Important: migration du courrier étudiant

Louvain-La-Neuve, Mons

Depuis ce 7 août 2017, la migration du courrier étudiant est effective, le basculement vers Microsoft s’est opéré. Des perturbations sont à prévoir de 9h à 12h, dès cet après-midi, les étudiants pourront consulter leurs mails via le portail d'Office 365.

Réponses aux questions à propos de la migration vers Microsoft Online


  • Que dois-je faire ?
    Pour votre courrier électronique : rien.
    Pour vos photos, contacts, documents et autres fichiers stockés sur Google Drive : les sauvegarder si vous voulez les garder. Voir le point "Récupération des documents".
     
  • Mon adresse change-t-elle ?
    Les adresses ne changeront pas.
    Nous nous occupons de leur création, de la création des boîtes aux lettres et du transfert de vos messages. Si vous créez une archive "takeout", ne prenez pas votre courrier dedans.
     
  • Date du changement
    La modification se fera le lundi 7 août à 11h.
    Vous recevrez un message sur Google vous indiquant que le changement a été effectué et la manière d'accéder à votre courrier électronique. A partir de ce moment-là (et pas avant), vous pourrez consulter votre courrier électronique sur le site de Microsoft.
     
  • Comment accéder à mon nouveau mail ?
    A la date du changement, il suffira de vous connecter chez Microsoft plutôt que chez Google. Les pages 'Accéder au courrier électronique (paramétrages)' vous indiqueront les différentes manières de vous connecter à partir de vos appareils (PC, smartphone, tablette...).
     
  • Où sont mes anciens messages GMAIL?
    Le contenu de l’"INBOX" est dans la boîte « Boîte de réception ».
    Les autres dossiers se trouvent dans le dossier [Gmail] créé par nos soins dans votre nouvelle boîte d'Office365.
     
  • Message provenant de l'équipe mail du SGSI après le transfert. 
    Chaque étudiant recevra un message reprenant le récapitulatif des opérations de copies des messages dans sa nouvelle boîte aux lettres chez Microsoft.
    Dans la toute grande majorité des cas, tous les messages ont été transférés. Dans certains cas (1% des étudiants), il sera signalé si des messages n'ont pas pu être transférés.
     
  • Quelques messages en erreur lors du transfert ?
    Certains (1% des étudiants) recevront donc un message dans lequel il leur est signalé que quelques messages n'ont pas pu être transférés. Souvent, les erreurs sont liées à un mauvais formatage du message.
    Ils disposeront d'un lien qui montre la totalité de la transaction et donc aussi les messages en erreurs. Le sujet du message permettra sans doute de l'identifier et de vérifier s'il est indispensable.

    Si vous devez absolument le conserver, il est possible de le sauvegarder dans l'archive Takeout de Google. Mais vous n'aurez pas la possibilité de le réinjecter dans Office 365, leur format n'étant pas compatible avec Office 365. Seule solution pour les relire : Thunderbird.

  • Où se trouve ma boite aux lettres?
    Si vous êtes étudiants, votre boîte est dans le Cloud sur Microsoft Office365.
    Si vous avez le double statut 'étudiant' et 'membre du personnel', votre boîte se trouve sur nos serveurs locaux Microsoft Exchange.

  • J'ai le double statut 'étudiant' et 'membre du personnel'. J'ai 2 adresses. Où arrive mon courrier électronique ?
    Il n’y a plus de séparation de boîtes.
    Tous les messages reçus en tant qu’étudiant sont automatiquement dirigés vers votre adresse @uclouvain.be, devenue votre adresse principale.
    Une exception existe pour le personnel des cliniques Saint-Luc qui garde la séparation des boîtes aux lettres.
    Plus d'infos : ' Etudiants disposant aussi d'une adresse "@uclouvain.be" '

  • Récupération des documents stockés sur Google Drive par "Takeout"
    Nous ne prenons pas en charge le transfert de vos photos, contacts, documents et autres fichiers que vous avez stockés sur Google Drive (Google Docs).

    A l'heure actuelle, nous ne pouvons pas encore dire quelle sera la politique de Google mais, dans un premier temps, vous continuerez à avoir accès à vos documents sur Google Drive.

    Il nous paraît quand même plus prudent d'en faire une copie rapidement pour être certain de ne rien perdre.
    Vous pouvez créer une archive (zip) des documents et autres informations (agenda, contacts, photos...) stockés sur Google. La création de cette archive peut prendre un certain temps dépendant de la quantité de données à ramener. Vous serez averti par mail lorsque l'archive sera créée et vous pourrez ensuite la transférer sur votre poste.
    Plus d'infos : Sauvegarder ses données Google sur son ordinateur
    Pour utiliser cet outil : https://takeout.google.com/settings/takeout
    Avec cette archive, libre à vous d'utiliser OneDrive pour placer vos données sur Microsoft Online ou sur le Service fichiers de l'UCL. Voir le point "Alternatives à Google Drive".

  • Alternatives à Google Drive
    Il y a OneDrive chez Microsoft, vous y avez déjà accès (voir la page Microsoft «Office 365» pour étudiants).
    Il y a aussi le Service fichier proposé par l'UCL : 2 Gb pour les étudiants, 20 Gb pour les membres du personnel (et donc aussi les membres qui ont le double statut). 
     
  • Espace et localisation des données
    Vous bénéficierez d'autant d'espace chez Microsoft que chez Google.
    Microsoft assure, contrairement à Google, que les données seront stockées en Europe.
     
  • Quid des adresses de fonction ?
    Toute adresse dans le domaine student.uclouvain.be sera transférée.
    Le message du directeur du Système d'information a été envoyée à la liste des étudiants de l'UCL qui ne reprend pas ce type d'adresse mais toutes seront transférées.


Publié le 07 août 2017