ASSOCIATION DES CHIMISTES DE L’UNIVERSITÉ CATHOLIQUE DE LOUVAIN ASBL
BCE : 0414.295.215 – RPM : Nivelles
Statuts coordonnés de l’Association adoptés par l’Assemblée Générale Extraordinaire du 24 avril 2021
Préambule.
L’acte constitutif a été publié aux Annexes du Moniteur belge du 27 juin 1974, numéro d’identification 4338/74.
CHAPITRE 1er – L’ASSOCIATION.
Article 1:1. Constitution – Siège social.
Sous la dénomination Association des Chimistes de l’Université Catholique de Louvain (A.C.L.) ASBL, il est constitué une association sans but lucratif jouissant de la personnalité juridique, conformément à la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des Sociétés et des Associations et dispositions diverses (CSA).
L’Association a son siège en Région Wallonne. Celui-ci pourra être transféré dans cette région sur décision de l’Organe d’Administration.
L’Association est constituée pour une durée indéterminée.
Article 1:2. Buts et Objets.
§ 1. L’Association a pour but :
1. de resserrer les liens de confraternité et d’amitié entre les membres de l’Association qui ont acquis la même formation scientifique à l’UCLouvain ou une formation équivalente auprès d’une autre institution,
2. de concourir à la prospérité et au rayonnement de l’UCLouvain,
3. de défendre les intérêts professionnels de ses membres,
4. d’informer ses membres de la vie à l’UCLouvain ainsi que de l’enseignement et de la recherche en chimie qui y sont pratiqués,
5. de favoriser les contacts industrie-université,
6. de contribuer à l’information scientifique de ses membres.
§ 2. Objets.
1. L’Association organise des activités sociales et/ou culturelles au profit de ses membres.
2. L’Association peut éditer des publications et/ou organiser des manifestations scientifiques.
3. L’Association peut conclure des accords avec d’autres groupements ou associations en mesure de l’aider à atteindre ses buts.
CHAPITRE II – LES MEMBRES.
Article 2:1. Types de membres.
L’Association compte des membres effectifs, des membres adhérents, des membres protecteurs et des membres d’honneur.
Le nombre de ses membres est illimité. Il ne pourra être inférieur à trois.
Article 2:2. Les membres effectifs.
§ 1. Les porteurs d’un diplôme délivré par la Faculté des Sciences de l’UCLouvain ou par les jurys de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour le groupe des Sciences Chimiques sont admis comme membres effectifs. Les enseignants qui professent à l’École de Chimie sont également admis comme membres effectifs.
Cette admission est subordonnée au paiement du montant de la cotisation annuelle décidé par l’assemblée générale sur proposition de l’Organe d’Administration.
§ 2. Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés par la loi ou les présents statuts.
Les membres effectifs participent à l’assemblée générale avec droit de vote. Ils peuvent consulter de plein droit les comptes détaillés de l’Association, les registres des membres, les procès-verbaux de l’Organe d’Administration et de l’assemblée générale.
§ 3. Tous les documents consultables sont disponibles au siège de l’Association et ne peuvent être déplacés. Dès lors, les membres doivent adresser une demande écrite par voie postale ou électronique à l’Organe d’Administration avec lequel ils conviendront d’une date et heure de consultation des documents et pièces.
Article 2:3. Les membres adhérents.
La qualification de membre adhérent peut être conférée par l’Organe d’Administration à des personnes dont la formation scientifique est comparable à celle des membres effectifs.
Les membres adhérents ne bénéficient pas des droits accordés aux membres effectifs décrits à l’article 2:2. § 2. Ils reçoivent les publications de l’Association et sont invités aux manifestations organisées par l’Association.
La cotisation annuelle des membres adhérents est équivalente aux deux tiers de la cotisation des membres effectifs.
Article 2 :4. Les membres protecteurs.
La qualité de membre protecteur est réservée aux personnalités ou aux personnes morales, agréées par l’Organe d’Administration, qui s’intéressent à la pérennité de l’Association ou au développement de son fonds social. Les droits et devoirs des membres protecteurs sont identiques à ceux des membres effectifs mais ne sont applicables qu’à des personnes physiques.
Le montant minimum de cotisation annuelle des membres protecteurs est fixé par l’assemblée générale sur proposition de l’Organe d’Administration.
