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The Data Management Plan (DMP)

biul |

Whether quantitative or qualitative in nature, data goes through various phases in the course of a research project : production or collection, processing and analysis, publication and sharing, long-term preservation, etc. These stages always constitute a cycle, since once published and shared, the data can be re-used by others as part of a new research project, thus starting a new life cycle.

These different phases are accompanied by a set of "good" data management practices that make research data ‘FAIR’, i.e. easily findable, accessible, interoperable and reusable.

The Data Management Plan will enable you to plan all the stages in the life cycle of your research data. It will prepare your data for sharing, re-use and long-term preservation. It explains how your data will be made "FAIR". The DMP is a living document that is updated as your research progresses.

Although some Funders (Horizon Europe, FNRS, etc.) make it compulsory to draw up a DMP, it will above all enable you to plan your research, save time later on and avoid any potential difficulties !

 

 

(Illustration : The Turing Way Community, & Scriberia. (2021). CC BY 4.0. Zenodo. https://doi.org10.5281zenodo.4906004)

Le DMP est un outil de gestion. Il prépare toutes les étapes du cycle de vie de vos données de recherche (collecte, traitement, analyse, stockage, sécurité, partage, archivage pérenne, ...) selon les principes "FAIR". 

Il vous permet de réfléchir à la manière dont vos données seront rendues facilement trouvables, accessibles, interopérables et réutilisables ainsi que de prévenir d'éventuelles difficultés (perte de données, départ d'un collaborateur et absence d'informations liées au codage des données, mauvaise gestion de données à caractère personnel, ...). Le DMP est un document évolutif qui est mis à jour tout au long du projet de recherche. 

Le Plan de gestion des données comporte généralement les éléments suivants :

  • la collecte des données et ou la réutilisation 
  • la documentation des données et les métadonnées
  • les enjeux éthiques et juridiques
  • le stockage et la sauvegarde des données en cours de projet
  • la sélection des données à publier et partager en fin de projet
  • le partage des données via un Data Repository
  • les responsabilités en matière de gestion des données 
  • les ressources nécessaires

Les plans de gestion des données (PGD / DMP) sont de plus en plus souvent requis par les bailleurs de fonds (Horizon Europe, ERC, FNRS, etc.). S'ils sont régulièrement perçus comme une charge administrative supplémentaire par les chercheurs et chercheuses, ils présentent néanmoins de nombreux avantages tout au long d'un projet de recherche. 

En effet :
1.    Le DMP est la colonne vertébrale de votre projet de recherche qui guidera toute son organisation.
2.    Vous et vos partenaires de recherche pourrez toujours vous y référer. Il permet une compréhension commune et écrite de chaque étape du projet. Par exemple :

  • Il donne des lignes directrices communes pour la collecte des données;
  •  Il aide à répondre aux exigences éthiques et juridiques;
  • Il fournit des lignes directrices communes pour la dénomination des fichiers et la structure de la base de données, ainsi que pour l'évaluation de la qualité des données;
  • Il prévoit des installations et des stratégies de stockage sécurisées des données. Il améliore la gestion des risques et évite les pertes de données;
  •  Il vous amène à réfléchir au partage des données et à la manière de l'organiser à l'avance.


3.    En définissant les responsabilités de chacun, il permet de faire face au départ d'un chercheur ou d'une chercheuse.
4.    Bien qu'il soit rédigé au début du projet, c'est un document évolutif qui est adapté et mis à jour au cours du projet.

5. Enfin, une fois établi au début du projet, le DMP permet de gagner du temps lors des étapes ultérieures. D'une part, vous pouvez vous y référer pendant le projet, de sorte que les procédures n'ont plus qu'à être suivies. D'autre part, c'est une base utile pour rédiger des rapports, ou des méthodes dans un article.

A l'UCLouvain vous pouvez créer votre plan de gestion de données (DMP), sur la base des templates des différents bailleurs de fonds ou du template UCLouvain, via DMPonline.