Au début de l’épidémie de coronavirus, il n’aura fallu que cinq jours à l’équipe des développeurs du Service général des systèmes d’information (SGSI) pour mettre en place l’outil d’enseignement à distance qui a permis à chaque enseignant·e de l’UCLouvain de donner son cours sans se déplacer.
« Tout a été très vite, raconte Jean-Luc Martou, le directeur du SGSI. Nous avons reçu la consigne de mettre en place un système d’enseignement à distance un dimanche soir, et il devait être fonctionnel le vendredi suivant... Nous nous sommes immédiatement mis au travail. »
Le choix de la plateforme Teams allait de soi. « Teams est conçu pour le travail en équipe et la vidéoconférence. C’était l’outil tout indiqué pour organiser des cours à distance, explique Freddy Gridelet, responsable des services généraux du SGSI. De plus, nous savions que l’outil était adapté puisque l’Université de Bologne l’utilisait déjà pour ses cours en ligne. »
Le principal défi technique de l’opération était d’introduire l’ensemble des cours dans le système. Encoder à la main 4 000 cours, leur(s) enseignant·e(s) et les étudiant·es qui y étaient inscrit·es était inenvisageable : cela aurait pris trop de temps. Il fallait donc développer un programme qui le fasse automatiquement. Cela a été le travail de Sébastien Marchal, développeur Office 365 au SGSI.
Intégrer toutes les spécificités
« Le défi supplémentaire était de faire en sorte que le programme récupère dans la base de données institutionnelle les caractéristiques de chaque cours, précise Freddy Gridelet. A l’université, certains cours sont en effet donnés par plusieurs enseignant·es, ou sont suivis par des étudiant·es de différents programmes, ou sous des formes particulières, … Il fallait que le programme puisse tenir compte de toutes les spécificités. »
Le défi a été relevé dans les temps. Un véritable exploit quand on connaît la complexité de l’organisation des cours. « C’est la raison pour laquelle nous avions intégré dans l’équipe des informaticiens qui avaient l’habitude de travailler dans le programme des cours », explique Jean-Luc Martou. En tout, c’est une équipe de cinq personnes qui a travaillé sans relâche pendant une semaine pour boucler le projet. « Nous avons adapté l’application en un temps record, conclut le directeur du SGSI. Chapeau à l’équipe ! »