Article 2:5. Les membres d’honneur.
Sur proposition de l’Organe d’Administration, le titre de membre d’honneur est conféré par l’assemblée générale à des personnalités qu’elle juge dignes de cette distinction.
Si le membre d’honneur n’est pas un membre effectif, il n’est pas astreint au paiement d’une cotisation, ses droits se limitent à être invité aux manifestations organisées par l’Association et ses devoirs sont ceux décrits à l’article 2:7. 1°, 3° et 4°.
Article 2:6. Cotisations.
Chaque année, sur proposition de l’Organe d'Administration, l’assemblée générale fixe le montant annuel de la cotisation des membres effectifs et protecteurs.
Il pourra être prévu un montant annuel particulier de la cotisation pour les membres effectifs qui poursuivent leurs études à l’UCLouvain, ainsi qu’à ceux qui sont dans les dix premières années civiles post master.
Le montant maximum de la cotisation pour les membres effectifs est fixé à 1.000 euros. Pour les membres protecteurs, ce montant est de 5.000 euros.
Article 2:7. Devoirs des membres.
Tout membre de l’Association, quelle que soit sa qualification, s’engage :
1° à respecter les statuts de l’Association,
2° à s’acquitter du montant de la cotisation annuelle propre à sa qualification,
3° à s’abstenir de citer l’Association en justice ou d’entamer une action judiciaire contre elle, sans en avoir référé au préalable à l’Organe d’Administration et avoir épuisé tous les moyens de conciliation,
4° à ne pas compromettre l’Association et l’UCLouvain en portant atteinte à leur considération, en entravant leur bonne marche ou en nuisant à leur réputation.
Article 2:8. Démission d’un membre.
Tout membre est libre de se retirer de l'Association en adressant sa démission par voie postale ou électronique au président de l'Organe d'Administration.
La démission ne peut jamais lui être refusée. Le respect de certaines modalités peut toutefois être exigé mais ces formalités ne peuvent être à ce point lourdes qu’elles en deviendraient de véritables obstacles à une démission.
Le montant annuel de la cotisation déjà versé restera acquis à l’Association.
Un membre démissionnaire ne peut prétendre aux avoirs de l'Association.
Tout membre démissionnaire ou exclu n’a aucun droit sur le fonds social. Il en est de même pour les héritiers d’un membre décédé.
Est réputé démissionnaire, le membre qui ne paie pas les cotisations qui lui incombent.
Article 2:9. Exclusion d’un membre.
Tout membre ne respectant pas ses engagements décrits à l’Article 2:7. 1°, 3° et 4° pourra être exclu par le processus suivant : le membre sera convoqué au moins quinze jours à l’avance par lettre motivée recommandée à la poste à une réunion de l’Organe d'Administration pour être entendu et présenter son point de vue. S’il ne peut être présent, il adressera, par courrier postal ou électronique, son point de vue à l’Organe d'Administration. Celui-ci prononcera sa décision à la majorité simple de ses membres. Le membre sera ensuite convoqué de la même manière à une assemblée générale qui statuera dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts.
CHAPITRE III : L’ORGANE D’ADMINISTRATION.
Article 3:1. Composition.
§ 1. L’Association est administrée par un Organe d'Administration collégial composé de trois administrateurs au moins et de quinze au plus, nommés par l’assemblée générale sur proposition de l’Organe d’Administration.
Tout membre effectif peut présenter sa candidature au poste d’administrateur. Pour être valable, la candidature doit parvenir au président ou à l’administrateur-délégué de l’Organe d’Administration, par courrier postal ou électronique, au plus tard le 31 janvier de l’exercice en cours. L’Organe d’Administration peut refuser la candidature sans devoir justifier sa décision. Elle est portée à la connaissance du candidat par courrier postal ou électronique.
Les mandats d’administrateurs sont de trois ans renouvelables. Ils expirent aussi par décès, démission ou révocation.
Les fonctions de membre de l’Organe d'Administration ne sont pas rémunérées. Les frais encourus par ceux-ci pour le compte de l’Association sont remboursés sur base d’un justificatif et sous réserve d’acceptation par l’Organe d’Administration.
