Toute demande d'inscription ou de réinscription introduite en ligne auprès du Service des inscriptions (SIC), doit répondre aux conditions de finançabilité.
Si à l'examen du dossier et au vu du parcours de l'étudiant·e, le SIC relève que l'intéressé·e n’est plus finançable, le SIC envoie un mail à l'étudiant·e pour lui signaler et l'informe de la possibilité d’introduire une demande motivée et circonstanciée de dérogation auprès de la Faculté LOCI qui se prononcera sur l'autorisation ou le refus de (ré)inscription.
Quand introduire une demande de dérogation pour non-finançabilité ?
La demande de dérogation doit être introduite le plus rapidement possible après notification du SIC, en suivant la procédure détaillée ci-dessous. Il vous sera demandé de motiver dûment votre demande, de préparer un dossier et de compléter le formulaire en ligne.
Procédure pour introduire une demande de dérogation pour non-finançabilité
Avant de compléter et de soumettre le formulaire en ligne, merci de lire et de suivre attentivement les consignes afin que votre demande soit valide !
1) Vérifiez les conditions de demande de dérogation
Votre demande de dérogation auprès de la Faculté doit être introduite le plus rapidement possible après réception de l’email du SIC notifiant la non-finançabilité, via le formulaire en ligne Microsoft Forms. Ce formulaire est accessible après connexion avec les identifiants UCLouvain.
Les demandes de dérogation ne seront recevables et acceptées que si :
- L'étudiant·e a effectué les démarches nécessaires auprès du Service des inscriptions
- Les informations et le dossier fournis par l’étudiant·e sont conformes à la procédure et complets
- Le jury qui analyse les dossiers estime raisonnables les chances de réussite de l’étudiant·e
2) Préparez votre dossier
Celui-ci doit consister en un document PDF(*) (si possible 1 seul document <10MB) comprenant les motifs et les pièces justificatives pour attester votre demande de dérogation :
- Une copie du mail du Service des inscriptions notifiant votre non-finançabilité
- Une description des circonstances exceptionnelles qui conduisent à demander une dérogation
- Les attestations détaillées établissant les circonstances ou tout autre document probant
- Une copie des relevés de notes de l’ensemble de votre parcours académique
* Pour fusionner vos documents et vos images en un seul document PDF, vous pouvez utiliser un outil en ligne gratuit tel que PDF Joiner. D’autres ressources sont également disponibles pour vous aider : « créer un document PDF » et « fusionner des fichiers PDF »
3) Décisions et communication
Une réunion a lieu en début d’année académique afin de se prononcer sur l’autorisation ou le refus de (ré)inscription.
- En cas d'accord, la Faculté transmet directement l’information au Services des inscriptions qui invitera l’étudiant·e à s’inscrire.
- En cas de refus, la Faculté transmet l’information dans les meilleurs délais au Service des inscriptions, qui communique la décision motivée à l'intéressé·e par email, dans le délai imposé.
4) Recours
Les demandes refusées peuvent faire l’objet d’un recours auprès du Vice-recteur ou de la Vice-rectrice aux Affaires étudiantes.