Intervention financière du Secteur dans les frais liés à la défense de thèse
La finalisation d'une thèse de doctorat occasionne de dépenses parfois importantes, notamment pour l'impression de la thèse à la Ciaco et pour l'invitation de membres du jury extérieurs à l'UCL.
Le Secteur des Sciences et Technologies intervient dans les frais d'impression pour un montant forfaitaire de 250 euros et rembourse une somme allant jusqu’à 500 euros pour les frais de déplacement des membres du jury extérieurs à l’UCL.
Les modalités pratiques de cette intervention sont les suivantes :
A. Intervention dans l'impression de la thèse
Le secrétariat des doctorats envoie un bon de 250 € à faire valoir au Printshop Ciaco lors de la négociation de la facture, il faut impérativement le signifier AVANT la demande d’impression.
La facture sera donc diminuée de 250 euros. Le·la doctorant·e ne pourra se faire rembourser par après s'il·elle a oublié de signer le bon et/ou de le remettre à la Ciaco.
B. Intervention dans les frais de déplacement des membres du jury extérieurs à l'UCLouvain
Les frais de thèse sont initialement pris en charge par le promoteur sur un compte de BO ou sur son compte de ressources diverses. Ils sont imputés par la CLC concernée (en principe, la CLC du promoteur invitant les membres extérieurs du jury) ou, le cas échéant, par ADFI/FOURN (Service des fournisseurs).
Après la soutenance publique de la thèse, le titulaire du compte ou la CLC transmet au Secrétariat des doctorats une demande d'intervention sectorielle relative aux frais de thèse vers le compte de BO (xxxxxx23) ou le compte de ressources diverses (xxxxxx61) visé ci-dessus, au moyen du formulaire ad hoc. Le Secrétariat des Doctorats valide cette demande et retransmet le formulaire à ADFI/FOURN, pour traitement.
- En cas de demande de remboursement sur un compte de BO, le remboursement de 500 EUR est forfaitaire; dans ce cas, aucune pièce justificative n'est requise.
- En cas de demande de remboursement sur un compte de ressources diverses, tous les n° de pièces SAP (correspondant aux frais de transport/séjour des membres extérieurs du jury) doivent être listés, en guise de justification de transfert d'un compte de BO vers un compte de RD. La demande de remboursement ne peut excéder le forfait alloué par les Autorités (500 euros), ni le total des dépenses correspondant aux pièces justificatives.
Pour rappel, il n’y a plus d’indemnité de thèse.