Tout administrateur est libre de se retirer de l’Organe d’Administration en adressant sa démission par lettre ou par voie électronique au président de l’Association.
L'administrateur démissionnaire reste en fonction jusqu'à son remplacement si son départ avait pour conséquence de réduire l’Organe d’Administration à moins de 3 administrateurs.
L’Organe d'Administration peut pourvoir provisoirement au remplacement de tout administrateur démissionnaire ou décédé par un membre effectif dont la nomination définitive sera présentée à l’assemblée générale suivante.
§ 2. Les administrateurs et la personne déléguée à la gestion journalière ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et leur responsabilité se limite à l’exécution du mandat qu’ils ont reçu et aux fautes commises dans l’exercice de celui-ci. Ils ne sont pas liés personnellement par les engagements de l’ASBL et ne répondent pas de ses dettes sur leurs biens propres.
§ 3. Les communications techniques verbales ou écrites (conférences, publications, etc.) faites par les membres ou autres personnes sous les auspices de l’Association restent sous l’entière responsabilité de leur auteur.
Article 3:2. Pouvoirs de l’Organe d’Administration.
L’Organe d’Administration gère collégialement les affaires de l’Association et exerce tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’assemblée générale par la loi ou les présents statuts.
En particulier, l’Organe d’Administration a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion des biens meubles et immeubles de l’Association et pour représenter celle-ci vis-à-vis des tiers et des administrations publiques et privées.
Il peut inviter en son sein toute personne pouvant l’éclairer.
L’Organe d’Administration peut, sous sa responsabilité, déléguer ou donner des pouvoirs spéciaux soit à l’un ou plusieurs de ses membres, soit à un tiers.
Article 3:3. Nominations.
L’Organe d'Administration choisira, de préférence en son sein, un candidat à la présidence qu’il présentera à l’assemblée générale.
Le président est normalement chargé de la gestion journalière de l’Association.
Cependant, l’Organe d’Administration peut, s’il le désire, désigner une ou plusieurs personnes parmi ses membres ou non chargées de la gestion journalière, avec l’usage de la signature afférente à cette gestion et dont il fixera les pouvoirs. Cette personne est nommée administrateur-délégué.
L’Organe d'Administration choisira en son sein un premier et éventuellement un second vice-président, un secrétaire et un trésorier.
Les anciens présidents qui sont restés membres effectifs font partie d’office de l’Organe d'Administration avec voix consultative.
Article 3:4. Convocation de l’Organe d’Administration.
L'Organe d'Administration se réunit sur convocation du président ou de l'administrateur-délégué au moins deux fois par an ou à chaque fois que les nécessités de l'Association l'exigent ou à la demande de deux administrateurs au moins.
Les administrateurs sont tenus d’y assister ou au moins de se faire excuser auprès du président avant la réunion.
La convocation à l’Organe d’Administration est envoyée par courrier postal ou électronique au moins six jours avant la date fixée pour la réunion de l’Organe d’Administration. Elle contient l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de la réunion.
Article 3:5. Gestion Journalière.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l'Association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de l'Organe d'Administration.
L'administrateur-délégué, les membres ou tiers auxquels sont délégués des pouvoirs agissent individuellement dans les limites des pouvoirs qui leur sont confiés et des actes de gestion journalière qui leur sont impartis.
L'Organe d'Administration peut à tout moment et sans qu'il doive se justifier retirer la délégation journalière, les pouvoirs délégués ou les mandats spéciaux, qu'il aura confiés à un administrateur, membre ou tiers.
Article 3:6. Délibération.
Pour délibérer valablement, l’Organe d’Administration devra réunir au moins (présents ou représentés) la moitié des administrateurs que compte l’Association. Les décisions seront prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés et consignées dans un registre de procès-verbaux, portant sous chaque procès-verbal la signature du président et du secrétaire. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'Organe d'Administration ayant le pouvoir de représentation.
En cas de partage égal des voix, celle du président ou de son remplaçant détermine la décision.
En cas d’absence du président, l’Organe d’Administration devra, pour délibérer valablement, être présidé par un des vice-présidents ou par un administrateur désigné par les membres de l’Organe d’Administration.
En cas d’empêchement, un administrateur peut donner procuration à un autre administrateur.
