Research Project Coordinator

Application deadline: December 31, 2021	Starting date:  As soon as possible
Type of contract : Part-time contract (50%) for a period of three years (renewable)	Localization: Louvain-la-Neuve (occasional visits to the Mons site are possible)
Vacancy Reference : SF  30324	Link to the offer

 

Contexte / Mission

Le/la coordinateur·trice de projets de recherche sera chargé·e de promouvoir la recherche financée par des fonds externes (par exemple la Commission Européenne) pour les trois instituts de recherche de l’UCLouvain suivants : Institut Langage et Communication (ILC) , Louvain Institute of Data Analysis and Modeling in economics and statistics (LIDAM)  et Louvain Research Institute in Management and Organizations (LRIM). Il/elle travaillera aussi en lien avec les coordinations administratives, les responsables des cellules comptables des instituts concernés et les services généraux de l’université (particulièrement l’administration de la recherche (ADRE), l’administration des finances (ADFI), l’administration des ressources humaines (ARH) et l’administration des relations internationales (ADRI)). Le/la coordinateur·trice de projets de recherche travaillera en outre en réseau avec les autres coordinateurs·trices de projets de recherche du secteur pour mutualiser les bonnes pratiques et les ressources, promouvoir une approche sectorielle et encourager la transdisciplinarité.

Context / Mission

The Research Project Coordinator will be responsible for promoting externally funded research (e.g. European Commission) for the following three UCLouvain research institutes: Institute for Language and Communication (ILC), Louvain Institute of Data Analysis and Modeling in economics and statistics (LIDAM) and Louvain Research Institute in Management and Organizations (LRIM). S.he will also work with the administrative coordinators, the heads of the accounting units of the institutes and the general services of the university (particularly its research administration (ADRE), finance administration (ADFI), human resources administration (ARH) and international relations administration (ADRI)). The research project coordinator will also network with other research project coordinators in the sector to share good practice and resources, promote a sector-wide approach and encourage transdisciplinarity.

 

Objectifs métier

Cette fonction est liée au métier de Chargé·e de gestion recherche, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

• Effectuer une veille et partager avec les différents acteurs des informations utiles à la recherche (ex : opportunités de financements, évolutions légales, règles contractuelles,…)
• Aider au montage de projets de recherche
• Élaborer, analyser, gérer des contrats dans le respect des règlementations (contrats de recherche, contrats de service, contrats de travail, prestations pour tiers, …)
• Développer un support aux acteurs impliqués dans la recherche (ex.: formation pour les chercheurs, les CLCs, conseils, site web, guides, …)
• Analyser et consolider des données relatives à la recherche ou à la gestion de celle-ci.

 

Activités

Le/la coordinateur·trice de projets de recherche sera amené·e à réaliser les activités suivantes :

• Assurer, en collaboration avec l’ADRE, une veille sur les opportunités de financement pertinentes pour la recherche en sciences humaines des instituts concernés (identification des sources de financements, évolutions légales, règles contractuelles, taux de succès global par type de projet, taux de succès de l’UCLouvain, etc.), ainsi que la diffusion optimale de cette information.
• Cartographier les activités et intérêts de recherche des instituts concernés, en vue d’améliorer l’identification des opportunités de financement pertinentes et d’individualiser la communication avec les membres de ces instituts.
• Identifier les porteurs potentiels de projets de recherche européens dans les instituts concernés pour les inciter à soumettre des propositions, les accompagner dans leurs démarches et aider au montage et à la rédaction des candidatures aux financements européens et nationaux.
• Rencontrer et sensibiliser les membres de ces instituts aux programmes européens de manière générale.
• Assister aux formations, aux évènements de sensibilisation, aux activités de réseautage organisées par l’ADRE et les bailleurs de fonds.
• Développer une stratégie de networking international au bénéfice des instituts concernés, en liaison avec l’ADRE.
• Contribuer à la gestion budgétaire et administrative des projets financés (par ex. : organisation des réunions de gestion de projet en s'assurant du suivi, aide au contrôle des finances, aide à la gestion des contrats, etc.).
• Organiser et gérer les événements et activités (définition des priorités, réunions d’équipe, timesheets), selon les instructions des porteurs de projets et/ou les contraintes des bailleurs de fonds.
• Aider au suivi financier des conventions de recherche.
• Développer et chercher à diffuser les meilleures pratiques viables en matière de gestion de projet. Contribuer à l'élaboration d'une "boîte à outils" de gestion de projet. Soutenir sa mise en œuvre dans la communauté au sens large.

