L'admission au doctorat est une procédure scientifique qui vise à vérifier si un candidat peut entamer des études doctorales, et dans ce cas lui donner une "autorisation d'inscription".
Les autorisations d'inscriptions sont délivrées par la CDD.
Parallèlement à la demande d'admission au doctorat, une demande d'inscription à l'UCLouvain doit être complétée
L'autorisation d'inscription peut être accordée sur base d'une procédure simplifiée, appelée pré-admission. Celle-ci est valable un an et doit être suivie de la procédure complète d'admission. Contrairement à l'admission, la pré-admission ne requiert pas la rédaction d'un projet de recherche détaillé, ni la constitution du comité d'accompagnement du doctorat.
Procédure à suivre pour l'admission au doctorat pour tout candidat
Constituer un dossier de demande d'admission comprenant :
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la mention du nom d'un ou plusieurs promoteur(s).
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un projet de recherche avec titre provisoire, exposé des objectifs, innovation par rapport à l'état de l'art, plan de travail, et inventaire des moyens humains, matériel et financiers à mettre en œuvre (ce projet doit être approuvé par le ou les promoteur(s))
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une note du ou des promoteur(s) précisant l'importance ou la limite des moyens qu'ils peuvent mettre à disposition du candidat
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la composition du comité d'accompagnement. Le comité d'accompagnement sera constitué du (ou des) promoteur(s) et d'au moins deux autres membres dont un (au moins) n'appartient pas à la même équipe de recherche que le (les) promoteur(s).
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le curriculum vitae du candidat
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un projet de programme de formation doctorale de 60 crédits, adapté au profil scientifique du candidat et répondant aux besoins du projet de recherche proposé (ce programme doit être approuvé par l'ensemble des membres du comité d'accompagnement). Le projet doit être suffisamment détaillé pour montrer qu'il y a eu une véritable réflexion entre le candidat et les membres du comité d'accompagnement quant à l'adéquation aux besoins de la recherche et à l'ampleur du programme proposé; ce projet pourra néanmoins bien entendu être modifié dans la suite du doctorat. Pour rappel, la réussite des épreuves de confirmation, de défense privée et de soutenance publique peut être valorisée à raison de respectivement 5, 10 et 5 crédits
⇒ Le dossier doit être signé par le(s) promoteur(s), l'ensemble des membres du comité d'accompagnement et le candidat.
La demande d'admission sera introduite grâce au logiciel de gestion des demandes de doctorats.
Pour les étudiants étrangers - étudiant qui soit possède un diplôme de deuxième cycle ne provenant pas de Belgique, soit a son domicile actuel situé en dehors de l'union européenne - uniquement.
Après avoir clôturé la demande électronique dans le logiciel, puis avoir suivi les instructions qui y sont détaillées (impression de la demande, signatures, ajout des annexes), veuillez également joindre:
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une copie du formulaire pour étudiants étrangers dûment complété
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la copie de tous vos diplômes d'études universitaires ou supérieures
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la copie des relevés de notes de toutes vos années d'études universitaires ou supérieures.
Procédure complémentaire spécifique pour l'admission au doctorat des étudiants étrangers.
On entend par étudiant étranger, un étudiant qui soit possède un diplôme de deuxième cycle ne provenant pas de Belgique, soit a son domicile actuel situé en dehors de l'union européenne.
Pour ces étudiants-là, il est important de savoir que deux procédures doivent être suivies afin d'obtenir l'autorisation d'inscription:
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d'une part la procédure d'admission (éventuellement précédée par la pré-admission) dont question ci-dessus
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d'autre part une procédure spécifique pour les étudiants étrangers, sous forme d'un formulaire électronique à compléter, et destiné au service des inscriptions (SIC) de l'UCL.
Attention: pour la procédure de pré-admission ou d'admission au doctorat (voir ci-dessous), il sera nécessaire d'avoir une copie imprimée du formulaire électronique pour étudiants étrangers (dûment complété). Après avoir complété le formulaire, n'oubliez donc pas de l'imprimer et/ou le sauver sous forme électronique (si vous quittez la procédure, vous n'y aurez plus accès!).
Les deux procédures (celle pour étudiants étrangers ci-dessus, et la demande d'admission ou de pré-admission au doctorat ci-dessous) peuvent être suivies en parallèle puisque l'autorisation d'inscription ne sera délivrée par la CDD que lorsque les deux accords auront été donnés suite à ces deux procédures.