Chaque administrateur ne peut être porteur que d’une seule procuration.
Article 3:7. Organe d’Administration à distance.
Dans des circonstances exceptionnelles empêchant en présentiel toute réunion d'un organe d'administration collégial, celle-ci peut être tenue au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo. Toute décision d'un Organe d'Administration collégial peut également être prise par consentement unanime de l'ensemble des membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication électronique.
CHAPITRE IV - L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE.
Article 4:1. Convocation et tenue de l’assemblée générale.
§ 1. L’Organe d'Administration convoquera chaque année, dans le courant du premier semestre, par lettre ou par voie électronique, une assemblée générale ordinaire des membres. Seuls les membres effectifs ont droit de vote à l’assemblée générale.
Tous les membres sont convoqués à l’assemblée générale au moins quinze jours avant celle-ci.
La convocation contient l'ordre du jour, la date, l'heure, le lieu de la réunion et le formulaire de procuration.
Tout membre effectif pourra se faire représenter à l’assemblée générale par un autre membre effectif, moyennant une procuration lui donnant pouvoir de voter en son nom sur tous les points figurant à l’ordre du jour. Les procurations doivent être adressées au président ou au secrétaire par lettre ou par voie électronique. Nul ne peut être porteur de plus de deux procurations.
Il est dressé un registre des présences signé par les membres de l’Association en entrant en séance.
Une copie des documents qui doivent être transmis à l’assemblée générale est envoyée sans délai et gratuitement aux membres effectifs.
§ 2. L'assemblée ne peut délibérer valablement que sur les points inscrits à l'ordre du jour.
Toute proposition portant la signature d’un vingtième au moins des membres effectifs devra être portée à l’ordre du jour de l’assemblée générale, à condition que cette proposition soit portée à la connaissance de l’Organe d'Administration trente jours avant la date de l’assemblée générale.
Avant ou pendant l’assemblée générale, les administrateurs répondent oralement ou par écrit aux questions qui leur sont posées par les membres, pour autant que celles-ci soient en lien avec les points de l’ordre du jour. Ils peuvent, dans l'intérêt de l'Association, refuser de répondre aux questions lorsque la communication de certaines données ou de certains faits peut porter préjudice à l'Association ou est contraire aux clauses de confidentialité contractées par l'Association.
§ 3. Les délibérations de l’assemblée générale seront dirigées par le président de l’Association ou par l’un de ses vice-présidents. L’assemblée désignera un secrétaire de séance qui notamment certifiera le registre des présences. Le président ou son remplaçant et le secrétaire de séance forment le bureau de l’assemblée générale qui peut être étendu à d’autres membres effectifs désignés par l’assemblée.
En cas d’absence de l’un et des autres, sous la conduite du doyen des membres de l’Organe d’Administration présents, l’assemblée générale désignera elle-même son président.
Le président détermine le mode de vote. Toutefois, celui-ci aura lieu au scrutin secret si trois des membres effectifs présents en font la demande.
§ 4. Une assemblée générale extraordinaire peut également être réunie à tout moment, à la demande d'un cinquième des membres effectifs. Dans ce cas, l'Organe d'Administration convoque l'assemblée générale dans les vingt-et-un jours de la demande de convocation et l'assemblée générale se tient au plus tard le quarantième jour suivant cette demande.
Article 4:2. Tenue de l’assemblée générale à distance.
§ 1er. Conformément à la loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19, l'Organe d'Administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à l'assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Association. Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale.
Pour l'application de l'alinéa 1er, l'Association doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l'identité du membre visé à l'alinéa 1er. Des conditions supplémentaires peuvent être imposées pour l'utilisation du moyen de communication électronique, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du moyen de communication électronique.
Pour l'application de l'alinéa 1er, et sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi, le moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres visés à l'alinéa 1er de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre aux membres visés à l'alinéa 1er de participer aux délibérations et de poser des questions.
La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance.
Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.
Les membres du bureau de l'assemblée générale ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique. Ils sont présents au lieu , à la date et à l’heure fixée pour l’assemblée générale
§ 2. Tout membre peut voter à distance avant l'assemblée générale sous forme électronique, selon les modalités fixées dans la convocation.
Article 4:3. Attributions de l’assemblée générale.