Sur l’ensemble des tâches susmentionnées, le/la coordinateur·trice de projets de recherche sera amené·e à collaborer étroitement avec les coordinateurs·trices de projets de recherche déjà en place au sein du secteur des sciences humaines en particulier et de l’UCLouvain en général, ainsi qu’avec les membres de l’administration centrale.

Le·la titulaire de la fonction sera intégré·e à l’équipe administrative de gestion des instituts.

 

 

Activities

The research project coordinator will carry out the following activities :

• Ensuring, in collaboration with the ADRE, fluent information monitoring on funding opportunities relevant to research in the humanities and social sciences of the institutes concerned (identification of funding sources, legal developments, contractual rules, overall success rate by type of project, UCLouvain's success rate, etc.), as well as the optimal dissemination of relevant information .
• Mapping the research activities and interests of the institutes concerned, with a view to improving the identification of relevant funding opportunities and personalizing communication with the members of these institutes.
• Identifying potential European research project leaders in the relevant institutes to encourage them to submit proposals, support them in their efforts and assist in the preparation and drafting of applications for European and national funding.
• Raising awareness of European programmes in general among the members of these institutes.
• Attending training, awareness-raising events and networking activities organized by the ADRE and prospective funders.
• Developing an international networking strategy for the benefit of the institutes concerned, in liaison with the ADRE.
• Contributing to the budgetary and administrative management of funded projects (e.g. organizing project management meetings and ensuring follow-up, assisting with financial control, assisting with contract management, etc.).
• Organizing and managing events and activities (prioritization, team meetings, timesheets), according to the instructions of project leaders and/or funding constraints.
• Developing and seeking to disseminate sustainable best practices in project management. Contributing to the development of a project management toolkit. Supporting its implementation in the wider community.

In all of the above tasks, the research project coordinator will work closely with existing research project coordinators within the humanities sector in particular and UCLouvain in general, as well as with members of the central administration.

The candidate will be integrated into the administrative management team of the institutes.

 

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de doctorat dans le domaine des sciences humaines
• Bonne connaissance des bailleurs de fonds potentiels
• Expérience dans la rédaction, la soumission et gestion de projets (notamment universitaires), en particulier sur des projets de recherche très complexes, notamment ceux financés par la Commission Européenne
• Excellente connaissance de l’anglais (oral/écrit - niv.C1), la connaissance du néerlandais est un atout
• Expérience dans la production de rapports
• Compétences en gestion administrative et financière
• Excellentes capacités de communication interpersonnelle orale et écrite
• Leadership pour inspirer et soutenir les équipes de recherche de la communauté universitaire
• Sens de l’initiative et de l’organisation
• Capacité à travailler dans des délais stricts
• Aptitude à travailler en équipe et volonté de faire aboutir les projets
• Polyvalence et ouverture à l'interdisciplinarité
• Maîtrise des outils bureautiques (par exemple : suite Microsoft Office, LaTeX) – avec possibilités de formation - si nécessaire – à des outils plus spécifiques
• Une connaissance de la gestion de projets de recherche universitaire et une bonne connaissance de l’UCLouvain sont des atouts
• Expérience dans l'organisation et la gestion d'ateliers et d'événements

 

Required qualifications and skills

• PhD degree in the field of human sciences
• Good knowledge of potential funding bodies
• Experience in writing, submitting and managing projects (especially academic ones), particularly highly complex research projects, including those funded by the European Commission
• Excellent knowledge of English (oral/written - C1 level), knowledge of Dutch is an asset
• Experience in report writing
• Administrative and financial management skills
• Excellent oral and written interpersonal communication skills
• Leadership to inspire and support research teams in the academic community
• Sense of initiative and organization
• Ability to work under strict deadlines
• Ability to work in a team and willingness to see projects through to completion
• Versatility and openness to interdisciplinarity
• Proficiency in office software tools (e.g. Microsoft Office suite, LaTeX) - with the possibility of training - if necessary - for more specific tools
• Knowledge of university research project management and a good knowledge of UCLouvain is an asset
• Experience in the organisation and management of workshops and events

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

 

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via ce lien.

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