Procédure
Les différentes étapes nécessaires pour aboutir à un séjour d'échange (l'année académique prochaine) sont :
1. Dossier de présélection
Si vous êtes décidé.e à partir en échange, vous devez compléter et déposer le Questionnaire de (pré)sélection 
chez Mme Stephenne . Ce dossier est à remettre par email pour le 10 Février 2023 à 12 heures (départ en cours).
La sélection s’effectuera sur base principalement de vos résultats académiques, mais aussi de votre motivation et connaissances de la langue du pays choisi ou, particulièrement pour les stages de recherche, de l’Anglais.
2. Sélection
Les étudiants (pré)sélectionnés et les destinations attribuées seront affichés sur la page web des programmes d’échange de la Faculté des sciences le 21 février 2023 (destinations hors-Europe) à 17 heures ou le 28 février 2023 (départs en Europe) à 17 heures. Les étudiant.e.s présélectionné.e.s doivent participer à la réunion d’information OBLIGATOIRE qui aura lieu le 7 mars. L'information sur l'heure et le lieu vous sera envoyée par email après confirmation de votre pré-sélection.
3. Démarches pour les étudiants pré-sélectionnés
3.1 Départs Hors-Europe:
Veuillez vérifier les dates et la procédure de soumission de candidatures de l’institution d’accueil (via son site web).
En règle générale, pour un départ vers une destination HORS-Europe pendant le premier quadrimestre, le dossier de candidature doit être prêt à l’envoi entre le mois de mars et avril. Si l’envoi doit être fait par la Faculté de sciences, contactez Mme Stephenne le plus rapidement possible et ce afin qu’elle vous communique les modalités et les échéances.
Si des relevés de notes ou d’autres documents sont nécessaires, adressez-vous à Mme Stephenne.
Le dossier de candidature doit inclure une proposition de programme de cours acceptée par votre responsable académique à l'UCLouvain. Ce contrat d'études doit être créé via votre bureau virtuel étudiant ("Ma mobilité"). Comment faire? Lisez le guide de gestion du contrat via le bureau virtuel.
3.2 Départs en Europe :
Veuillez vérifier les dates et la procédure de soumission de candidatures de l’institution d’accueil (via son site web).
En règle générale, pour un départ vers une destination Europe pendant le premier quadrimestre, le dossier de candidature doit être prêt à l’envoi entre le mois de avril et mai. Si l’envoi doit être fait par la Faculté de sciences, contactez Mme Stephenne le plus rapidement possible et ce afin qu’elle vous communique les modalités et les échéances.
Si des relevés de notes ou d’autres documents sont nécessaires, adressez-vous à Mme Stephenne
Le dossier de candidature doit inclure une proposition de programme de cours acceptée par votre responsable académique à l'UCLouvain. Ce contrat d'études doit être créé via votre bureau virtuel étudiant ("Ma mobilité"). Comment faire? Lisez le guide de gestion du contrat via le bureau virtuel.
4. Quand est-on certain de partir ?
Lorsque l'Institution étrangère aura signé pour acceptation le formulaire de candidature et que vous aurez réussi votre programme annuel en session de juin. Attention: la Faculté des sciences peut autoriser aux étudiants, réussissant en session de septembre, à partir.
Pour les départs pendant le premier quadrimestre, tout étudiant présélectionnée en février, n'ayant pas réussi en juin son programme annuel, mais souhaitant maintenir son séjour d'échange devra introduire une lettre de motivation pour le maintien de la bourse. Cette lettre en version électronique sera adressée (par email) au responsable académique de l'école respective et à Mme Stephenne au plus tard pour le 4 juillet 2023 (départ pendant le premier semestre 2023/24).
La lettre de motivation doit mettre en évidence votre engagement à maintenir votre départ et les aménagements qui seront mis en place pour que le départ soit libre de toute contrainte "cours" ou "examen" à l'UCLouvain.
Pour le départs pendant le deuxième semestre, la tout étudiant présélectionnée en juin, n'ayant pas réussi en septembre son programme annuel, mais souhaitant maintenir son séjour d'échange devra introduire une lettre de motivation pour le maintien de la bourse. Cette lettre en version électronique sera adressée (par email) au responsable académique de l'école respective et à Mme Stephenne au plus tard pour le 8 septembre 2023.
5. Dates de séjour et les coordonnées sur place.
Tout étudiant UCLouvain partant en mobilité est tenu d'enregistrer les dates de son séjour via Mob-i.
Ces informations nous permettront d'assurer un suivi adapté de votre séjour de mobilité, et notamment pour la gestion d'une éventuelle demande d'avenant au contrat d'études ECTS.
Par ailleurs, afin de pouvoir vous contacter rapidement en cas d'urgence, nous vous invitons à enregistrer vos coordonnées sur place.
Voici comment procéder:
i) Accès à l'écran d'enregistrement et de mise à jour des dates et des coordonnées sur place
ii) Enregistrement des dates
iii) Enregistrement des coordonnées sur place