L’UCLouvain recherche un·e Assistant·e administratif·ve (H/F/X)
Référence du poste : SF 34938
Publication interne et externe jusqu'au 26/04/2023
Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
La mission s’effectue au sein d’un institut de recherche en support à l’administration.
L’assistant·e administratif·ve :
- assurera un support administratif et logistique aux activités et processus liés à l’organisation et à la gestion administrative de l’institut ;
- apportera un support administratif aux activités de recherche de l’institut.
Fonction
Sous la responsabilité de la Présidente d’institut, et par délégation de la coordinatrice administrative d’institut, la fonction consiste à assurer :
- Un support à la gestion électronique de documents et la gestion de bases de données :
- Soutien à la gestion de contenu et de flux documentaires (Sharepoint, CMS, power automate)
- Gestion de bases de données de recherche : projets de recherche en cours, mise à jour de DIAL (Dépôt institutionnel)
- Gestion de base de données administratives et de contacts (liste des membres, listes d’occupation)
- Récolte des données pour le rapport d’activités de l’institut
- Un support administratif et comptable en étroite collaboration avec la Cellule Logistique et Comptable (CLC) de l’institut et la secrétaire de l’institut :
- Vérification des formulaires de demandes de payementSuivi des dossiers d’engagement des jobistes
- Suivi des frais de proximité individuel
- Gestion de la procure et des fournitures
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
- Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) ou expérience équivalente (assistant·e/secrétaire de direction, ...)
- Bonne Maîtrise de la suite Office 365 et plus particulièrement d’Excel, Sharepoint, Powerautomate...) et disposition à se former aux différentes applications informatiques administratives de l’UCLouvain
- Excellente connaissance du français
- Bonne connaissance de l'anglais est demandée (B1 min.)
- Rigueur dans le traitement, la vérification et l’encodage de données
- Intérêt pour la gestion de la recherche
- Capacité à s’intégrer et à collaborer dans une équipe dynamique
- Facilité de contact
- Sens de l’organisation, dynamisme, flexibilité, disponibilité
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Nous vous offrons
- Un contrat au cadre à temps partiel à durée indéterminée
- Un travail varié dans un environnement stimulant et un cadre de travail agréable en contact avec les chercheur·es
- L’accès à une formation continue et des possibilités de progression
- Une flexibilité dans l’organisation et dans la gestion de votre horaire
- De l’autonomie et une diversité dans les tâches
- La possibilité de faire du télétravail selon les termes de la convention UCLouvain
- Une allocation de fin d’année et un pécule de vacances sur base des prestations de l'année précédente
- Un remboursement complet des trajets domicile/lieu de travail effectués en transport en commun et remboursement forfaitaire des déplacements effectués à vélo (0.25€/km)
- La possibilité de profiter de l’infrastructure sportive de l’université à tarif très avantageux
Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via ce lien.