Le témoignage de Pascale Mordant, qui travaille au sein de la cellule Formation, Accompagnement et Relais des gestionnaires de l'Enseignement à l’Administration de l’enseignement et de la formation (ADEF). Elle fait partie des nombreuses personnes mobilisées en coulisses pour que la session d’examens se passe au mieux.
« Après les vacances de Pâques, plusieurs collègues et moi-même avons été sollicités pour donner un coup de main sur ce qu’on a appelé la « gestion des données pour les examens »
Avec cette session en distanciel, il y avait un besoin de mélanger, de croiser des données qui habituellement n’étaient pas mélangées. Il était important qu’on puisse regarder quelle était l’utilisation des plateformes d’examens à distance pour voir s’il n’y avait pas de surcharge, et de refaire des horaires qui étaient adaptés à ces différentes charges.
Une autre information qui est arrivée avec cette session, c’est la notion d’étudiants dits « sur site ». Du fait qu’on a regroupé ces étudiants, il y avait besoin que les examens commencent tous à la même heure. Et donc on a effectivement dû, en fonction de ces différents besoins, donner des balises aux horairistes pour qu’elles puissent remodeler la session d’examens pour tenir compte de ces différentes informations.
Ce qu’on a essayé de faire, c’est de mettre à disposition des facultés toute une série d’informations essentielles. Mais cette information, elle n’est pas utile qu’aux seules facultés, elle est aussi utile aux équipes informatiques qui viennent en support, elle est utile aux services de nettoyage, et elle est aussi utile au gardiennage. Et donc là il y avait un besoin d’avoir cette centralisation, de l’information, même si les facultés restent à la manœuvre, la porte d’entrée pour l’étudiant·e, c’est la faculté !
Au niveau des données, ça regroupe pas mal d’informations. On a à la fois 30.000 étudiant·es concerné·es par la session de juin, environ 3.000 cours, mais on a surtout 180.000 notes qui sont attendues à l’issue de la session de juin. Et donc ça, ça fait effectivement des fichiers colossaux, pour ça, on s’est fait aider, on a demandé le renfort de nos deux collègues du Support en Méthodologie et Calcul Statistique.
Ils ont beaucoup travaillé pour reconstituer une petite base de données qui permet de mélanger toute l’information qui vient des horaires, toute l’information issue des données liées à l’inscription aux examens, et enfin on a ajouté toute l’information qui concerne les étudiants à profil spécifique (PEPS).
L’idée c’est vraiment d’être au service des facultés, principalement des gestionnaires administratives en faculté. Vu l’ampleur de la session, si on peut alléger le travail de ce qui est fait en faculté, on va le faire …
Ce qui est peut-être un peu stressant dans ce travail, c’est que derrière chaque examen, c’est un·e étudiant·e, c’est un étudiant qui passe un examen, et donc il y a vraiment une volonté extrême au niveau de la qualité de ce qu’on va donner…
Pour nous, c’est essentiel, on n’oublie jamais ce qu’on est en train de traiter, on est en train de traiter des informations liées à l’examen d’un·e étudiant·e, pour faire en sorte que l’étudiant puisse présenter son examen, ça, on l’a bien en tête…
Qu’on puisse à l’issue de cette session de juin, se dire « ben voilà, les examens ont pu avoir lieu, ont pu se dérouler, ça, ce serait la plus belle récompense pour celles et ceux qui ont œuvré à ces examens. »