Une fois votre inscription confirmée, vous aurez accès à plusieurs documents.
- Avant le versement des droits d’inscription :
- Une carte d’accès.
- Une attestation pour les transports en commun.
- Une carte étudiant provisoire.
- Après le versement des droits d’inscription :
- L’attestation d’inscription régulière.
- Une carte étudiant définitive.
La carte d’accès
Cette carte vous permet d’accéder aux bibliothèques de l’UCLouvain ainsi qu’à diverses ressources. Elle est valable pendant toute la durée de vos études.
Modalités de remise et d'activation de la carte d'accès
Votre première carte d’accès vous est transmise par courrier à votre domicile légal en Belgique ou, à défaut, à votre résidence en Belgique (à l’exception des étudiants et étudiantes d’échange). Si vous ne disposez pas d’un domicile ou d’une résidence en Belgique, vous pourrez récupérer votre carte auprès du Service des inscriptions, une fois que celui-ci vous a informé·e que votre carte était disponible.
Toutes les informations indispensables à l’activation, à l’usage et au renouvellement de la carte d’accès sont disponibles sur le site Smartcard.
Conservez-la précieusement : son remplacement est facturé 20 €.
Si vous êtes à la fois étudiant·e et membre du personnel de l’UCLouvain, vous disposerez d’une carte d’accès particulière, émise par le Service du personnel.
La carte étudiant
Cette carte atteste de votre inscription régulière à l’UCLouvain. Vous devez obligatoirement être muni de cette carte lorsque vous présentez un examen. Cette carte vous donne également accès à une multitude d’avantages culturels. La carte étudiant est renouvelée lors de chaque inscription ou réinscription.
Modalités de remise et d'activation de la carte étudiant
- Avant le versement des droits d’inscription, vous recevez une carte étudiant provisoire via votre bureau virtuel.
- Après le versement des droits d’inscription, vous recevez votre carte définitive par courrier (à l’exception des étudiantes et étudiants d’échange qui doivent en prendre possession auprès du Service des inscriptions).
En cas de perte, une nouvelle carte peut vous être fournie sur demande par e-mail auprès du Service des inscriptions, dans la limite de deux fois par année académique.
Les attestations
Une fois votre inscription terminée (et dans un délai de quelques jours), vous recevez un e-mail indiquant que vous pouvez télécharger des attestations officielles depuis votre bureau virtuel.
Trois documents sont mis à votre disposition :
- Un avis d’enregistrement de votre inscription, accompagné d’une invitation à payer vos droits d’inscription.
- Deux attestations pour les transports en commun. Le numéro FASE de l’UCLouvain est nécessaire pour souscrire un abonnement au service de train ou de bus (toute demande d’abonnement au train doit être complétée avec ce formulaire). Ces attestations sont valables tout au long de l’année académique.
- Les attestations particulières.
Les attestations particulières
À votre demande, le Service des inscriptions peut vous délivrer d’autres attestations répondant à des besoins particuliers :
- Attestation de réussite.
- Attestation de fréquentation de l’université.
- Attestation d’apurement de dette.
- Attestation reprenant le curriculum universitaire complet
- Attestation pour la valorisation des périodes d’études (dans le cadre du calcul de la pension de retraite).
Toute demande de ce type doit être introduite par e-mail auprès du service des inscriptions du campus d’enseignement. Elle doit comporter le formulaire de contact associé, la copie recto-verso de votre pièce d’identité, et votre NOMA (à inscrire dans l’objet de l’e-mail).
Diplômes, relevés de notes et attestations d’inscription et d’assiduité
Les Facultés et les Commissions doctorales de domaine (CDD) peuvent vous délivrer :
- des diplômes et des suppléments au diplôme (et annexes éventuelles),
- des relevés de notes,
- des attestations d’inscription et d’assiduité obligatoires dans le cadre d’un congé-éducation payé.