Si vous souhaitez accueilir un stagiaire au sein de votre laboratoire sous la gestion de la faculté, merci de respecter scrupuleusement la procédure ci-dessous:
Procédure générale
Procédure dans le cadre d'un accueil Erasmus
Procédure dans le cadre de l'accueil d'un stagiaire non Erasmus
Procédure générale
- L'accueil d'un stagiaire à l'UCLouvain se fait sur base des conventions UCLouvain ou Erasmus (voir ci-dessous). S'il apparaît nécessaire de modifier le texte du modèle UCLouvain, celui-ci doit être relu par le Administration des Ressources Humaines (laeticia.genin@uclouvain.be). Les conventions proposées par l'institution d'envoi ne sont pas acceptées.
- Tout stagiaire accueilli suit la procédure ci-dessous, quelle que soit la durée de son stage.
- Un stagiaire accueilli à l'UCLouvain ne peut pas être rémunéré. Il peut cependant être défrayé de frais liés à son stage (par exemple, les frais de voyage) sur base de justificatifs.
- Les entités qui reçoivent régulièrement des étudiants en provenance de la même institution peuvent avoir intérêt à signer une convention cadre avec celle-ci. S'adresser pour cela au Administration des Ressources Humaines (laeticia.genin@uclouvain.be).
Procédure dans le cadre d'un accueil Erasmus
1. Le maître de stage qui souhaite accueillir un stagiaire dans le cadre d'un échange avec un accord Erasmus complète:
- la convention de stage Erasmus (version anglaise)
- l'avenant UCLouvain relatif à la surveillance de santé et aux assurances (Version anglaise de l'avenant)
- le formulaire d'inscription particulière (version anglaise)
- une copie recto/verso du passeport ou de la carte d'identité
- le formulaire d'analyse de risque (à l'arrivée) (version anglaise)
- le formulaire relatif à l’accueil des stagiaires (à l'arrivée)
2. Le maître de stage envoie le formulaire d'analyse de risque à ARH avec copie (ou scan) de la convention d'accueil, à l'attention de Mme Aurélie Volont, Place de l'Université 1 bte L0.01.11, 1348 Louvain-la-Neuve (aurelie.volont@uclouvain.be).
3. ARH informe le CESI de l'arrivée du stagiaire. Le CESI convoquera le stagiaire pour un examen de santé dans les plus brefs délais.
4. A son arrivée, le stagiaire est accueilli par le maître de stage qui lui remet son analyse de risque et qui l’informe des dispositions en matière de bien-être au travail (sécurité).
5. La faculté ne traitera que les dossiers complets et se chargera de les transmettre au service des inscriptions.
Dans le cadre d'un accueil Erasmus, il n'y aura pas de frais d'inscription à payer par l'étudiant.
Procédure dans le cadre de l'accueil d'un stagiaire non Erasmus
1. Le maître de stage qui souhaite accueillir un stagiaire complète
- le projet de convention de stage (modèle de convention de stage pour l'accueil d'un stagiaire inscrit dans un établissement d'enseignement à l'étranger). Ce modèle est également disponible en version anglaise.
- le formulaire d'inscription particulière (version anglaise)
- une copie recto/verso du passeport ou de la carte d'identité
- le formulaire d'analyse de risque (à l'arrivée) (version anglaise)
- le formulaire relatif à l’accueil des stagiaires (à l'arrivée)
- Si le texte de la convention n'a pas été modifié, le maître de stage fait signer la convention par le doyen ou le président d’institut => Passer directement au point 4 de la procédure.
- S'il est apparu nécessaire de modifier le texte de la convention (changement de formulation, ajout ou suppression de dispositions, ...), le maître de stage transmet le projet au Administration des Ressources Humaines (ARH) (laeticia.genin@uclouvain.be ou Bte L0.01.11), au minimum un mois avant l’accueil du stagiaire, pour la vérification des modalités d’accueil.
2. ARH valide ou demande des modifications endéans la semaine qui suit l’envoi.
3. Après validation par ARH, le doyen ou le président d’institut (ou, en cas d’accueil dans un service général, le directeur de l’administration concernée) signe la convention.
4. Le maître de stage envoie le formulaire d'analyse de risque à ARH avec copie (ou scan) de la convention d'accueil, à l'attention de Mme Aurélie Volont, Place de l'Université 1 bte L0.01.11, 1348 Louvain-la-Neuve (aurelie.volont@uclouvain.be).
5. ARH informe le CESI de l'arrivée du stagiaire. Le CESI convoquera le stagiaire pour un examen de santé dans les plus brefs délais.
6. A son arrivée, le stagiaire est accueilli par le maître de stage qui lui remet son analyse de risque et qui l’informe des dispositions en matière de bien-être au travail (sécurité).
7. La faculté ne traitera que les dossiers complets et se chargera de les transmettre au service des inscriptions.
8. Le stagiaire sera invité par le service des inscriptions à payer des frais administratifs de 66 euros.