob-I.
ECHEANCES: Le contrat d’études doit être validé/signé par tous un mois avant le départ
Etape 4 : Choisissez 30 crédits de cours dans votre université d’accueil.
ATTENTION, renseignez-vous sur la valeur des crédits octroyés dans votre université d'accueil. Par exemple 3 crédits canadiens = 6 crédits européens
Etape 5 : Consultez la procédure "bourse d’études" de l'UCLouvain: https://intranet.uclouvain.be/fr/myucl/administrations/adri/bourses-de-mobilite.html
L'octroi de la bourse interviendra 1 mois avant la date prévue de départ si les 3 conditions suivantes sont remplies:
1) sélection définitive
2) le Learning Agreement signé par les 3 parties
3) date départ-retour encodées dans Mob-I
Etape 6 : Inquiétez-vous dès maintenant de trouver un logement en prenant contact avec votre université d'accueil
Sélection définitive
La sélection définitive est prononcée lors de la réussite complète à la session de juin.
Il y a donc obligation d’être inscrit à l’épreuve en juin, 1°partie de mémoire inclus !
Obligation de réussir 55 crédits minimum et en général, pas de 2ème session autorisée.
A l’issue des délibérations de juin, vous serez avertis rapidement si vous passez au statut "Sélectionné" ou si vous êtes malheureusement recalé.
Un recours peut éventuellement être introduit dans un délais de 2 jours ouvrables, par un email envoyé au Président de Jury, à Muriel Evrard.
POINTS D'ATTENTION:
- Covid: en cette période d'insécurité sanitaire, la prudence reste de mise tant du côté de l'UCLouvain que des partenaires!
ATTENTION:
- avant votre départ, merci de vérifier les conditions sanitaires de votre université d'accueil (accessibilité du pays / quarantaine / test / vaccin) et les spécificités d'enseignement (présentiel / co-modal / 100 % distanciel, dans ce cas, aucune bourse n'est octroyée)
- l'UCL attire votre attention sur le fait que l’autorisation de l’UCLouvain n’est pas une condition suffisante pour effectuer un séjour ; il faut en effet que, du côté belge, les voyages d’étudiants soient autorisés, et d’autre part que le pays et l’institution d’accueil les autorisent également (voir les obligations de test, vaccination et quarantaine qui seront en vigueur au moment du départ).
- Votre départ sera soumis à ces contraintes: il ya donc un risque d'annulation de votre séjour si toutes les conditions ne sont pas réalisées.
- L'Institut des Langues Vivantes (ILV) propose aux étudiants pré-sélectionnés à un échange des cours de langue en vue de leur départ (hors PAE).
ECHEANCES INSCRIPTIONS:
- AVANT le 26/02 pour un départ au Q1 N+1
- AVANT le 23/10 pour un départ au Q2 N+1
- L’Institut des langues vivantes (ILV) organise également différents examens internationaux de langues si requis par votre université d'accueil: IELTS / DELE / CEMS / TestDaF.... Infos : https://uclouvain.be/fr/etudier/ilv/examens-externes.html
SPECIAL COVID:
Si l'examen en présentiel n'est pas organisé à l'ILV en raison du contexte sanitaire,
- il est possible de le présenter en présentiel via le British Council : https://www.britishcouncil.be/exam/ielts.
- il est possible aussi de le faire en ligne : https://www.ieltsindicator.com/ MAIS ATTENTION, il semblerait que la plateforme en-ligne présente des soucis techniques.
Durant le séjour...
- Encodez votre date d’arrivée effective et votre date de retour présumée (Mob-I)
- Clotûrez votre programme au plus tard 4 semaines après votre arrivée (Mobi).
Tout changement dans le programme doit faire l’objet d’un avenant signé au contrat d’études
- Gardez à l’esprit les échéances PSAD/UCLouvain (par exemple: liées au mémoire). Consultez régulièrement les valves électroniques et votre adresse email student.uclouvain.be.
- N’oubliez pas de vous inscrire à vos examens: tant au sein de votre université d'accueil qu'à l'UCLouvain si vous présentez votre mémoire par exemple.
- Complétez les documents utiles pour la bourse
- Renseignez-vous sur la procédure à suivre pour obtenir un relevé de notes et vous assurer que celui-ci sera transmis dans les délais au coordinateur administratif (procédure spécifique à chaque université d’accueil)
Attention: Si le relevé de notes n'est pas remis au secrétariat PSAD avant la date de la délibération de juin, vous devrez être délibéré.e en septembre
Ex.: Université de Montréal: https://registraire.umontreal.ca/documents-officiels/commander-un-document/#c22993
- La conversion des notes:
- côté UCLouvain
Le Conseil académique a décidé d’adopter une échelle de notation unique. Cette échelle est construite en prenant l’ensemble des notes de tous les programmes UCLouvain.
Cette échelle de notation est revue annuellement. Elle est reprise sur les relevés de notes des étudiants.- côté partenaire
Selon les destinations, le système de notation peut être très varié (lettres, /6, réussi/raté, …).
La conversion ne peut se faire par une simple règle de trois. Une grille de conversion est également établie pour chaque destination. Ces grilles sont consultables auprès du secrétariat PSAD avant votre départ. -
En cas d’échec, les examens peuvent être représentés à vos frais (ou pas) sur base des règles de l’université d’accueil.
Vous êtes nos ambassadeurs / ambassadrices
Envoyez-nous de vos nouvelles, des vidéos pour partager votre expérience, des “cartes postales ”, photos, selfies … à l'adresse international-psad@uclouvain.be