Procédure invitation chercheur pour séminaire
- Envoyer un email à la coordinatrice administrative de l’institut (anne-sophie.depondt@uclouvain.be) avec les informations suivantes :
- Date du séminaire
- Créneau horaire souhaité
- Local désiré
- Nom et prénom de l'invité
- Réservation du local : Je me chargerai de réserver un local et vous en informerai.
- Invitation : Une fois le local réservé, envoyez-moi une invitation en format paysage (exemple en pièce jointe : IREC SEMINAR 1906.pptx).
- Document d'invitation : Faites parvenir au chercheur le document ci-joint (Canevas Invitation chercheur visiteur 2024.doc) et renvoyez-le-moi complété.
- Prise en charge des frais : Je transmettrai ce document au secteur pour la prise en charge des frais. Pour rappel, le chercheur invité peut recevoir un per diem de 50€/jour ou se faire rembourser sur base de pièces justificatives.
- Hébergement : Après accord du secteur, si le chercheur doit loger sur place, je réserverai l’hôtel Tangla sur le site de Woluwé. La facture de l’hôtel nous parviendra directement et ne doit pas être avancée par le chercheur invité.
- Frais de transport et de séjour : Ces frais doivent être avancés par le chercheur invité et seront remboursés sur base de pièces justificatives (boarding pass/billets de train originaux). Utilisez le document ci-joint (copie de Demande de paiement EN.xlsx) que vous me renverrez pour transmission au secteur pour remboursement.
- Centralisation des documents : En aucun cas, ces documents ne doivent être envoyés directement au secteur. Envoyez-les moi afin que je puisse les centraliser et les transmettre au secteur.
Si la marche à suivre n’est pas respectée et que l’autorisation préalable du secteur n’a pas été obtenue tous les frais seront à charge de la personne qui invite.