Procédure d'inscription pour étudiant d'échange

Préalable

Le statut d'étudiant·e d'échange s'applique uniquement aux personnes qui étudient à l'UCLouvain dans le cadre des accords de mobilité (Erasmus e.a.) et qui ont été admises par la faculté d'accueil sur base d'une proposition de contrat d'études ECTS. Les étudiant·es d'échange sont exempté·e·s du paiement des droits d'inscription. A l'issue de leur séjour à l'UCLouvain un relevé de notes ECTS est établi en vue du transfert à l'université d'origine des crédits obtenus à l'UCLouvain.

Procédure

1. L'admission

L'admission des étudiant·es d'échange se fait via la faculté. Informée de la nomination de l’étudiant·e par l’institution partenaire, la faculté oriente l'étudiant·e vers les pages web du Service des logements dédiées aux étudiants d'échange et lui envoie l’ensemble des documents lui permettant de constituer son dossier d’admission et d’inscription:

  • le bulletin de demande d’admission et d’inscription
  • le document « règlement-vie privée » à signer
  • la demande de carte d’accès

L’étudiant·e renvoie à la faculté, au plus tard pour le 31 mai (1er quadrimestre) ou le 30 novembre (2e quadrimestre) :

  • le bulletin de demande d’admission et d’inscription complété et signé
  • les relevés de notes des années antérieures
  • la convention d’étude (learning agreement)
  • la photocopie de la carte d’identité ou du passeport
  • le document « règlement-vie privée » signé
  • la demande de carte d’accès complétée avec son nom et une photo d’identité couleur sur fond blanc collée. Ce document doit être envoyé en format papier par courrier postal.

La faculté fait suivre le dossier au Service des inscriptions de l'université.

2. L'inscription

Dès que son dossier a été traité par le Service des inscriptions, l’étudiant·e reçoit un mail sur son adresse personnelle lui indiquant la procédure à suivre pour activer son compte global et ainsi avoir accès à son bureau virtuel et aux autres fonctionnalités offertes aux étudiant·e·s inscrit·e·s.

Les ressortissant·e·s hors Union Européenne (excepté l'Islande, le Liechtenstein, Monaco, la Norvège et la Suisse) et non assimilés, c'est-à-dire ayant besoin d’un visa, pourront utiliser l'attestation d'inscription qu'ils trouveront sur leur bureau virtuel pour obtenir leur visa étudiant (Schengen D). A défaut, les étudiant·es accueilli·es à l'UCLouvain au premier quadrimestre (septembre à janvier) recevront du Service des inscriptions un courrier confirmant leur autorisation d'inscription, qui leur permettra d'obtenir leur visa.

3. Accueil à l'UCLouvain

A son arrivée à l’UCLouvain, l’étudiant·e se présente dans sa faculté d'accueil où il reçoit ses carte d'accès et d'étudiant en échange de la présentation de sa carte européenne d’assurance maladie ou de son attestation d’assurance soins de santé et, pour les ressortissant·e·s hors UE (excepté l'Islande, la Liechtenstein, Monaco, la Norvège et Suisse), de la présentation de son visa Schengen D.