Réserver un box

Les « boxes » (salles de groupe) sont mis à disposition des étudiants et du personnel de l'UCLouvain à certaines conditions (voir ci-après). 

Le règlement des bibliothèques et la charte des utilisateurs sont d’application dans les salles de travaux de groupe, entre autres :

• l’interdiction d’y boire, manger et fumer 
• l’obligation d’y respecter le calme

Pour pouvoir réserver un box, il faut remplir certaines conditions : 

• être étudiant·e ou membre du personnel UCLouvain 
• réservations par tranche de 30 min. 
• réservation de max. 3h par personne et par jour (quota de max. 5h par semaine)
• maximum 4 personnes par local
• minimum 2 personnes par local (pas de personne seule)
• pas de réservation plus de 14 jours à l'avance

Les réservations s’effectuent via l’application Affluences ou bien sur le site https://affluences.com.
Une confirmation de la réservation est envoyée par mail. 
>> Attention ! Seules les adresses de l’institution [student.]uclouvain.be sont acceptées. <<

Les plages horaire possibles de réservation sont les suivantes : 
 

ATTENTION : en raison des mesures sanitaires, aucune occupation des locaux n'est autorisée entre ces plages horaires, afin de permettre l'aération correcte des locaux.

À l'intérieur de ces plages horaires, chaque personne peut réaliser 1 ou plusieurs réservations par semaine (sans dépasser le quota hebdomadaire de 5 heures).
Attention : une nouvelle réservation n'est possible qu'une fois que la date de la première réservation est passée ou si la 1^re réservation est annulée.
La modification ou l’annulation d’une réservation s’effectue uniquement via l’appli ou en ligne, après identification.

Voici une petite capsule vidéo d'1 minute pour apprendre comment réserver un Box via l'appli « Affluences ».

Il n'y a aucune démarche à faire pour prendre possession de l'espace réservé. Toute personne ayant réservé un box via Affluences peut s'y rendre directement et peut l'occuper durant la plage horaire réservée. 

Le demandeur ou la demandeuse doit être effectivement présent·e pendant le temps de sa réservation. Il ou elle sera tenu·e responsable du respect du Règlement des bibliothèques et des conditions d’utilisation des salles de groupes.
Tout manquement au règlement des bibliothèques ou aux conditions générales d’utilisation des salles de groupe, pourra être sanctionné et provoquer l’exclusion du système de réservation des salles de groupe, en plus des sanctions prévues dans le Règlement des bibliothèques.

Vous pouvez lier votre adresse mail [student].uclouvain.be à votre appli Affluences.

Avantages :

• Vous ne recevez plus de mail pour reconfirmer vos demandes de réservation (votre demande est directement confirmée depuis l'appli).
• Vous pouvez vérifier vos réservations passées et à venir.

Comment faire :

• Depuis l'appli, allez dans le menu "Réservation" (bouton en bas de l'écran, au milieu).
• appuyez ensuite sur "Ajouter votre mail".
• Introduisez votre adresse mail (uniquement @student.uclouvain.be ou @uclouvain.be) et appuyez sur « Ajouter ».
• Allez dans votre boîte mail et ouvrez le mail reçu d'Affluences (contrôler votre boîte de spam si vous ne le voyez pas arriver au bout de quelques minutes).
• Cliquez sur le bouton "Vérifier mon email" présent dans le mail : une page web s'ouvre pour confirmer le lien entre votre appli et votre adresse mail.
• Revenez dans l'appli et appuyez sur « J'ai validé mon adresse mail ».