Avant votre départ
- Procéder au test de connaissance linguistique OLS dans la langue d’enseignement du pays de destination vous permettant d’améliorer vos connaissances linguistiques avant et pendant votre séjour.
- Rentrer le plus rapidement possible au secrétariat de l’EST le résultat du test international
- Vous inscrire dans l’université d’accueil dès que celle-ci vous aura contacté(e) (inscription en ligne ou via un formulaire) (sous votre entière responsabilité) et fournir tous les documents demandés.
- Établir votre contrat d’étude via l’application Mob-i, le soumettre à Fabienne Horstermans, effectuer les modifications s’il y a lieu (ne pas oublier la signature électronique).
- Entrer les dates présumées d’arrivée et de départ de votre séjour en mobilité. Attention de respecter les dates limites d’encodage et de validation pour garantir la confirmation de votre mobilité et le paiement de votre bourse.
- Dès approbation de votre programme d’échange, l’EST se chargera de transmettre le contrat d’études à l’université d’accueil pour obtenir sa signature et ainsi le valider avant votre départ. A défaut de signature des 3 parties, le paiement de la bourse sera suspendu. La première tranche de la bourse (70%) sera effectuée après approbation des trois parties et validation dans Mob-I.
Pendant votre séjour
- Confirmer votre date d’arrivée effective (et adresse de séjour) dans l’application Mob-I et vérifier la conformité de votre programme de cours.
- Faire valider l’attestation de début de séjour par l’université d’accueil.
- En cas de modification de programme, établir un avenant dans l’application Mob-I et le soumettre dès que possible pour approbation.
- Obtenir la signature définitive du partenaire dès que l’avenant aura été approuvé par l’EST et le transmettre dès que possible.
- Poursuivre votre formation linguistique OLS
- Avant votre retour, faire valider l’attestation de fin de séjour par l’université d’accueil et compléter votre date réelle de retour dans Mob-i.
- Demander confirmation de la date d’envoi du relevé de notes officiel. Le relevé de notes est à envoyer au Secrétariat de l'École des Sciences du Travail par email à l’adresse suivante : info-ist@uclouvain.be
Après votre retour
- Remettre à l’EST tout document ou relevé de notes original reçu du partenaire.
- Compléter le rapport d’échange en ligne (condition suspensive pour l’obtention du solde de bourse) (Attention : à défaut de rapport, l’entièreté de la bourse pourrait vous être réclamée).
Coût de la vie
Il n'y a pas de minerval à payer dans l’université d’accueil. Attention, certaines universités proposent des cours de langue payants
Assurances
- En Europe : Prendre contact avec votre mutuelle. Il faut au minimum la carte européenne d’assurance maladie.
- Hors Europe : Obligation de prendre une assurance complémentaire personnelle.
Cas particulier du Québec : un accord existe entre la Belgique et le Québec pour vous éviter de payer l’assurance obligatoire réclamé par les universités du Québec aux étudiants d’échange. Renseignez-vous auprès de votre mutuelle (formulaire BE-QUE128)
Information sur les assurances pour les étudiants effectuant une mobilité à l'étranger dans le cadre de leurs activités académiques.
Les différentes couvertures détaillées ci-dessous ne seront effectives que pour autant que la mobilité ait été encodée et validée par la faculté dans l'application centrale UCLouvain (EPC/Mob-i). L'étudiant.e est tenu.e d'introduire et de tenir à jour les dates prévues et effectives de la période de mobilité, cf. Guide d'utilisation Mob-i
Cette obligation concerne toutes les mobilités, qu'elles soient financées ou non par une bourse de mobilité.
A. Assurances accidents corporels et responsabilité civile
L'Université Catholique de Louvain assure comme preneur d'assurance, les étudiants régulièrement inscrits au rôle de l'Université et en ordre d'inscription - les assurés -, réalisant un programme de cours/satge à l'étranger.
1. Accident étudiant pendant les cours
Dans les limites du contrat, les assurés sont couverts, contre les conséquences d'un accident survenu à l'étranger dans le cadre normal du programme de cours effectué à l'étranger sur les lieux définis par l'établissement d'acceuil. L'accident sera reconnu et accepté comme tel dans le contrat uniquement selon les définitions et jurisprudences applicables en Belgique au sens de la loi belge sur les accidents du travail d'avril 1971.
L'étudiant peut à tout moment demander au service des assurances de l'UCLouvain, une attestation confirmant la couverture accident (type loi) pour les dommages corporels survenus sur le lieu des cours.
Période 01.01.2021 au 31.12.2021 : compagnie d'assurance: AXA - n°contrat: 730.483.020
2. Accident sur le trajet
L'étudiant est également couvert sur le chemin normal des cours (de son lieu de résidence vers son de lieu de cours).
B. Responsabilité civile
Les assurés sont couverts, dans les limites du contrat, contre les conséquences de la responsabilité civile au sens du code civil belge (article 1382 et suivants) dans le cadre de ses activités de cours (dommages au tiers). L'établissement d'accueil ne peut s'exonérer toutefois de sa propre responsabilité civile en la matière.
L'étudiant peut à tout moment demander au service des assurances de l'UCLouvain une attestation confirmant la couverture de sa responsabilité civile sur les lieux de cours dans le cadre de la police d'assurance ETHIAS.
Période 01.01.2021 au 31.12.2021 : compagnie d'assurance : ETHIAS - n° contrat: 45.410.011
ATTENTION:
Pour tout voyage dans un pays à risques (voir http://diplomatie.belgium.be/fr/services/voyages a l'étranger/), l'étudiant est invité à prendre contact avec le service des assurances (010/47.92.03) afin de vérifier si des dispositions particulières d'autorisation sont d'application. Il est de la responsabilité de l'étudiant de prendre des renseignements suffisamment à temps, sous peine d'un refus de couverture de la part de l'assureur.
C. Autres assurances:
L'étudiant devra être obligatoirement affilié à une mutuelle en Belgique ou organisme similaire. La couverture qu'offre une carte d'assurance européenne ou de mutuelle, ou une assurance privée santé de base, peut ne pas être suffisante, notamment en cas de rapatriement ou d'intervention médicale spécifique. Dans ce cas, une assurance privée complémentaire peut être utile.
L'étudiant est hautement invité à souscrire à ses frais comme assuré et preneur d'assurance, les autres assurances nécessaires:
1. Assurance soins de santé complémentaire et hospitalisation ( en particulier pour couvrir les frais en cas de maladie ou d'accident de la vie privée) (y compris incapacité temporaire ou permanente).
2. Assurance assistance complète à l'étranger ( en particulier pour couvrir les rapatriements en cas de maladie à l'étranger ou de décès en cas de maladie ainsi que les frais annexes: dégâts ou pertes de bagages, pertes de documents, effets personnels,...)
3. Assurance en responsabilité vie privée, afin d'assurer sa responsabilité en dehors des activités académiques.
Les frais découlant d'un défaut d'assurance sur les points 1., 2.et 3. resteront à charge de l'étudiant.
Par ailleurs, l'étudiant voyageant avec son propre véhicule doit avoir souscrit les assurances nécessaires obligatoires pour ce véhicule sous peine de déchéance du bénéfice de l'assurance en cas d'accident.
En cas de doute, toute question peut être adressée au service des assurances à l'UCL, à l'adresse aurelie.panniez@uclouvain.be, ou par tél: 010/47.92.03.
Logement
Vous devez trouver vous-même votre logement. De nombreuses universités proposent leurs propres logements universitaires, mais ce n’est pas le cas dans certains pays comme l’Espagne.