L’assemblée générale a dans ses attributions tous les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi et les statuts.
L’assemblée générale entend le rapport de l’Organe d’Administration sur sa gestion et sur la situation morale et financière de l’Association.
Une délibération de l’assemblée générale est requise pour :
1° la modification des statuts,
2° la nomination et la révocation des administrateurs,
3° la nomination et la révocation des vérificateurs aux comptes,
4° la décharge à octroyer aux administrateurs et aux vérificateurs aux comptes,
5° la fixation des montants des cotisations des membres effectifs et protecteurs,
6° l’approbation des budgets et des comptes,
7° la prononciation de la dissolution de l’Association,
8° l’exclusion d’un membre,
9° l'élection du président sur proposition de l’Organe d’Administration. Le président sera élu préférentiellement parmi les administrateurs,
10° la nomination des membres d’honneur sur proposition de l’Organe d’Administration.
Article 4:4. Vote et Délibération.
§ 1. Tout membre effectif a un droit de vote égal à l’assemblée générale chacun disposant d’une voix et a autant de voix supplémentaires qu’il représente de membres conformément à l’article 4:1. 4ème alinéa. En cas de partage des voix, celle du président de l’assemblée sera prépondérante.
Sauf dispositions contraires de la loi ou des présents statuts, l’assemblée générale délibère valablement quel que soit le nombre de membres votants présents ou représentés.
Toutes les résolutions seront adoptées à la majorité simple des voix des membres effectifs présents ou représentés, sauf dans les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
Les votes nuls, blancs et les abstentions ne sont pas comptabilisés dans le décompte des voix.
§ 2. Si l’assemblée générale porte sur des modification des statuts, celle-ci devient extraordinaire.
Cette assemblée générale extraordinaire ne peut valablement délibérer sur les modifications des statuts que si les modifications sont explicitement indiquées dans la convocation et si l’assemblée générale réunit au moins les deux tiers des membres effectifs, qu’ils soient présents ou représentés.
Aucune modification ne peut être adoptée qu’à la majorité des deux tiers des voix des membres effectifs présents ou représentés.
Toutefois, la modification qui porte sur le ou les buts en vue desquels l’Association est constituée ne peut être adoptée qu’à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres effectifs présents ou représentés.
§ 3. Si le nombre des membres effectifs présents ou représentés à la première réunion est inférieur aux deux tiers des membres effectifs de l’Association, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres effectifs présents ou représentés, et adopter les modifications aux majorités prévues au § 2. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.
§ 4. L’assemblée générale désignera chaque année parmi les membres votants au moins un vérificateur aux comptes et si possible deux, qui feront rapport sur leur mission à l’assemblée générale ordinaire.
Les décisions de l’assemblée générale font l'objet d'un procès-verbal signé par l’administrateur ayant présidé l’assemblée générale et le secrétaire de séance, et consigné dans un registre conservé au siège de l'ASBL.
CHAPITRE V – DISPOSITIONS DIVERSES.
Article 5:1. Représentation.
L'Association sera valablement représentée dans tous les actes et en justice, tant en défendant qu’en demandant, par le président ou l'administrateur-délégué que le président aura délégué à cet effet.
Tous les actes qui engagent l’association, autres que ceux de la gestion journalière, seront signés par deux administrateurs.
Article 5:2. Dissolution.
L’Association peut être dissoute à tout moment, conformément aux articles 2:109. à 2:113. du CSA.
En cas de dissolution de l’Association, l’actif, après déduction du passif, lui appartenant sera versé à l’UCLouvain au profit d’une bourse d’étude pour étudiants en sciences chimiques.
Article 5:3. Exercice social.
L’année sociale commence le 1er janvier et finit le 31 décembre.
Au trente-et-un décembre de chaque année, les livres sont arrêtés et l’exercice est clôturé. L’Organe d’Administration dresse l’inventaire, le bilan et le compte des recettes et des dépenses.
Sur proposition de l’Organe d’Administration, l’assemblée générale décide de l’affectation des bénéfices.
Article 5:4. Législation et Langue.
Tout ce qui n’est pas prévu explicitement par les présents statuts sera réglé conformément à la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des Sociétés et des Associations et dispositions diverses.
Seule la langue française fait foi.